人手を介した作業だったので、従業員の利便性が損なわれているという課題があった

- 共有ドライブマネージャーを導入することになった背景について教えて下さい。

当初の課題として、社内から社外へドライブの共有をする際に、JALグループのIT中核会社である株式会社 JAL インフォテック（以下、JIT社）が社外申請を都度許可する必要がありました。
JALグループの社員は、社外申請の際にフォームからJIT社へ申請をして、許可がおりるまで社外共有ができないルールだったため、進行スピードが遅くなり、ユーザーの利便性が損なわれているという課題がありました。

また、申請は月に10件ほどあり、そのたびにJIT社の工数もかかっていました。件数は多くないですが、現場都合による至急の作成依頼などもあり、非効率なため不要な工数が発生していました。申請を台帳にて管理していたため、年に1，2回の棚卸の業務の際は、作業量も多く時間を取られていたため、人手を介さずに社外共有が可能な入り口を作りたいという思いがありました。

決め手は、コストパフォーマンス。工数削減の方がメリットがあると判断

- 共有ドライブマネージャーを採用した決め手は何だったのでしょうか。

HPで「共有ドライブマネージャー」の機能を確認したところ、自社の課題解決に最適であり、その価格も妥当な金額だったため、共有ドライブマネージャーの導入を決断いたしました。

決め手は、コストパフォーマンスが高いことですね。JIT社の工数と、共有ドライブマネージャーの金額を比較したときに、明らかに導入した場合のJIT社にかかる工数削減のメリットがあると思いました。

- 導入の際に懸念した点はありますか。

社外とのファイル共有は、やはりセキュリティの面が気になっていました。

ユーザーの利便性を上げようとすると、セキュリティが担保されないのではないかという懸念がありましたが、セキュリティ担当のチームと会話をして、共有ドライブマネージャーの「誓約書」機能で解決しました。これは、社外共有可能な共有ドライブを作成する時に、社内で規定されている、社外共有ルールへの同意を強制化する機能です。

逆に、業務フローを変えることに対する社内のハレーションはなかったです。申請に対する承認行為は発生していなかったため、、人手を介した申請制を維持する理由も特にありませんでした。

利便性を上げる方向の改革だったので、ユーザーには喜ばれました。

想定していた機能のほかに、便利なものがたくさんあって嬉しい驚きがあった

- 共有ドライブマネージャー 導入後に得られた効果を教えてください。

一番は、JIT社の工数が削減されたことですね。

想定していた機能のほかに、本人が管理者となっているドライブの一覧を出したり、社外共有している共有ドライブのリストを出せることが便利だなと感じました。

PowerShell （現在のWindowsのオペレーティングシステムに搭載されている拡張可能なコマンドラインインターフェイス シェルおよびスクリプト言語）のような機能が Google にはなかったので、共有ドライブマネージャーの存在はすごくありがたいですね。また、 Google には Google Apps Script がありますが、共有ドライブを数万単位の管理しているケースでは処理しきれずに活用することが出来ませんでした。

- 弊社のサポート対応はいかがでしたでしょうか。

電話対応やメールの対応ではなく、プロジェクト管理ツール「Backlog」を使った対応が便利でした。

電話では口頭で説明する必要のあるものも、スクリーンショットを貼って状況を伝えることができましたし、メールだと複数人でタスク管理をすることが難しいですが、「Backlog」を使った管理で、タスク状況の可視化になり、エンジニアにとっては使いやすいものでした。

自分たちでセキュリティやドライブの管理構築をすることに不安な企業にオススメ

- どのような企業に「共有ドライブマネージャー」を勧めたいですか。

共有ドライブマネージャーは、クラウドサービスだったので導入が簡単でした。ユーザーは、マニュアルを見ればすぐ使える状態になっているので、管理者としても大変ありがたかったです。

自分たちでセキュリティやドライブの管理構築をすることに不安な企業にはオススメだと感じます。

2023年5月記事作成（取材・文/吉積情報）