Google Workspace には組織に対してセキュリティポリシーを設定する機能が備わっています。
Google Workspace の管理者が、ある組織のセキュリティポリシーに対して「社外との共有をNG」と設定している場合、組織に紐づくユーザーは社外に対してファイルを共有することができません。
日本では Google Workspace を活用する多くの企業が「社外との共有」に制限をかけているケースが多いため、ファイル共有ができないほとんどの原因は「 Google Workspace の厳しいセキュリティポリシー」が原因であると断言しても良いかもしれません。
③共有先が Google アカウントを持っていない
先程、ファイルが共有できるのは「共有相手が Google アカウントを保持している」ことを前提としている、と説明しましたが、これについては補足を入れなければなりません。
実は、送信者が Google Workspace のユーザーである場合、Google アカウントを保持していない相手ともファイルを共有することができます。この機能は「ビジター共有」機能と呼ばれ、 以下の通り共有可能なファイルに制限はあるものの、この機能を利用すれば Google アカウントを保持していない取引先ともファイルを共有することができます。
Google Workspace の管理者は Google ドライブのセキュリティを保持した状態で、ファイルの社外共有のみCmosyでの実行を許可する運用を行うことができます。
また、結果として社外共有のログが全てCmosyに集約されるため、 Google Workspace の管理者は Cmosy専用の管理コンソールからログをトレースしやすくなります。
Google アカウントがない場合でも社外とのファイル共有が可能
Cmosy共有便を利用すれば、③の課題を解決する「ビジター共有」も利用することができます。
もちろん、「社外共有NG」のセキュリティポリシーを保持した状態で Google アカウントを保持していないユーザーとファイルを共有することができます。ただし、前述した通り、共有できるファイルに制限があるため注意が必要です。
まとめ
近年、当社では「 Google Workspace ユーザー向けファイル共有サービス」として、Cmosyの認知度が非常に高まっていることを実感しています。しかし、近年の脱PPAPの流れからCmosyでは「ファイル便(※1)」という機能が注目され、「Cmosy=ファイル便」というイメージが根強いようです。