Cmosyと共有ドライブマネージャーの違いとは？

吉積情報株式会社は、Google Workspace の代理店として10年以上活動していますが、これまで培った Google クラウドの知見を活かして自社サービスの開発・提供も行っています。

主に Google Workspace の機能を拡張したサービスの提供を行っており、ここ最近の Google Workspace の注目度の高まりも相まって、多くの企業様で私たちのサービスをご利用いただいています。

私たちが提供しているWebサービスの一つにCmosyというサービスがありますが、このサービスは Google ドライブを機能拡張したサービスになります。

一方、弊社は共有ドライブマネージャーと言うサービスの提供も行っており、こちらも Google ドライブを機能拡張したサービスです。

２つのWebサービスは共に Google ドライブを拡張したサービスではありますが、一体どのような違いがあるのでしょうか。今回は、Cmosyと共有ドライブマネージャー、２つのサービスの違いを説明します。

Cmosyは Google ドライブのファイル共有を拡張したサービスです。

Google Workspace には、エンドユーザーに対して「ファイル共有の範囲」に制限をかける機能が提供されており、一般的に多くの企業はこの機能を利用して社外とのファイル共有に制限をかけています。

Cmosyはこの制限を活かしつつ、制限をかけた上でファイルの共有を許可します。つまり、企業は情報システムが決定する Google Workspace のセキュリティポリシー（エンドユーザーのファイル共有範囲を決める設定）を保持した状態で、ファイルの共有を行うことができます。

ファイルはユーザーが指定した期間内でアクセスが可能になり、利用者、もしくは送信先ユーザーのあらゆるログ（利用ログ、閲覧・ダウンロード履歴等）は全てCmosy上に保管されます。

Google Workspace 版の Google ドライブには「共有ドライブ」と言う機能がありますが、Cmosyはこの共有ドライブをユーザー向け、もしくは管理者向けに拡張した機能も提供しています。

これらの機能は共有ドライブマネージャーでも利用することができます。

共有ドライブマネージャーはその名の通り、共有ドライブに特化したサービスです。

Google Workspace の管理者とエンドユーザー向けに機能を提供していますが、メインは管理者向けの機能です。これらの機能は共有ドライブの運用を最適化するために設計されており、利用者のフィードバックを受けながら、機能のアップデートを続けています。

共有ドライブマネージャーには、主に以下のような機能がサポートされています。
ワークフローや権限管理、状況把握のための機能が提供されています。

これらの機能は Google Workspace の管理者向けに開発された機能であり、共有ドライブの運用を軽減することを目的に実装されています。

　　・共有ドライブの利用状況・共有履歴を可視化
　　・共有ドライブの作成申請のワークフロー
　　・権限の一括更新

前章で、共有ドライブマネージャーの概要について説明しましたが、実はこれらの機能はCmosyでも利用可能です。

つまり、共有ドライブマネージャーはCmosyから共有ドライブ機能だけを切り離したサービスと言えます。

共有ドライブマネージャーは、共有ドライブの共有機能をサポートしていますが、Cmosyとはファイル共有のセキュリティに対する思想が異なります（詳細は後述）。

Cmosyは「ファイル漏洩を未然に防ぐ」と言う思想で開発されたサービスです。

Cmosyにおけるファイル共有は、Cmosy独自のUIによって実行されるため、全ての社外共有のプロセスがCmosyに集約されます。それによって、ヒューマンエラー等の操作ミスやログによる監視が行えるようになっています。

一方、共有ドライブマネージャーは「何か問題が発生した場合に検知する」と言う思想で開発されました。
ユーザーのファイル共有の操作に対しての制限はかけません。

エンドユーザーはこれまで通り、 Google ドライブの画面から共有ドライブの設定の範囲でファイル共有を行うことができます（※）。

Google Workspace の管理者は共有ドライブマネージャーの機能を利用して、共有ドライブの定期的な棚卸し、もしくはアラート検知を行うことで、問題のフォローアップを行うことができます。

※共有ドライブマネージャーにはワークフロー機能も搭載されており、この機能を利用することで、「共有ドライブマネージャーで作成した共有ドライブのみ社外と共有が可能」と言う制限を設けることも可能です。

Cmosyはファイル共有以外にも、共有ドライブの拡張機能等、様々な機能を提供することを説明しましたが、実際は「共有ドライブに限らない社外へのファイル共有」が目的で導入されるケースがほとんどです。

理由は、マイドライブ上でのファイル管理がまだまだ行われているケースが多く、実際の運用で共有ドライブを活用できている企業は多くないからです。

長期間 Google ドライブを利用している企業にとって、いきなり共有ドライブへの運用に切り替えるのは中々難しく、ファイル共有を共有ドライブに集約することは難易度が高い作業だからです。

しかし、最近は共有ドライブの理解が深まってきており、特定の用途に絞って共有ドライブを利用するケースが増えているように感じます。

実際、Cmosyをご契約のお客様の中でも、共有ドライブ機能の活用が進んでいます。

前述した通り、共有ドライブマネージャーはCmosyから共有ドライブ機能だけを切り離したサービスです。
ファイルの社外共有を共有ドライブメインで行う場合、共有ドライブマネージャーが力を発揮します。

しかし、ファイル共有に対する考え方が異なるため、どちらを選択するかは慎重に決める必要があります。

２つのサービスについて詳しく知りたい場合は、コチラのフォームから資料請求が可能です。