「あれ？この共有ドライブ・・・何？」
3年前のある日 Google Workspace の管理コンソールで共有ドライブの権限を操作しようとしたところ、見知らぬ共有ドライブが存在することに気付きました。
共有ドライブ名には半年前に退職した社員の名前、そして権限を見ると、退職した社員のものと思われるGoogleアカウントの権限が付与されていました。レポートログを見た結果、何かファイルがダウンロードされたわけではなかったのですが、問題はこれまでその共有ドライブの存在に気づけなかったことでした。
当社では、共有ドライブ（当時はチームドライブという名称）をユーザーに開放しており、用途についてはユーザーに任せていました。
そして、管理者は、ごく稀に管理コンソール上から共有ドライブを目視チェックするくらいの運用しかしていませんでした。
マイドライブの運用に慣れており、共有ドライブが当時社内でそこまで利用されていなかったのも、この運用になってしまった理由でもあります。
しかし、厄介なのは仮にルールを作ったとしても、共有ドライブの運用は簡単ではないということです。
一体なぜ共有ドライブの運用が難しいのか・・・その理由について解説します。
共有ドライブマネージャーはここまであげた課題を全て解決するために開発されたWebサービスです。
ここからは共有ドライブマネージャーが解決する課題について説明します。
前述した通り、 Google Workspace の管理コンソールを利用すれば、管理者は共有ドライブの保存容量を確認することができます。
しかし、その共有ドライブが実際に運用されているのかまでは判断することができません。
共有ドライブマネージャーでは、 Google Workspace の管理コンソールでは確認できない情報（ファイル・フォルダ数、最終更新日時、社外ユーザーとの共有有無、共有メンバー）をCSVで一括でダウンロードすることができます。
Google Workspace の管理者はこの情報を利用して、共有ドライブの棚卸しを行うことができます。一括で情報を確認することができるため、棚卸しの工数を大幅に削減することができます。
Google Workspace の一般ユーザーに共有ドライブの作成権限を付与する場合、管理者が把握できないところで、共有ドライブが乱立する可能性があります。
共有ドライブマネージャーを利用すると、共有ドライブの作成・削除プロセスに対して申請フローを適用することができます。
ユーザーは管理者に作成申請を上げる必要があるため、不要な共有ドライブの乱立を抑制することができます。
また、削除依頼を共有ドライブの利用者に対して行う機能も用意されているため、共有ドライブの利用者自らに削除の判断を委ねることもできます。
共有ドライブを部署単位で運用している場合、共有ドライブに対して定期的なメンバー更新を行う必要があります。
共有ドライブマネージャーには、既存の共有ドライブの権限をCSVから一括で更新する機能がサポートされているため、この機能を利用すれば管理者は、共有ドライブの定期的なメンバー更新の作業から解放されます。
著者
森田 嶺
吉積情報株式会社 取締役 副社長。 大学卒業後、サーバーサイドエンジニア等の経験を経て、YOSHIDUMIに入社。Google ドライブ拡張サービス「Cmosy」「共有ドライブマネージャー」等、自社サービスの開発に従事。現在、Google Bard (グーグルバード)に関する記事を定期発信中！
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