Excelからスプレッドシートへ。事業拡大に伴い顕在化した、ファイル共有における深刻な課題

―Google Workspace導入以前は、どのような点に課題を感じていらっしゃいましたか？

牧野様： もともとExcelでのデータ管理が主流でしたが、複数人で同時にファイルを確認・編集する必要性から、自然な流れで、個人向けGoogleアカウントでのスプレッドシート活用へと移行していきました。最初はうまく機能していたのですが、会社の規模が拡大し、従業員数が増えていくにつれて、ファイル共有の管理が非常に大きな課題として立ちはだかったのです。

具体的には、従業員の入社や退職といった人員の変動があるたびに、膨大な数のスプレッドシートに対して、一つひとつ手作業で共有権限を設定し直す必要がありました。この作業は非常に煩雑で時間がかかる上、「共有すべきシートが漏れていないか」という確認も大きな負担でした。共有漏れがあれば業務が滞ってしまいますし、それ以上に深刻だったのが、退職者のアクセス権が残ってしまうのではというセキュリティ上の懸念だったのです。お客様の大切な情報をお預かりする立場として、このリスクは決して看過できるものではありません。

―拠点間やお客様とのデータのやり取りは、どのように行っていたのでしょうか？

牧野様： 当時、複数拠点間やお客様との資料のやり取りにおいては、都度最適な方法を選択していました。例えば、無料のファイル転送サービスを利用する場面もありましたが、アップロードしたデータが一定期間で消えてしまうため、先方が期間内にダウンロードできない場合には、再度こちらでアップロードし直すという手間が発生していましたね。そのため、より効率的で、かつセキュアな一元管理体制を構築する方法を模索していたのです。

決め手は「データ容量」と「セキュリティ」。Business StarterからBusiness Standardプランへの移行で実現した、全社的なデータの一元管理

―Google Workspaceの導入は、どのように検討されたのでしょうか？

牧野様：最初のきっかけは非常にシンプルで、「スプレッドシートの共有設定を一括で効率的に管理する方法はないか」と、インターネットで検索したことでした。その中でGoogle Workspaceや吉積情報の存在を知り、法人として本格的に導入を検討し始めました。

当初はBusiness Starterプランを契約していましたが、事業としてペーパーレス化を強力に推進していくなかで、すぐにデータ容量の不足という新たな課題に直面しました。税理士事務所という業務の特性上、お客様の申告書や関連書類など、どうしても紙の資料が膨大に…。これらをスキャンしてデータ化し、豊橋や安城、名古屋といった複数の拠点から、いつでも安全にアクセスできる環境を構築するためには、十分なクラウドストレージを持つ共有ドライブが不可欠でした。そこで、より容量の大きいBusiness Standardプランへとアップグレードしたのです。

共有ドライブの活用で、セキュリティの「安心感」が格段に向上

―導入後、特に効果を感じている点は何ですか？

牧野様：最も大きな効果は、やはりセキュリティ面での「安心感」が格段に向上したことです。以前は、個人アカウントの延長線上でファイルを共有していたため、人事情報や経営に関わるような機密情報も、見えてしまいかねないリスクと隣り合わせの状態でした。

Google Workspace導入後は、共有ドライブを「全社公開用」「人事部用」「経営層用」と明確に権限を分けて運用することで、情報へのアクセスを厳密にコントロールできるようになりました。これにより従業員の退職時も、対象のアカウントを共有ドライブのグループから外すというシンプルな操作だけで、関連する全てのファイルへのアクセスを漏れなく、かつ容易に遮断できるようになったのです。以前のように「あのファイルの共有は外したか？」と一つひとつ確認する必要がなくなり、管理工数が削減されたのはもちろんですが、それ以上に「確実に権限を管理できている」という精神的な安心感は、計り知れないほど大きなメリットだと感じています。まさに「当たり前のことが、当たり前にできるようになった」という感覚です。

―スプレッドシートや他のツールの活用はいかがでしょうか？

牧野様：スプレッドシートは「同時に複数人で編集できることを含む利便性の高さ」から、今ではExcelに代わって社内の主要ツールとしての地位を確立しています。やはり、リアルタイムでの同時編集機能は、日々の業務に欠かせないですね。

また、今後はWeb会議のツールも、現在は時間制限のあるZoomを個々のアカウントで利用していますが、時間無制限で利用できるGoogle Meetへ本格的に移行していきたいと考えています。Geminiの議事録作成機能も便利ですよね。これまでは人が朝礼の議事録を作成していましたが、今後はGeminiの文字起こし機能を活用することで、担当者による内容のばらつきを防ぎながら、作成にかかる工数を大幅に削減できると期待しています。

パートナーとしての吉積情報と導入支援

―代理店として吉積情報をお選びいただいた理由は何でしたか？

牧野様：インターネットで「Google Workspace」と検索したのが最初のきっかけです。ウェブサイトから資料をダウンロードさせていただいた後、担当の方からご連絡をいただき、商談を経て契約に至りました。複数の代理店を比較検討したわけではなく、最初の接点からスムーズにご案内いただけたのが良かったですね。

―導入支援についての感想はいかがでしたか？

牧野様：非常に助かりました。特に最初のドメイン設定などを一緒にサポートしていただけるオンボーディングサービスは、IT専門の担当者がいない我々のような組織にとって、大変心強かったです。何をすればいいのか分からない状態から、丁寧にガイドしていただけたので、安心して導入を進めることができました。

今後の展望と、導入を検討する企業へのメッセージ

―今後の活用について、どのような展望をお持ちですか？

牧野様：GeminiやNotebookLMといったAI機能に大きな期待を寄せています。具体的な構想として、社内の膨大なマニュアルや規定をNotebookLMに読み込ませて、従業員からの質問に自動で回答してくれる社内ヘルプデスクのようなチャットボットを作成できないかと考えています。また、会計データの入力ミスをAIが自動でチェックしてくれるような仕組みを構築できれば、さらなる業務品質の向上と効率化に繋がるはずです。まだ活用しきれていない便利な機能がたくさんあると感じており、今後さらに深掘りしていきたいですね。

―最後に、Google Workspaceの導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

牧野様：私たちのように組織の規模が大きくなり、拠点や従業員が増えてきた組織にとって、Google Workspaceは非常に有効なソリューションだと思います。特に、ファイル共有の管理に手間がかかっている、あるいはセキュリティに漠然とした不安を感じているのであれば、導入を検討する価値は十分にあります。会社全体の業務が円滑に進む基盤を整えられるはずです。安心して導入の第一歩を踏み出すためにも、吉積情報さんのようなパートナーにサポートをお願いすることをお勧めします。

―本日は貴重なお話をありがとうございました。

2025年10月記事作成（取材・文/吉積情報）