【管理者向け】Google グループによるメーリングリスト作成方法とフォーラムアクセス設定を解説


Google グループを活用するとチームや部署、プロジェクト単位でメーリングリストを作成することができる他、ドライブのドキュメントや予定の招待なども一括で行えるため、円滑な情報共有が可能になります。


またプロジェクトが新しくスタートするような場合にも、社外を含む必要なメンバーをグループにまとめることで、関係者間での情報共有やファイル管理の負担を軽減することができます。


本記事では Google Workspace の管理者向けに、Google グループを使ったメーリングリストの作成方法とメーリングリストのやりとりが残るGoogleグループのWebフォーラム機能のアクセス設定をする際に押さえておきたいポイントを解説します。


目次[非表示]

  1. 1.Google グループとは
  2. 2.【管理者向け】Google グループの作成方法と設定のポイント
    1. 2.1.グループの情報
    2. 2.2.アクセスタイプ
  3. 3.【管理者向け】Google グループのメンバー追加方法
    1. 3.1.1アドレスずつ追加
    2. 3.2.CSVによる一括追加
  4. 4.【管理者向け】Google グループの作成方法と設定のポイント まとめ


Google グループとは

Google グループとは、メーリングリストを作成し情報を共有できるツールです。作成されたアドレスを使えばメールだけではなく、ファイル共有や予定の招待なども一括で行うことができるようになります。


またGoogle グループ を作成すると自動生成されるWebフォーラムの機能を使うことで、組織内での情報共有やディスカッションを簡単に行うことができ、やりとりを掲示板(Webフォーラム)形式で残すことも可能になります。


Google グループの使い方と活用事例は下記の記事で紹介しています。

  Google グループとは?使い方や活用事例を紹介 吉積情報株式会社


【管理者向け】Google グループの作成方法と設定のポイント

Google Workspace の管理者向けに、Google グループの作成方法と設定のポイントを解説します。


本記事では基本編として、メーリングリストや、 Google ドライブを使ったファイル共有に活用できるグループの作成方法を紹介します。


管理コンソールにアクセス→[ディレクトリ][グループ][グループを作成]をクリックし、必要事項を入力していきます。


以下でポイントを解説します。


グループの情報

グループの情報を入力する際のポイントを解説します。


  1. 名前:必須項目です。部署名やチーム名、プロジェクト名などわかりやすい名前を付けましょう。
  2. 説明:何のグループなのかといった説明を記載します。メモとして利用しても問題ありません。
  3. グループのメールアドレス:グループのアドレスのうち@の左側になる部分です。グループ名を示す名称を付けましょう
  4. ドメイン部分:グループのメールアドレスのうちドメイン部分になります。マルチドメイン環境であれば「ml.」などの文字列を含めたサブドメインを使用し、メーリングリストだとわかりやすくするといった使い方も可能です。
  5. グループのオーナー:グループに関するすべての権限を持つオーナーを割り当てられます。


※ワンポイント※

グループオーナー欄は Google Workspace の管理者以外の一般社員にグループのメンバーの管理などを任命する場合に利用します。(一般的には空欄でかまいません。)


アクセスタイプ

次の表示されるグループ設定画面では、少し混乱しがちですが、メーリングリストではなくWebフォーラム機能においてのアクセス範囲の設定を行えます。


この「アクセス」とは、メーリングリストでのやりとりを掲示板(スレッド)形式で表示してコミュニケーションする「Googleグループ」というWebフォーラム(掲示板)サービスの設定の部分となり、もしメーリングリストとして活用したいだけであれば、一般的には以下の設定にいただくだけで問題はありません。


メーリングリストとして利用する場合は以下のような設定にするのが一般的です。


  • [アクセスタイプ][チーム]にする
  • [アクセス設定][投稿を公開][外部]に設定する

メーリングリストとして利用する際のポイントは[投稿を公開]の項目で、それぞれ以下のような共有範囲に設定できます。


  • グループのオーナー:オーナーのみメールの送受信が可能
  • グループの管理者:オーナーと管理者間でメールの送受信が可能
  • グループのメンバー:グループのメンバー間でメールの送受信が可能
  • 組織全体:組織内(社内)でのメールの送受信が可能
  • 外部:社外ともメールが送受信でき、一般的なメールのように利用可能


「外部」と聞くと「情報が漏洩してしまうのではないか?」と心配になるかもしれませんが、ここでいう[投稿を公開]とは、メーリングリストに「投稿(返信)」できる権限を指します。


掲示板機能を利用した会話などが一般に公開されるようなことはありませんのでご安心ください。


一方グループを Google ドライブの共有のみに使いたいような場合(外部のメンバーにメール投稿させたくないような場合)は[投稿を公開]の設定を[グループの管理者]までに設定することで、メーリングリストとしては機能させないことができます。


[組織外のメンバーの許可]の設定をオンにすると、グループに組織外のドメインを持つメールアドレスを追加可能になります。

組織を横断してグループを作成することで、よりスムーズな情報共有が可能になります。

 

【管理者向け】Google グループのメンバー追加方法

作成した Google グループへのメンバーを追加方法は以下の2通りです。


  • 1アドレスずつ追加
  • CSVのアップロードによる一括追加


以下で詳しく解説します。


1アドレスずつ追加

Google グループの管理画面の[メンバーを追加]から1アドレスずつメンバーを追加できます。


メンバー追加画面では Google カレンダーのユーザー検索のように、名前やアドレスの一部を入力して検索してメンバーを追加可能です。


また、グループアドレスのメンバーにグループアドレスを含めることもできるので、入れ子構造のような管理も可能です。


例えば「営業部」グループの中に「営業1課」グループと「営業2課」グループを含めると、メンバー管理しやすく抜け漏れも防ぎやすいでしょう。


※ワンポイント※

グループ内グループアドレスの追加は3段階以内を推奨します。
一般的には親子関係程度にとどめると複雑にならず運用しやすいでしょう。


CSVによる一括追加

Google グループの管理画面の[メンバーの管理]を選択すると、メンバーの一括追加が可能です。


[メンバーを一括アップロード]をクリックします。


[空のCSVテンプレートをダウンロード]をクリックしてCSVファイルをダウンロードします。


ダウンロードしたCSVをスプレッドシートで開き編集してからダウンロードし、メンバーリストとしてアップロードします。


注意点

ダウンロードしたCSVファイルを日本語版 Windows / Mac のオフライン環境(例えばExcelなど)で編集すると、文字のエンコードの違いから文字化けすることがあります。
文字化けを回避するには Google ドライブにアプロード→スプレッドシートで開き編集→[ファイル]→[ダウンロード]→[csv]でダウンロードします(UTF-8形式となり文字化けしません)。


アップロードが成功すると Google グループの管理画面で追加したメンバーを確認できます。


【管理者向け】Google グループの作成方法と設定のポイント まとめ

本記事では Google Workspace の管理者向けに Google グループの作成方法と設定のポイントを解説しました。


一般的なメーリングリストを使用する場合、Google グループの設定画面で[投稿を公開]を[外部]に設定するのがポイントです。


Google グループを活用し、情報共有を効率化しましょう。

渡部 康宏
渡部 康宏
IT教育ベンチャーのオウンドメディア編集を行っています。縁あってよしづみコラボラボの執筆をお手伝いしています。インターネットが好きで、個人でもブログを運営中。趣味は音楽鑑賞とゲームです。
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