%20(1).png?width=1080&height=227&name=YOSHIDUMI_01%20(3)%20(1).png)
Google Workspace 版 Google ドライブには「共有ドライブ」と呼ばれる機能が存在します。共有ドライブは Google Workspace のBusiness Standardエディション以上で利用可能な機能で、当社も社内のファイル管理で共有ドライブを活用しています。これまでの Google ドライブでは、個人レベルでのファイル管理が基本であるため、1人以上のグループでファイルの共有スペースを確保する場合は、 Google ドライブ上に作成したフォルダに対して、グループメンバーの権限を付与する必要がありました。共有ドライブは個人ではなく、チームでファイルを管理する機能であるため、そのような運用を行う必要はありません。共有ドライブの利用者は、部署やプロジェクト等、チーム単位で共有範囲を定義することができるため、これまでの Google ドライブでの運用と比較すると、管理が非常にシンプルになります(※1)。
※1 共有範囲の定義が共有ドライブ毎に明確化されるため、権限の付け間違い等のヒューマンエラーを減らすことも期待できます。
管理者は Google Workspace の管理コンソールを利用して、ログに対してフィルタリングを設定することができ、さらにこのフィルタリングに対して、レポートルールを作成することができます。
つまり、共有ドライブ関連のイベントにフィルタリングをかけた上でレポートルールを作成すれば、管理者は共有ドライブの社外共有に対して定期監視を行うことができます。
これにより、 Google Workspace の管理者はユーザーの社外共有のログを監視しながら、安全に共有ドライブの運用を行うことができます。しかし、 Google Workspace のレポート機能には２つの課題が存在します。
共有ドライブマネージャーでは、共有ドライブ関連のログは全てシステム上に保管されます。
管理者は共有ドライブの共有ログを期間指定でダウンロードすることができます。
管理者は Google Workspace の共有ログが定期削除されることを心配する必要はありません。
共有ドライブマネージャーを利用すると、管理者は日次で社外共有のレポートをメールで受信することができます。
メールに添付された確認用のURLをブラウザで開くと、日次で整理された共有ログを確認することができます。
管理者は日次毎に送信されるレポートを確認し、次のアクションを選択することができます。
著者
森田 嶺
吉積情報株式会社 取締役 副社長。 大学卒業後、サーバーサイドエンジニア等の経験を経て、YOSHIDUMIに入社。Google ドライブ拡張サービス「Cmosy」「共有ドライブマネージャー」等、自社サービスの開発に従事。現在、Google Bard (グーグルバード)に関する記事を定期発信中！
Googleドライブをもっと安全に共有・送付・受け取りができるクラウドツール。
増えつづける共有ドライブの管理をもっとスムーズに安全に効率化管理できるマネジメントツール
