システム移行に伴う庁内の反応と、事務局による定着支援

ー 約5,000人規模の組織に新しい環境を導入するプロジェクトとなりましたが、長年慣れ親しんだ環境が変わることに対し、現場からはどのような声が寄せられましたか。また、そういった声に対しどのように対応されたのでしょうか。

濵様：現場からは、「今までやっていたやり方を、新しい環境でどうやって実現するのか？」という声が非常に多く寄せられました。それに対し、今までのやり方をそのまま踏襲するのではなく、新しいツールに合わせて業務の進め方そのものを新しく変えていってほしいと伝えてきました。

実際に導入が進むと、多くの職員がGoogle Apps ScriptやGeminiを活用して、これまでのやり方を再現するようなツールを自ら作り始める動きも見られました。私たちはそれを頭ごなしに否定することはせず、システム入れ替えの過渡期においてはそういったアプローチも一つのプロセスであると受け止め、柔軟に伴走しながら導入を推進していきました。

徳島県庁 情報政策課 副課長 濵様

ー これまでの環境からの移行において、業務の利便性や時間削減など、現場で実感されている具体的な効果はありますか。

濵様：職員は、従来のグループウェアに長年慣れていたし、特段大きな不満があったわけではありませんでした。しかし、今回最新のコミュニケーションプラットフォームに触れたことで、「いかに自分たちが時代に取り残されていたか」ということに気づかされたと思います。

実際にGoogle ChatやGoogle Meetでのコミュニケーション、そしてドキュメント等の共同編集を使ってみると、各アプリ間の連携にも非常に優れており、組織全体の生産性が大きく向上する手応えを感じています。

さらに、生成AI「Gemini」の能力の高さに対する驚きの声は、庁内でも非常に多く挙がっています。 大げさではなく、行政のオフィスシーンが一変したという印象です。 今では、業務のあらゆる場面で「まずはGeminiに相談する」というスタイルが定着しつつあります。よくAI活用の効果として議事録作成の効率化などが挙げられますが、私たちが実感しているGeminiのポテンシャルは、そうした部分的な効率化に留まらない、より大きな可能性を秘めていると感じています。

導入支援における研修の実施と、活用促進に向けた取り組み

ー 新しいツールの導入にあたり、弊社（吉積情報）が実施した全4回の研修について、職員の皆様の反応はいかがでしたか。

櫛田様：吉積情報さんに実施していただいた研修は、職員の心理的ハードルを下げる上で大きく貢献してくれました。例えば、NotebookLMを利用してAIが音声で説明してくれる音声解説機能などは、「AIってすごい」と驚く声が多数聞かれ、大変好評でした。

ー Google Workspaceという新しい環境での利用を促進し、庁内に定着させていくために、事務局としてどのような工夫をされていますか。また、現在の課題があれば教えてください。

櫛田様：大がかりな工夫をしたというよりも、Google WorkspaceのUI（ユーザーインターフェース）が優れていることが非常に大きいと感じています。例えば、Google カレンダーや Gmailについては、職員も違和感なくスムーズに使い始めてくれました。また、ファイル管理に関しても、多くの職員が「パソコン版Google ドライブ」を利用しています。そのため、これまでのファイルサーバーと操作感が大きく変わらず、こちらも抵抗なく移行できていると思います。

一方で、現在の課題として捉えているのは、Google ドキュメントやGoogle スプレッドシートの利用定着です。複数人で同時に作業できる共同編集の利便性は非常に高いので、自然と庁内へ広がっていく兆しはあります。しかし、事務局としてはただ自然に浸透していくのを待つのではなく、積極的に利用を後押しし、組織全体の活用をドライブしていく必要があると考えています。

徳島県庁 情報政策課 主任主事 櫛田様

ー Geminiのアクティブユーザー率が75%という高数値である点についてお伺いします。具体的に、現場の皆様はどのような業務でGeminiを活用されているのでしょうか。また、これほど高い定着率を実現できた背景には、どのような要因があるとお考えですか。

阿利様：詳細な活用事例のリサーチをしたわけではないのですが、あらゆる業務分野で利用が広がっているという肌感覚を持っています。

これほど自然に、かつ急速に定着した最大の要因は、やはりGeminiのUIが非常に優れていること、そしてAIとしての能力が飛躍的に高いことに尽きると思います。世間ではよく「プロンプト（指示文）はこのように打つべき」といったノウハウが語られますが、実際はそんな定型にとらわれる必要はありません。

「とりあえず何でも聞いてみる」「AIと対話してみる」という感覚で使えば、返ってくる回答の精度の高さを誰もがすぐに実感できます。そうした、特別なスキルを必要としない手軽さと能力の高さが、結果として75%という高いアクティブユーザー率に直結しているのだと考えています。

徳島県庁 情報政策課 係長 阿利 様

Google Workspaceを基盤とした、さらなる業務効率化への展開

徳島県庁 情報政策課 主事 藤本様

ー 今後はノーコード・ローコードツールの活用も視野に入れているとのことですが、どのような活用を目指されていますか。

藤本様：職員が自発的にツールを活用する機運を高めるため、まずは庁内ポータルサイトに、誰でも自作アプリを登録・閲覧できる「アプリ共有カタログ」というプラットフォームを構築しました。そこには現在、さまざまな部局の職員が自ら作成したツールが並んでいます。

内容もバラエティに富んでおり、所属ごとにスケジュールとメールアドレスを一覧表示するアプリといった、日々使用するGoogle Workspaceの機能を補完するものから、従来のシステム内のメールデータをGmailにインポートするツールといった、新しい環境へのスムーズな移行を支えるためのツール、さらには、マニュアル作成支援や契約事務の問い合わせに自動回答するGemなどの業務効率化ツールまで、実に多岐にわたります。

私自身も「PDFファイルの編集・結合ツール」や「職員向け『メッセージ一斉配信』のためのスペース活用マニュアル」を作成し、このプラットフォームに登録しています。

【作成されたアプリ】

アプリ共有カタログ

ー 今回の取り組みを振り返り、同様の検討を進めている他の自治体様へのアドバイスやヒントをいただけますか。

濵様：Google Workspaceはこれまでのオフィス製品とは全く異なる、非常に革新的な設計思想を持ったサービスだと捉えています。

そのため、従来のソフトウェアの延長線上で使うのではなく、その「ツールの思想や強み」を正しく理解し、ツールに合わせて自分たちの仕事の進め方自体を見直す必要があると考えています。ペーパーレス、オンラインでの完結、そして複数人での共同編集といった新しい前提に合わせて働き方を自ら改革していかないと、このツールの真の価値や進化の恩恵を十分に理解することはできません。

自治体業務においても、単なるツールの入れ替えとして終わらせるのではなく、このエッジの効いたサービスに合わせて自分たちの働き方を変革していくことこそが、本当の意味でのDXを前進させる鍵になるのではないでしょうか。

2026年6月記事作成（取材・文/吉積情報）