そのため、共有ドライブの作成には Google フォーム等を利用して申請プロセスを構築する方が後々の無駄なコストを削減できる可能性があります。
ルール化しても発生しうる3つの問題
しかし、前述の運用ルールを作ったとしても、全てが解決するわけではありません。
共有ドライブの運用をルール化したとしても発生する3つの問題について説明します。
①社外ユーザーの削除運用が難しい
共有ドライブを社外共有できるかは、共有ドライブの作成者が所属する組織(= Google Workspace の管理者が定義するユーザー組織)に依存します。そのため、社外共有を許可された Google Workspace の管理者が共有ドライブを作成することで、社外共有可能な共有ドライブを作成することができます。
前述した通り、 Google Workspace の管理コンソールを利用すれば、管理者は共有ドライブの保存容量を確認することができます。
しかし、その共有ドライブが実際に運用されているのかまでは判断することができません。 共有ドライブマネージャーでは、 Google Workspace の管理コンソールでは確認できない情報(ファイル・フォルダ数、最終更新日時、社外ユーザーとの共有有無、共有メンバー)をCSVで一括でダウンロードすることができます。
Google Workspace の管理者はこの情報を利用して、共有ドライブの棚卸しを行うことができます。一括で情報を確認することができるため、棚卸しの工数を大幅に削減することができます。
ワークフローを適用し、共有ドライブの乱立を防ぐことができる
Google Workspace の一般ユーザーに共有ドライブの作成権限を付与する場合、管理者が把握できないところで、共有ドライブが乱立する可能性があります。