三建設備工業 様へのGoogle Workspace 導入事例
三建設備工業 様の Google Workspace を導入紹介。
導入したポイントや活用などについてお話を伺いました。
（写真左から）
管理本部 情報企画部 山中 啓悟様 早川 佐二郎様 大倉 俊雄様
Google Workspace を導入したきっかけ
きっかけは社内ポータルサイトの見直しです。
従来のポータルサイトでは、目的の文書が見つけられず、スケジュールも使いにくいと社員からの不満の声が多く、
また現場に出ている社員も多いため、社外から接続する手間があり、不便で利用率が低かったのです。
そこで、社内外でもセキュリティを担保した上で、使いやすく利便性が高いポータルサイトが必要であると考え検討がスタートしました。
比較検討は、Google Workspace を含めた4つのサービスで行いました。
全社員にスマートフォンを支給することも決まっていたので、併せてスマートフォンでも利用できるメーラや
スケジューラなどのグループウェアの検討まで発展しました。
Google Workspace 導入の決めては？
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目的の文書が素早く検索
ポータルサイトで情報共有しているにも関わらず、社員が目的の文書が見つけられないというのは、そもそもポータルサイトの意味がありません。
検索機能は Google ですので、検索については心配していませんでした。 -
スマートフォンからでも利用可能
Google Workspace は完全クラウドのサービスなので、端末に依存することなく利用することが出来ます。スマートフォンでは、専用のアプリを端末にインストールしておけば、メールチェックやスケジュールチェックは場所に依存せず簡単に利用可能となります。
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使いやすいインターフェース
Gmail （ gmail.com ）や Google Drive などは個人用として利用していることも多く、ユーザフレンドリーで親しみのあるUIで高評価でした。しかし、スケジューラやポータルサイトについては、GSuite 標準の機能のままでは、利用しにくい部分もありました。Google Workspace には機能をカスタマイズできるアドオンのサービスが豊富にあり、こうした課題もrakumo株式会社のrakumoボードとrakumoカレンダーを組み合わせることで解決することが出来ました。
実際に Google Workspace を導入してみた感想
実際に利用してみて印象に残っているところは以下の3つです。
迷惑メールがこなくなった
これまで、頻繁に届いていた迷惑メールなどが G mail に切り替えてからは全く見なくなりました。Google によると、機械学習により危険なメールは99.9％受信する前に弾いてしまうそうです。従来はウィルス対策ソフトで対応していましたが限界でした。定義ファイルの更新までの間に受信メールの添付ファイルを開いてしまいウィルスに感染するケースもありました。G mail ではそういった心配もなく、非常にセキュアに使えるメールサービスとなりました。
優れた検索性
これまでは、ポータルサイトで検索しても期待通りにヒットしなかったり、検索結果が多かったり、目的の文書が見つけられないことがよくありました。Google Workspace では検索エンジンを利用する感覚で、Google Driveで検索すると、目的の文書が見つけやすくなり、非常に快適になりました。
社内教育がスムーズに
Google フォームを活用して、社内向けの教育テストを定期的に実施しています。Google フォームで問題を作成して、URLを社員にrakumoボードでお知らせしています。
Google フォームの良いところは、社員はメール通知からすぐにGoogleフォームに画面遷移し、すぐに回答ができるためログイン等の手間がかからず、社員の回答率もあがりました。また、回答と同時に回答結果を自動的にスプレッドシートに更新してくれるため、回答データの収集も簡単に行うことができ、社内教育を効率的に行うことができるようになりました。