導入期間はどれくらい?Google Workspace 導入のよくある疑問

本コラムでは、これからGoogle Workspace を導入をしようとされるご担当者の方にとって「今知りたい・ちょっとした疑問」を投稿していきます。

Google 専門でGCPからGoogle Workspace まで展開する 吉積ホールディングスの吉積情報が Google Workspace のノウハウ・知識をコラムでお伝えしていきます。

一般的な導入期間は、2ヶ月〜3ヶ月。それくらいがお勧め

一般的な Google Workspace の移行プロジェクトでは、100人〜1000人規模で2〜3ヶ月、より大きな企業であっても、実際のシステムの計画や検討を除き、実際に社員が試用を開始してから全社員が使い始めるまでの期間は大体3ヶ月くらい、長くて(本当に長くてです)6ヶ月でしょうか。

規模というよりは、組織内の社内周知や切り替えタイミングなどによる影響が大きく、そうした「調整」の時間を除けば、おそらくどんな企業も3ヶ月、本当にすべての決定をすぐにできるような
規模や体制の会社であれば1ヶ月でも可能かもしれません。

2〜3ヶ月はそんな短いの?と思われましたか?それとも結構長いな、でしょうか?適切に決めながらプロジェクトをこなしていくには比較的ゆとりのある時間ですし、もたもたやるにはあっという間に過ぎてしまう期間が、3ヶ月です。

時間をかければ、良いわけでもない理由

もしも「時間をかけてじっくりと」ということをお考えであれば、実際のところ効果的であるというよりより大変になってくることが多いようです。

システムの移行中は、新旧2つのサービスのことを考えなければなりません。特に先行してある特定範囲の利用者に Google Workspace を開放する場合、その間、新旧2つのサービスを利用者にフォロー、サポートしなければならず、自ずと負荷はサポートだけではなく社内調整や検討もあるので膨大に膨れます。

そんな期間が3ヶ月以上、となると実際にお客様もなかなかやりきれないことが多いのです。10人〜20人のITチームをどんな企業ももっているわけではなく、多くの企業は1名〜数名の主担当者によって導入されます。短期集中でなんとか乗り切る、これがおすすめです。ですから2ヶ月〜3ヶ月で駆け抜けるイメージをもっていただくのがおすすめです。

利用者にとっても一気に変化される方が良い

また導入担当者のみならず、システムが Google Workspace によって変更され、業務環境は変化する多くの社員にとっても、「短い期間でスパッと切り替え」してほうが変化にも対応してくれます。

確かに導入時こそ一定の混乱や問い合わせはあるのですが(従来のやり方を好むのは人として当然ですし、疑問もわきます)それが続くのも最初の2週間程度。

逆に長い時間、並行期間(新旧どちらも使える環境を用意する)を設けると、当初こそ慣れようとして新しいツールに「関心」を持ちますが、以前のやり方ができる「退路」がある以上なかなかその意欲は続きません。

ちょっとした違いに「やっぱり合わない」と改善意欲をなくして元のやり方に戻ってしまいます。

導入は短期間で一気に変更、が労力も負荷も最小限

導入のタイミングや計画は、もちろん会社の事情によって様々ですが、まずは長くても3ヶ月で導入完了するように計画いただくのがおすすめです。

一旦導入プロジェクトが開始されると、担当者・担当チーム、そしてシステム変更がある利用者にとっても一時的負荷が高まります。その負荷を「ならそう」とするあまりダラダラと長期化すると、まず人はヘトヘトになってしまいます。やりきれてやっぱり3ヶ月なのかなと思います。

ですから、できるだけ短期集中で一気に導入を完了させましょう。

もちろん切り替え後の組織の変化をポジティブにさせるデジタライゼーションなどの取り組みが時間もかかりますので、継続・長期的に、です。

ここまでお読みいただきありがとうございました。(吉積情報)


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