Cmosy(クモシィ)Googleドライブ まるわかりコラム

Google ドライブのファイルを社外共有できない理由

私は普段、家族や友達とのファイル共有に Google ドライブを利用しています。

もちろんファイルの共有相手も Google アカウントを持っているため、メールアドレスを指定することで簡単にファイルを共有することができます。

一方、私はビジネスにおいても Google ドライブを活用していますが、取引先と Google ドライブを経由したファイル共有を行うことができないケースがほとんどです。

この2つのケースの違いは何でしょうか。一体なぜファイルを共有できないケースが発生するのでしょうか。


なぜファイルを共有することができるのか

Google ドライブでファイルを共有する場合「共有相手が Google アカウントを保持している」ことが前提になります。

「 Google アカウント」にはフリーの Google アカウント以外にも Google Workspace のアカウントも含まれます。

基本的にはこの前提を満たしていれば、ファイルを共有することができますが、共有元、もしくは共有相手が「何かしらの制限」をかけている場合、ファイルを共有することができないケースがあります。


社外の取引先とファイルが共有できない理由

①共有先からアカウントをブロックされている

非常に悲しい原因ですが・・・ Google ドライブには共有相手をブロックする機能があるため、その可能性は否定できません。

しかし、普通に考えれば、ビジネスの関係で取引先からファイル共有をブロックされるというのは、余程のことがない限り発生しないと思われるため、この可能性については非常に低いのではないでしょうか。

ちなみにブロックする方法としては、対象のユーザーがオーナーのファイルを右クリックし、「○○をブロック」を選択することで、対象の相手をブロックすることができます。

② Google Workspace の設定で社外共有への共有が禁止されている

Google Workspace には組織に対してセキュリティポリシーを設定する機能が備わっています。

Google Workspace の管理者が、ある組織のセキュリティポリシーに対して「社外との共有をNG」と設定している場合、組織に紐づくユーザーは社外に対してファイルを共有することができません。

日本では Google Workspace を活用する多くの企業が「社外との共有」に制限をかけているケースが多いため、ファイル共有ができないほとんどの原因は「 Google Workspace の厳しいセキュリティポリシー」が原因であると断言しても良いかもしれません。

③共有先が Google アカウントを持っていない

先程、ファイルが共有できるのは「共有相手が Google アカウントを保持している」ことを前提としている、と説明しましたが、これについては補足を入れなければなりません。

実は、送信者が Google Workspace のユーザーである場合、Google アカウントを保持していない相手ともファイルを共有することができます。この機能は「ビジター共有」機能と呼ばれ、 以下の通り共有可能なファイルに制限はあるものの、この機能を利用すれば Google アカウントを保持していない取引先ともファイルを共有することができます。

 ビジター共有がサポートするファイル形式

 Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、サイト

 画像

 PDF
 Officeファイル
 フォルダ

しかし、ビジター共有は組織のセキュリティポリシーが「社外共有NG」となっている場合は利用不可の機能であるため、実質多くの日本企業ではビジター共有が利用できない状態になっています。


Cmosy 共有便によって社外共有を実現する

社外共有NGでもCmosyを経由すれば社外の取引先に権限を付与することができる

「社外の取引先とファイルが共有できない理由」で説明した①については、回避方法が存在しません。

あるとすれば、共有相手に対してブロックを解除してもらえるように謝罪するしか方法がありません。

しかし、②と③については、当社が提供するファイル共有サービスCmosyを利用すれば、セキュリティポリシーを保持した状態で社外とのファイル共有を実現することができます。

Cmosyには「共有便」という機能が備わっており、この機能を利用することで共有相手に対して「有効期限付きで閲覧・編集権限を付与する」ことができます。非常にシンプルな機能ではありますが、Cmosy共有便を利用することで、前述した②と③の課題を回避することができます。

通常、「社外共有NG」の組織に紐づいたユーザーは Google ドライブのアプリケーション(Web、Android・iOSアプリ等)からファイルを共有することはできません。

しかし、Cmosyを導入することで、Cmosyを経由する場合のみファイルの社外共有を許可することができます。

Google Workspace の管理者は Google ドライブのセキュリティを保持した状態で、ファイルの社外共有のみCmosyでの実行を許可する運用を行うことができます。

また、結果として社外共有のログが全てCmosyに集約されるため、 Google Workspace の管理者は Cmosy専用の管理コンソールからログをトレースしやすくなります。

Google アカウントがない場合でも社外とのファイル共有が可能

Cmosy共有便を利用すれば、③の課題を解決する「ビジター共有」も利用することができます。

もちろん、「社外共有NG」のセキュリティポリシーを保持した状態で Google アカウントを保持していないユーザーとファイルを共有することができます。ただし、前述した通り、共有できるファイルに制限があるため注意が必要です。


まとめ

近年、当社では「 Google Workspace ユーザー向けファイル共有サービス」として、Cmosyの認知度が非常に高まっていることを実感しています。しかし、近年の脱PPAPの流れからCmosyでは「ファイル便(※1)」という機能が注目され、「Cmosy=ファイル便」というイメージが根強いようです。

しかし、実はCmosy共有便こそ、Cmosyのユニーク性を備えた機能であり、多くのお客様にご利用いただいています。

共有便はここ最近多くの企業で利用が進んでいる共有ドライブにも対応しており、今後も Google ドライブには存在しない多くの機能をリリース予定です。ファイルの安全な社外共有にご興味がある場合は、是非CmosyのHPをご参考ください。

※1 Google Workspace のセキュリティポリシーを保持した状態でファイルを送付することができるサービスです。ダウンロード回数制限、通知機能、パスワード設定、PPAP関連機能等、様々なセキュリティ機能を備えています。

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