コロナ禍で在宅勤務が進む中で情報共有をスムーズにしたかった

- そもそもGoogle Workspaceを検討したのはどのような背景だったのでしょうか？

コロナ禍での緊急事態宣言がきっかけとしてありました。
東香会では、5つの保育施設と学童保育クラブを運営しているのですが、できるだけ職員が働きやすい環境をということで、様々な取り組みをしており、タブレットの活用なども含めIT化は進めてきたのですが、一方で、どのようなコミュニケーションツールを使うかは各園にまかせている状況がありました。

ある園ではチャットワークを主体にコミュニケーションを、他の園では別のツールを使っているなど、コミュニケーションツールが揃っていないことで伝達に時間がかかることは、やや気にかけているところではありました。

また、近年保育施設が増えたことにより、各園の職員がもっと園の垣根を越えてコミュニケーションをとれると、より法人としても成長していけるのではという想いもありました。

そうした中、コロナ禍となり、緊急事態宣言下で職員の多くが在宅勤務を行うようになったことで、理事長を中心に職員に対して情報発信・一斉周知をすることが増えました。

この環境になって改めて、より円滑でスムーズな情報周知・共有ができないかということで、具体的に様々なコミュニケーションツールの検討に入り、その中で、ある理事の推薦もあり、候補に上がったのがGoogle Workspaceでした。

ファイル共有やビデオ会議などほとんどをカバーできるのが魅力

- 検討の中でGoogle Workspaceの何が決め手になったのでしょうか？

もちろん、先に挙げたコミュニケーションツールの統一化による効率的な周知伝達が必須ではあったのですが、Google Workspaceの場合、他にも検討したチャットなどに特化したツールとは異なり、チャットはもちろんのこと、メール、ファイル保管、ビデオ会議に至るまでをすべてカバーできるので、法人内でツールを揃えることができる機会になると感じました。

各園で使われていた様々なツールをかなり統合できると目処がついたことが大きいです。

また、以前のシステム切替の際、メールサーバーの運用の不安定さなどにも苦労した経験があり、Google社が運営するサーバーであれば、メールやファイル管理も含め、安定した稼働が期待できることも大きな魅力でした。

- 導入してみて、どんなことが良かったでしょうか？

目的であったコミュニケーションツールの統一がなされ、理事長のメッセージなども職員に届けやすくなりました。
そしてそれ以上に、これまでやりとりがあまり頻繁になかった施設間の横断的なコミュニケーションが活発化したことで、ツール統一の効果を思いのほか感じています。

また、ファイル共有（ドライブ）もとても便利だと感じています。想定以上にドキュメントのやりとりも多く、それらが効率的にやりとりできる可能性と魅力を感じています。

いくつかの共有に関する課題においても、吉積情報さんの迅速な課題解決提案で、すぐに運用方針を定めることができました。

今回の導入はとても成果をもたらすものであったと感じています。

知りたい知識を過不足なく的確にいただける安心感があった

- 吉積情報をサポートパートナーとして選ばれたのはどのような経緯からでしょうか？

Google Workspaceの採用を決めた時に、ホームページを通じて吉積情報さんを知って問い合わせをしました。

最初のミーティングで、こちら側が知りたいこと、不安に思っていることを丁寧に過不足なく知らせていただきました。
お話を伺う中で、確かな導入知識をお持ちで信頼できると感じました。

色々と検討しましたが、吉積さんが一番安心感があり、こちらにお願いしようという流れになりました。

知りたい解決法や専門知識を短時間で得られることが導入に不可欠

- 大変うれしいお言葉です。吉積情報の支援に対してメリットはどこに感じましたか？

過去に私たちもいくつかツールを試し、導入してきたので、Google Workspaceも自分たちで導入できるかな、という感覚が当初はありました。

ただ、実際に触ってみたところ、良く言えば非常に多機能でいろいろなことができる反面、思ったよりも管理などの設定項目が多く、想定よりも遥かに複雑でした。

それゆえ、自分たちで調べながら進めていくのは困難でしたし、導入しても活用しきれなかったのではないかと思います。
少なくともこのように短期間でスムーズなグループ全体導入はかなわなかったと思います。

専門家の方に時間と知識をいただき、とても短い期間で導入できたので、吉積情報さんにお願いしてよかったと思っています。

第三者の専門家による説明会の実施は納得感が大きい

- 東香会様は今回My Startプログラムで3回の説明会を実施しています。

説明会も、吉積情報さんにお願いしてよかったポイントでした。

吉積情報さんによる専門家ならではのポイントを押さえたデモンストレーションは、職務中の短い時間で参加してもらう多くの職員にとっては理解の手助けになったかなと思います。

オンラインでの実施ということもあり、非常に多くの職員に参加してもらえたので効率もよかったと思います。

説明のスムーズさももちろんなのですが、やはり専門の方、第三者から説明をうけることで、職員全体も納得感がよりあったようにも思います。本部内でやろうとするとどうしても準備に時間もかかりますし、専門家ではないので、うまく説明できなかったのではないかと思っていますので、大変満足しています。

わからないから「もういいや」だけは避けていきたい

- これから導入をされる方への助言として、導入の成否はどこにあるとお考えでしょうか？

やはり１つは、しっかりと職員とコミュニケーションを取ることが大切だと思いました。

職員の中にはITが得意な人もいれば、当然ながら不慣れな人もいます。また、仕事で使う上での課題も違います。
だからこそ、ある程度個別で話を聞くことが、そのツールを好意的に使ってもらう上でとても重要だと思います。

わからないまま「まぁ、いいや」として、そのまま活用が進まない状況はできる限り避けたい。
苦手な人にも、できるだけ気軽に問い合わせて疑問を解消してもらいたいという思いがありました。

今回、運用時に考慮すべきことなどを吉積情報さんに相談させていただくことで、説明会も非常に効率的にできました。
私たちが職員とのコミュニケーションに注力することができたのはとても大きいと思います。

すべて自分たちだけでやろうとすると難しいことも多いので、専門家に迅速なサポートをしてもらうのはおすすめの判断だと思います。

- 今後の展望や課題などを教えていただけないでしょうか

吉積情報さんの説明会実施でまずは順調なスタートをきったものの、やはり理解が難しく質問ができないという職員もいたと思うので、しっかりとフォローしていくことが重要だと思っています。

このあたりは、今後も吉積情報さんにフォローアップ専用の研修会などでサポート頂く予定です。

吉積情報より

東香会様は、お話させていただいた当初より、ゴールも明確でとても聡明なチームという印象を強く抱いたお客様です。
視点は常に職員の方に向けられており、利用者の皆さまがどのような受け取られ方をしているのかをきめ細かく気にされ、利用者にとってどうあるべきかとユーザー視点を貫かれていたのがとても印象的です。
ご自身たちでもどんどん試され、私たちには明確な課題感だけ持っていただけたので、拍子抜けするほどスムーズなやりとりをさせていただけました。事例撮影時に町田の「しぜんの国保育園」をお訪ねしたのですが、あまりに素敵な環境に、自分も子どもの頃こんな保育園だったらなと感動して帰路につきました。

2021年4月公開（撮影/木本大介　取材・文/吉積情報）