Google ドライブ の共有ドライブの運用・管理は
どこが難しいのか？

共有ドライブを社外共有できるかは、共有ドライブの作成者が所属する組織（= Google Workspace の管理者が定義するユーザー組織）に依存します。そのため、社外共有を許可された Google Workspace の管理者が共有ドライブを作成することで、社外共有可能な共有ドライブを作成することができます。

あとは、この共有ドライブを管理するユーザーに管理者権限を与えれば、共有ドライブの運用をスタートすることができます・・・が、その後が問題です。権限付与された社外ユーザーに対して、権限の削除は一体誰が行うのでしょうか。

このままでは権限の削除は共有ドライブの管理者次第になってしまい、削除するタイミングを失念した場合、社外ユーザーの権限が残り続けてしまう問題が発生します。

Google Workspace の管理者はどこかで共有ドライブの棚卸しをする必要があります。
なぜなら、利用されないまま放置されていたり、不正な権限が付与されている共有ドライブが存在する可能性があるからです。

しかし、いざ共有ドライブ棚卸しをしようとすると、一つの問題にぶち当たります・・・
対象の共有ドライブが運用されているか否かがわからないのです。

「容量の使用率が低い=使っていない」ということにはならないため、何を持って削除して良いかを管理者は判断できないのです。
そのため、共有ドライブの管理者権限を持つユーザーに個別で確認を取るしかありません。

前述した通り、 Google Workspace の管理コンソールを利用すれば、管理者は共有ドライブの保存容量を確認することができます。

しかし、その共有ドライブが実際に運用されているのかまでは判断することができません。
共有ドライブマネージャーでは、 Google Workspace の管理コンソールでは確認できない情報（ファイル・フォルダ数、最終更新日時、社外ユーザーとの共有有無、共有メンバー）をCSVで一括でダウンロードすることができます。

Google Workspace の管理者はこの情報を利用して、共有ドライブの棚卸しを行うことができます。一括で情報を確認することができるため、棚卸しの工数を大幅に削減することができます。

今後リリースされる機能になりますが、共有ドライブマネージャーに「指定した期限で社外メンバーの権限を外す」機能が実装される予定です。

この機能により、社外ユーザーの権限が放置される問題を解決することができます。
機能がリリースされた場合は、本コラムでも詳細を解説する予定です。