利用者からの抵抗は多いの?Google Workspace 導入のよくある疑問

本コラムでは、これからGoogle Workspace を導入をしようとされるご担当者の方にとって「今知りたい・ちょっとした疑問」を投稿していきます。

Google 専門でGCPからGoogle Workspace まで展開する 吉積ホールディングスの吉積情報が Google Workspace のノウハウ・知識をコラムでお伝えしていきます。

担当者が反発・抵抗を恐れるのは当然

私たちが Google Workspace の大きな業務変化をもたらす多くの機能をデモンストレーション にてさせていただくと、一定の割合(3割程度)で「いや、こんなところまでうちの社員は絶対に使えない」と、ポジティブというより(ネガティブでもないのですが)とても自社の社員に使わせること、変化させることに恐怖や不安に近い感情でいっぱいになられる方がいらっしゃいます。

もちろん、それがいけないというつもりはなく、むしろそれはとても当然の反応でもあると思います。導入のプロジェクトの責任者である方、その重責を背負っていらっしゃるほど、導入における社員の反応はとても気になるものですよね。

「導入担当の自分ですらやっていなかったようなスタイルのIT利用を、さらにリテラシーが低い自社の社員の皆がやれるはずない、受け入れるはずはない」と代弁するとこんな感じなのかもしれません。

今回はそんな「導入することにはなったけれど、本当に社員は受け入れてくれるの?」と不安でいっぱいの方に向けて、導入現場の実際のところをコラムにしてみました。

2021年、ほとんどの利用者は「ポジティブ」に受け入れる

結論からいいますと、現在(2021年9月)利用者のほとんどは「新しいツールを変化の中で受け入れる」ということに非常にポジティブです。もっといれば「うちもようやく入った」「待っていた」という感じで迎え入れられることが大半です。

もちろん50代以降の世代の方は、若年の社会人時代にパソコンそのものに業務上多く触れていなかったこともあり、ITツールに苦手意識がある方も多いので一定のフォローアップは必要だと思います。

ただ、40代以下の社員の方には概ね、いくつか旧来の MS Office主体のフォルダ管理業務に慣れている方が戸惑いこそ発するものの、数ヶ月もすれば「これはなかなか」「とても便利であることが間違いない」となってくれます。

実際、導入後の社員の満足度や利活用測定を行うことも少なく有りませんが、ほぼ7割〜8割の方が「以前より働きやすい」と答えています。

まずご安心ください。

特に2020年のコロナ以降、この傾向はより大きくなったような感触があります。テレワークが強制的、急速的に進む中で多くの人が「変化への対応」に対して慣れてきて、新しいものを取り入れていく方が良いという風に考えるようになったからかもしれません。

実際、私たちが導入した2018年くらいでさえもビデオ会議によるミーティングは、一部の進んだIT企業やスタートアップでこそ頻繁に実施されていましたが、一般企業の域ではまだまだ浸透しておらず、2020年のコロナ以降、たった数ヶ月でほとんどの人が使うようになったことは私たちも驚いています。

それでも「失った機能」に視線がいかない工夫を

ただし、だからといって、何もしなくていい、というわけではありません。どんな優れた最新ツールであっても元のツールとまったく同じではありませんから、当然「使い慣れて最適化してきた」部分というのは、仕事ができる方ほどあり、彼らから「こういったことができないのか」というのはそれなりに問い合わせとしてあるのは間違いありません。

ポイントは「ごめんなさい、その機能はない」と言うだけで終わらないことです。

逆にこう考えてみることがお勧めです。「Google はなぜそのような機能を用意していないのか」と。つまり Google からすれば「その使い方はもう旧来のスタイルであり不要」と考えている要素があるわけ(だと思っています)です。ですから、逆にどういうメリットや新しい使い方を想定して作られているのかを理解してくると、「〜はできないのですが、むしりこういう風につかってもらえることを想定しているんです」と少し新しい使い方を提案し、「できない」で終わらないととても良いですね。

もし「なんでこの機能がないのか」など、疑問に思ったり、回答に窮してしまったら、弊社のセミナーなどで是非参加してQ&Aで聞いてみてください。

組織代表者のお墨付きをもらうと安心

とはいえ、中にはどうしても「以前のやり方が好き」という人がいて、強い反発はあることが少数にはあるかもしれません。

その人達はその人達で、とても最適化したやり方があったのでしょう、もちろん間違っているとかそういうことはなく、ただ、今回は残念ながらシステムは変わるということです。

そういった方たちにも理解し、協力を仰ぐための究極的な作戦はズバリ、見出しの通りです。

代表者(社長)にもお話を通しておき、「このツールを社員が積極的に慣れ、活用してほしい」メッセージなどをいただいておくと、それは「組織の意思」であり、個人的な感情こそはあれど、納得しやすい大きなムードを作り上げることができます。

このあたりの「組織のもって行き方」はこのコラムにて今後度々触れていきたいと思います。

ここまでお読みいただきありがとうございました。(吉積情報)


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