Google ドライブのファイルを社外共有できない理由

非常に悲しい原因ですが・・・ Google ドライブには共有相手をブロックする機能があるため、その可能性は否定できません。

しかし、普通に考えれば、ビジネスの関係で取引先からファイル共有をブロックされるというのは、余程のことがない限り発生しないと思われるため、この可能性については非常に低いのではないでしょうか。

ちなみにブロックする方法としては、対象のユーザーがオーナーのファイルを右クリックし、「○○をブロック」を選択することで、対象の相手をブロックすることができます。

先程、ファイルが共有できるのは「共有相手が Google アカウントを保持している」ことを前提としている、と説明しましたが、これについては補足を入れなければなりません。

実は、送信者が Google Workspace のユーザーである場合、Google アカウントを保持していない相手ともファイルを共有することができます。この機能は「ビジター共有」機能と呼ばれ、 以下の通り共有可能なファイルに制限はあるものの、この機能を利用すれば Google アカウントを保持していない取引先ともファイルを共有することができます。

しかし、ビジター共有は組織のセキュリティポリシーが「社外共有NG」となっている場合は利用不可の機能であるため、実質多くの日本企業ではビジター共有が利用できない状態になっています。

「社外の取引先とファイルが共有できない理由」で説明した①については、回避方法が存在しません。

あるとすれば、共有相手に対してブロックを解除してもらえるように謝罪するしか方法がありません。

しかし、②と③については、当社が提供するファイル共有サービスCmosyを利用すれば、セキュリティポリシーを保持した状態で社外とのファイル共有を実現することができます。

Cmosyには「共有便」という機能が備わっており、この機能を利用することで共有相手に対して「有効期限付きで閲覧・編集権限を付与する」ことができます。非常にシンプルな機能ではありますが、Cmosy共有便を利用することで、前述した②と③の課題を回避することができます。

通常、「社外共有NG」の組織に紐づいたユーザーは Google ドライブのアプリケーション（Web、Android・iOSアプリ等）からファイルを共有することはできません。

しかし、Cmosyを導入することで、Cmosyを経由する場合のみファイルの社外共有を許可することができます。

Google Workspace の管理者は Google ドライブのセキュリティを保持した状態で、ファイルの社外共有のみCmosyでの実行を許可する運用を行うことができます。

また、結果として社外共有のログが全てCmosyに集約されるため、 Google Workspace の管理者は Cmosy専用の管理コンソールからログをトレースしやすくなります。