社会福祉法人 東香会 様

個別に寄り添うサポートが大事|6つの保育施設を運営する法人が吉積情報を選んだ理由とは

お客様の声: 社会福祉法人 東香会 様
写真左から:吉積情報 赤羽亮 / 社会福祉法人東香会 本部の皆さん / 吉積情報 丹羽国彦 


東香会様は、「こどもとおとなが、いきいき暮らす場所」を目指し、”しぜんの国保育園”をはじめ、5つの保育施設と学童保育クラブを運営される他、町田市忠生を中心に地域文化事業を営む総勢約300名ほどの職員様からなる社会福祉法人様です。

「コロナ禍による自粛期間中の在宅ワークが、各園バラバラだったコミュニケーションツールの統一のきっかけになりました」とお話される東香会本部の皆さまに Google Workspace 導入のきっかけと吉積情報の導入支援サービス My Start for Google Workspace についてお話しいただきました。

コロナ禍で在宅勤務が進む中で情報共有をスムーズにしたかった

ー そもそも Google Workspace を検討したのはどのような背景だったのでしょうか

コロナ禍での緊急事態宣言がきっかけとしてありました。
東香会では5つの保育施設と学童保育クラブを運営しているのですが、できるだけ職員が働きやすい環境を、ということで様々な取り組みをしており、タブレットの活用なども含めIT化は進めてきたのですが、一方でどのようなコミュニケーションツールを使うかは各園にまかせている状況がありました。

ある園ではチャットワークなどを主体にコミュニケーションし、他の園では別のツールを使っているなど、コミュニケーションツールが揃っていないことで伝達に時間がかかることは、やや気にかけているところではありました。

また、近年保育施設が増えたことにより、各園の職員がもっと園の垣根を越えてコミュニケーションできるとより法人としても成長していけるのではという想いもありました。

そうした中、コロナ禍となり、緊急事態宣言下で職員の多くが在宅勤務を行うようになったことで、理事長を中心に職員に対して情報発信、一斉周知をすることが増えました。

この環境になって改めて、より円滑でスムーズな情報周知・共有ができないか、ということで具体的に様々なコミュニケーションツールの検討に入り、その中である理事の推薦もあり、候補に上がったのが Google Workspace でした。

ファイル共有やビデオ会議などほとんどをカバーできるのが魅力

ー検討の中で Google Workspace の何が決め手になったのでしょうか?

もちろん先に挙げたコミュニケーションツールの統一化による効率的な周知伝達が必須ではあったのですが、Google Workspace の場合、他にも検討したチャットなどに特化したツールとは異なり、チャットはもちろんのこと、メール、ファイル保管、ビデオ会議に至るまでをすべてカバーできるので、法人内でツールを揃えることができる機会になると感じました。

各園で使われていた様々なツールをかなり統合できると目処がついたことが大きいです。また以前のシステム切替の際、メールサーバーの運用の不安定さなどにもに苦労した経験があり、Google 社が運営するサーバーであれば、メールやファイル管理も含め安定した稼働が期待できることも大きな魅力でした。

ー導入してみて、どんなことが良かったでしょうか?

目的であったコミュニケーションツールが統一され、理事長のメッセージなども職員に届けやすくなりました。そしてそれ以上にこれまでやりとりがあまり頻繁になかった施設間の横断的なコミュニケーションが活発化したことは、ツール統一の効果を思いのほか感じています。

またファイル共有(ドライブ)もとても便利だと感じています。想定以上にドキュメントのやりとりも多く、それらが効率的にやりとりできる可能性と魅力を感じています。いくつかの共有に関する課題においても吉積情報さんの迅速な課題解決提案で、すぐに運用方針を定めることができました。

今回の導入はとても成果をもたらすものであったと感じています。

知りたい知識を過不足なく的確にいただける安心感があった

ー 吉積情報をサポートパートナーとして選ばれたのはどのような経緯からでしょうか?

Google Workspace の採用を決めた時にホームページを通じて吉積情報さんを知り、問い合わせをしました。最初のミーティングでこちら側が知りたいこと、不安に思っていることを丁寧に過不足なく知らせていただきました。お話を伺う中で、確かな導入知識をお持ちで信頼できると感じました。色々と検討しましたが吉積さんが一番安心感があり、こちらにお願いしよう、という流れになりました。

知りたい解決法や専門知識を短時間で得られることが導入に不可欠

ー 大変うれしいお言葉です。吉積情報の支援に対してメリットはどこに感じましたか?

過去に私たちもいくつかツールを試し、導入してきたので、Google Workspace も自分たちで導入できるかな、という感覚が当初はありました。ただ、実際に触ってみたところ、良く言えば非常に多機能でいろいろなことができる反面、思ったよりも管理などの設定項目が多く、想定よりも遥かに複雑でした。

それゆえ、自分たちで調べながら進めていくのは困難でしたし、導入しても活用しきれなかったのではないかと思います。少なくともこのように短期間でスムーズなグループ全体導入はかなわなかったと思います。

専門家の方に時間と知識をいただき、とても短い期間で導入できたので、吉積情報さんにお願いしてよかったと思っています。

第三者の専門家による説明会の実施は納得感が大きい

ー 東香会様は今回My Startプログラムで3回の説明会を実施しています。

説明会も吉積情報さんにお願いしてよかったポイントでした。吉積情報さんによる専門家ならではのポイントを押さえたデモンストレーションは、職務中の短い時間で参加してもらう多くの職員にとっては理解の手助けになったかなと思います。オンラインでの実施ということもあり、非常に多くの職員に参加してもらえたので効率もよかったと思います。

説明のスムーズさももちろんなのですが、やはり専門の方、第三者から説明をうけることで職員全体も納得感がよりあったようにも思います。どうしても本部内でやろうとすると準備に時間もかかりますし、専門家ではないので、うまく説明できなかったのではないかと思っていますので、大変満足しています。

わからないから「もういいや」だけは避けていきたい

ーこれから導入をされる方への助言として導入の成否はどこにあるとお考えでしょうか?

やはり1つはしっかりと職員とコミュニケーションを取ることが大切だと思いました。職員の中にはITが得意な人もいれば、不慣れな人も当然ながらいます。また仕事で使う上での課題も違います。だからこそ、ある程度個別で話を聞くことが、そのツールを好意的に使ってもらう上でとても重要だと思います。

わからないまま「まぁ、いいや」としてそのまま活用が進まない状況はできる限り避けたい、苦手な人にも、できるだけ気軽に問い合わせて疑問を解消してもらいたいという思いがありました。

それができたのも、今回、運用時に考慮すべきことなどを吉積情報さんに相談させていただくことで、説明会も非常に効率的にできました。だからこそ私たちが職員とのコミュニケーションに注力することができたのはとても大きいと思います。

すべて自分たちだけでやろうとすると難しいことも多いので、専門家に迅速なサポートをしてもらうのはおすすめの判断だと思います。

ー今後の展望や課題などを教えていただけないでしょうか

吉積情報さんの説明会実施でまずは順調なスタートをきったものの、やはり理解が難しく質問ができないという職員もいたと思うので、しっかりとフォローしていくことが重要だと思っています。このあたりは、今後も吉積情報さんにフォローアップ専用の研修会などでサポート頂く予定です。

吉積情報より
東香会様はお話させていただいた当初より、ゴールも明確でとても聡明なチームという印象を強く抱いたお客様です。視点は常に職員の方に向けられており、利用者の皆さまがどのような受け取られ方をしているのかをきめ細かく気にされ、利用者にとってどうあるべきかとユーザー視点を貫かれていたのがとても印象的です。
どんどんご自身たちでも試され、私たちには明確な課題感だけ持っていただけたので拍子抜けするほどスムーズなやりとりをさせていただけました。事例撮影時に町田のしぜんの国保育園をお訪ねしたのですがあまりに素敵な環境に自分も子どもの頃こんな保育園だったら、と感動して帰路につきました。

(撮影/木本大介 取材・文/吉積情報)

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