【決定版】Google ドキュメントの使い方と便利機能を解説

 Google の企業向けコラボレーションツール、 Google Workspace (旧  G Suite )。 その中で今回ご紹介するのは、文章作成アプリの Google ドキュメント です。

Google ドキュメントはクラウド上で動作するため、OS環境を問わず利用できる上、共有機能を使うことで、効率的に共同編集ができます。また、Google ドキュメント は、Microsoft Word(ワード)との互換性があり、同じように利用できる上、相互にファイルを変換することが可能です。

今回は、 Google ドキュメント の概要と、初心者向けに基本的な使い方を解説していきます。

また、 Google ドキュメント は Google Workspace に限らず、無料の Google アカウントを持っている方も使うことができます。基本的な操作は全く同じですので、無料の Google アカウントをご利用の方も是非ご覧になってください。

この記事はこんな方にお薦めです。

・ Microsoft Word を使っているが、 Google ドキュメントとの違いを知りたい
・ Google ドキュメント の共同編集について詳しく知りたい

Google ドキュメント とは

まずは、Googleドキュメントがどのようなものであるか、解説していきます。

  • Webブラウザ上で文書を作成・管理できる

一言で言えば、 Google ドキュメントは、「ブラウザ上で文書を作成できるサービス」です。 Microsoft Word のような文書を、オンラインで作ることができます。

ブラウザ上で動くので、 Google アカウント さえあれば、特別なソフトウェアがなくても編集することができます。 Windows でも Mac でも、OSを問わず、同じように編集することが可能です。また、スマートフォンからもアプリを通じて編集が可能です。つまり、Googleドキュメントを使えば、どんな端末からでも文書を作成できます。

  • 同時編集ができるので、作業が大幅に効率的に

 Google ドキュメント 最大の利点は、同時編集が可能なことです。

通常であれば、お互いにメールにファイルを添付して送信しあいながら編集することになると思いますが、それではファイルが分散してしまい、うまく管理ができません。共同編集機能を用いれば、一つのファイルを用意するだけで済むので、ファイルの集約管理に繋がり、作業の効率性が大幅に上昇します。

  • コメントスレッドで確認・修正のコミュニケーションも可能

ファイルをただ共同で編集してしまうと、「ここは消さなくてよかったのに」など、意思疎通が取れずに文章がうまく書けなくなってしまう可能性があります。そこで便利なのが、コメント機能。ある部分を指定して、「ここはこうした方がいいのでは?」などとコメントを付加することで、文章上でコミュニケーションを取ることができます。

  • Wordから変換、PDFへの書き出しも可能

文書ソフトといえば Microsoft Word が有名ですが、GoogleドキュメントはWordと互換性を持っています。

Wordで作った書類をGoogleドライブに上げ、Googleドキュメントで編集することも可能ですし、逆に、Googleドキュメントで作った書類をWordの形式でダウンロードし、Wordで編集することも可能です。

また、作ったファイルはPDF化してダウンロードすることも可能です。

Google ドキュメント はこんなもの

・Google が提供している文書作成サービス

PCでもスマホでも同じように利用可能

・ Microsoft Word との互換性がある

Google ドキュメント の使い方 : 作成・アップロード

ここからは、Googleドキュメントの基本的な使い方を解説します。基本的には、PCから扱う方法を中心に解説します。

  • ドキュメントを作成する

ドキュメントの作成は、 Google ドライブ から行うのが一般的です。

Google ドライブのホーム画面から、左上の「新規」をクリックし、「Google ドキュメント 」を選択します。

白紙の文書が出てきたら、あとは Word などと同じように文章を打ち込むだけです。タイトルは、左上のタイトルが表示されている部分を直接編集することで、変更できます。

  • Word文書をアップロードして編集する

Microsoft Word と Google ドキュメントは互換性があります。GoogleドライブにWordファイルを保存し、それを Googleドライブの画面から開くだけで、そのまま編集が可能です。

ファイルを右クリックし、「アプリで開く」→「 Google ドキュメント」を選択すると、自動でファイルが変換されて開けるようになります。

Google ドキュメント の使い方 : 画像や音声からのテキスト作成

Google ドキュメントでは、キーボードで打ち込む方法以外にも、テキストを入力する方法があります。それが、画像認識と音声認識です。

  • OCRで画像やPDFからテキストを取得する

Googleドキュメントでぜひ活用したいのが、OCR機能です。これは、PDFや画像ファイル上にある文字を読み込み、ドキュメントとして編集できる形にしてくれる機能です。

OCRを使うには、まず文字起こししたい画像やPDFファイルをGoogle ドライブにアップロードします。

Word 文書をアップロードした時と同様、Googleドライブ上でファイルを右クリックし、「アプリで開く」→「Googleドキュメント」を選択します。

自動でOCR機能が用いられ、文章を書き起こした新たなドキュメントファイルが開かれたら完了です。なお、ここでは、PDFそのものとは別に、新たなドキュメントファイルが作られることに注意してください。

PDFと OCR後のドキュメントの比較

このように、PDFの部分がうまく反映されていることがよくわかります。

  • 音声入力で自動文字起こしする

Googleドキュメントには、音声入力で自動文字起こしを行い、文章を作成する機能があります。性能はかなり優れており、会議の議事録などでも役立ちます。

音声入力を使うには、編集画面上部の「ツール」→「音声入力」を選択します。画面にマイクのアイコンが出るので、それをクリックしてから話し始めると、自動で入力が行われます。

このように、変換も自動で行ってくれます。

Google ドキュメント の使い方 : 共有・共同編集

Google ドキュメント最大の魅力は、共有や共同編集が簡単にできることです。ここからはその方法を解説します。

  • 他のユーザーと共有して共同作業をする

Google ドキュメントでは、他のユーザーと文書を共有し、共同編集することができます。ドキュメントの編集画面で、右上の「共有」をクリックします。

共有したい相手のGmailアドレスを打ち込みます。または、下の「リンクをコピー」をクリックして、それを共有相手に伝えても良いです。

Googleドキュメントの共有権限は「閲覧のみ可」「閲覧+コメント可」「編集可」の3種類。それぞれ、各アカウントごとに権限を設定することができます。ただし、リンクでの共有の場合、権限は一括して変更されます。

  • 提案モードで安全に文書を校正する

共同編集をする際、そのまま元の文章を編集してしまうと、何をどう編集したのかがわかりにくくなってしまいます。そこで使えるのが、「提案モード」。これを用いることで、Googleドキュメントを直接編集することなく、安全に文書の修正の提案ができます。

提案モードの使い方は、編集画面右上の鉛筆マークをクリックし、「提案」を選択するだけです。

あとは、通常の編集と同じように、追記や削除をするだけで、自動的に編集を「提案」するような形になります。

提案を受けた場合、それを承諾することで、提案が文章に反映されます。逆に、承諾しなければ、元の文章がそのまま残ります。

  • コメント機能で指示や補足を入れる

提案モードと同様、元の文章を崩さずに共同編集をスムーズに行える機能が「コメント機能」です。

コメントをつけたい場所を選択し、右クリックして「コメント」をクリックすると、その位置にコメントが打ち込めます。

コメントは追記や返信ができるので、ドキュメント上で簡単なディスカッションも行えます。

  • 変更履歴で編集前の状態に戻す

Googleドキュメントは共同編集可能ですが、逆に言えば、誰かが間違って編集してしまう可能性があります。そのような時に使えるのが、バージョンを戻す機能です。

Googleドキュメントでは、ある程度の間隔で文書が自動保存され、過去の履歴が残されます。そこから元に戻したい場所までバージョンを戻すことで、編集を無かったことにできます。

履歴画面は、「ファイル」→「変更履歴」→「変更履歴を表示」で閲覧が可能になります。

この画面から、戻りたい場所を選択することで、復元ができます。また、大事なバージョンには名前をつけることも可能です。

Google ドキュメント の使い方 : 保存・書き出し

最後に、編集したファイルを保存します。原則的にはクラウド上に自動保存されますが、以下のように形式を変えることも可能です。

  • Word形式やPDFファイルとして保存する

Googleドキュメントのファイルは、様々な形式に変換してダウンロードすることができます。中でも、Microsoft Wordで編集できるdocx形式と、PDF形式は使う機会も多いでしょう。

編集画面上部の「ファイル」→「ダウンロード」から、該当する形式を選択すればOKです。

Google ドキュメント はスマホからも利用可能

ここまでは主にPCから操作する手順を説明しましたが、これらの機能の多くは、スマートフォンやタブレットでも操作が可能です。

ただし、スマートフォン・タブレットでは、ブラウザではなく、公式アプリを用いた編集が基本になります。アプリは以下のリンクからダウンロードできます。

Android:Google ドキュメント – Google Play のアプリ

iPhone/iPad:‎「Google ドキュメント: 同期、編集、共有」をApp Storeで

スマホは画面が小さいため、文章全体の編集は難しいかもしれませんが、出先で書類を確認したり、軽く修正したりといった用途には十分使えるでしょう。タブレット端末であれば、外付けキーボードを使うことでPCとほぼ遜色ない使い方が可能です。

Google ドキュメント を使って作業を効率化しよう

本記事はGoogle ドキュメントの使い方を解説しました。ここでご説明した、基本的な使い方と便利機能をマスターすれば、文書作成の効率がアップし仕事の生産性向上に繋がるでしょう。

よしづみコラボラボでは、今後もGoogleの便利な機能についてわかりやすく解説していきます。