遅かれ早かれ Google Workspace の導入は考えていた

- Google Workspace を検討したのはどのようなきっかけだったのでしょうか

すでに放送会社の多くに Google Workspace （旧G Suite）は採用されている中、当社の系列の放送局でもすでに Google Workspace が導入されている状況がありました。

他の局ではWEB会議やチャットはもちろん、Googleドライブ大容量のストレージを用いた映像素材やドキュメントの共有が進んでおり、関係各局と仕事をする度に業務効率化の波に乗り遅れていることを感じておりました。

会社など場所にとらわれず仕事をする関係会社と比べて、新潟放送では当時、社外からメールやグループウェア（サイボウズ）へのアクセスができず、社外用のPCを専用にキッティングしてもらうまで何もできませんでした。

そのため、当社もいずれ遅かれ早かれ、タイミングの問題はあれど、Google Workspace を導入することは事業計画の中にありました。

その中で、メールサーバの老朽化や各種業務のデジタル化推進のタイミングが来たため、この度 Google Workspace を導入することになりました。

- 導入パートナーとして吉積情報を選んでいただいたのはどのような理由だったのでしょうか？

すでに他のシステム刷新などでお取引を開始していた企業でもGoogle Workspace を取り扱われていましたので、お話はお伺いしました。ただ、やはりGoogle Workspace となると専門外なのか、こちらが知りたいことにすぐご回答いただけない形で、おまかせするには不安を感じていました。

お伺いしていることはメールの切り替えなどのいくつかの確認など、基本的なものであったとは思うのですが、即座にお答えいただくことが難しいようで、追ってのご返答が多かったのですね。

そうした中、系列企業のご担当の方にご紹介をいただいた吉積情報さんは、テンポよくこちらの知りたいことにお答えいただいた感がありました。

営業の赤羽さんともフィーリングが合っていた感じもあり、ここにおまかせしたら安心できるかなと思えたのだと思います。

- はじめての商談後、とんとん拍子で素早くご決断いただいたイメージがあります。

はい、もちろんシステム的な切り替えが迫っていたこと、また経営計画の中での予算稟議申請の時期が差し迫っていたという事情はあったのですが、それを差し置いても、吉積情報さんのご説明や案内も短期間の中で的確だったこともあり、結果スムーズに進めることができたと思います。

すべての案内には自信をもってご案内いただいていた印象があります。そこに安心感をとても感じたと思います。加えて系列企業さんからの後押しもいただいた部分もありました。

新しい情報共有の形には、とにかく使って慣れてもらうしかない

- ガルーンから Google Workspace に移行されて、混乱はありましたか？

はい、当社はサイボウズ・ガルーンからの切り替えでした。やはり切り替え当初は、いわゆるポータル中心のサイボウズガルーンと良し悪しを超えた使用感の違いから、戸惑われた社員は少なくなったのではないかと思っています。

特にガルーンの「掲示板」に相当する機能が Google Workspace のようなグローバルクラウドですとピタッとは代替する機能・サービスがありません。

当社では、吉積情報さんの提案もあり、できるだけGoogle そのままで使うことを方針として、Google チャットのスペースや GoogleグループのWebフォーラム に置き換えをしていきました。

ただガルーンに慣れ親しんだ各社員はじめ、これは私たちもそうなのですが、実際に自分たちで利用するまでは、新しい情報共有ツールの利用のイメージやツールの仕組みが理解できない部分がありますので、一定期間をかけ「当たり前」を変えていく必要はあると思います。これはツールの置き換えには避けられないことだとは思います。

これからの働き方を社員に提供できる第一歩としての Google Workspace

- Google Workspace に移行されて、これは良いと感じるところはどこでしょうか？

（インタビュー時点：導入2ヶ月経過）
やはり定番の感想といえるとは思うのですが、スマートフォンで便利に業務データにアクセスできることは便利で快適に感じています。特にメールアプリの使用感はとても快適ですね。

もちろん便利な反面として、土日休日もなく、メールが確認ができてしまうことによる心理的な負担増など今後会社としての文化醸成やルールなど取り組んでいかなければならない側面もあります。

ただ、「コロナ後のこれからの働き方」として、とてもスタンダードなIT環境の基礎・インフラとしてのクラウドの環境を整えることができたことは、社員皆さんにより働きやすい環境を提供する意味で意義がある一歩になったのではないかと思っています。

またチャットの導入も新しいコミュニケーションとして非常にインパクトを感じています。

現時点で社内の各コミュニケーションが完全にチャットに移行しているかというとそうではないのですが、チャットをとても便利に感じて積極利用されている方々はすでに多く見受けられます。

こちらも従来の文化として、例えば上司にはチャットで報告するのは失礼なのではないか、と慎重に考える方々も多くいて、全社員のメインコミュニケーションがチャットへ浸透していくにはしばらくは時間がかかるとは思っています。

放送局という仕事上、これまで電話でのコミュニケーションは非常に活発に行われていたので、そのあたりがすべてをチャットに置き換わるかというと、もちろんそうでもないとは思いますし、各自が使いやすいコミュニケーションを選択してもられればと思っています。

自分たちがコロナ禍のリモートワークで快適さを実感

- プロジェクトメンバーの方がコロナ禍で自宅待機になったとお聞きしました。

はい、メンバー1名がコロナ陽性反応者との濃厚接触者判定があり、一定期間自宅待機となったのですが、それこそ自宅待機中、ノートパソコンからメールやチャット、ドキュメントのデータなどに何も変わらずアクセスができ、プロジェクト進行ができたのはとても新鮮な体験でした。

Google社と同じシステム・同じ働き方、と説明いただけたのが良かった

- 今回吉積情報のプロジェクト（My Start）の進め方はいかがでしたか？

吉積情報さんに期待していたのは、やはり我々では伝えることが難しいGoogleの文化だったりカルチャーを基礎とする新しいコミュニケーションや使い方の案内でした。

そこはしっかりお伝えいただいたと感じていますし、私たちは社内ということもあり伝えることが立場的にも難しかったと思います。

全社講習の際に「Google社と同じシステムが入ることで、今度同様の生産性高く、コミュニケーション・情報共有が優れた働き方ができる」と説明いただいたのはとても良かったです。

Google Workspace の良さはやはり「場所や時間を選ばず、スムーズな情報共有が実現できる」ことだと思っています。それをまずは社員の皆さんにお伝えいただけたのは吉積情報さんにお願いしてよかったことだと感じています。

自分たちだけ技術課題をクリアすることは相当困難だった

- プロジェクトの進め方としてはいかがだったでしょうか？

吉積情報さんとの迅速な課題管理・Q&Aは、スプレッドシートの同時編集を活用したものが中心でしたが、まずこのやり方は私たち自身がGoogle Workspace の良さも理解できてとても良かったです。

同時編集の良さもわかりましたし、メンバー間で週に1度、スプレッドシートをメンバー全員で眺めながら各自がどんな質問と回答を得たのかを共有しあうことでメンバー全員の理解を高めることにも役立ちました。

早速このスプレッドシートをコピーして、社員の皆さんからの質問にも回答をしていたのですが、このやりとりを通じて、社員の皆さんにもスプレッドシートの効果性や生産性の高さが伝わったのではないかと思います。

- 新潟放送の皆さんは、かなりご自身でも検証をされていた印象です。

はい、各メンバーで担当分けをしながら、自分たちで調べ、試したりもしていました。その前提としてプロジェクト冒頭での吉積情報さんからの講習などでGoogle Workspace の管理者設定の勘所のようなところを素早く助言いただけたことが大変助かりました。

もしこれを導入支援をお願いせず、すべての設定を自分たちだけで調べての実装はおそらくかなり難しかったかなと思っています。

- あえて弊社の導入支援サービスへのフィードバックをお願いするとすればどこでしょうか？

そうですね、Googleのカルチャーや理想的な使い方を伝えていただいたことはとても満足している反面、実際のとても細かい操作について、例えば細かい操作手順書などもう少し利用者にフォローアップいただけるものがあるとありがたかったなと思いました。

例えば慣れている人についての応用的な操作やケースバイケースでのお勧めのやり方、など今後もフォローアップしていきたいと考える中、講習自体は時間も限られるので動画やマニュアルのようなもの、すぐに展開できるものがあればとてもありがたいと思います。

※このリクエスト後、吉積情報では、利用者様に細かい操作手順をお伝えするオリジナルの短時間動画集などの無償ご提供を開始しました。現在は利用者様にご展開いただけるものを随時拡充しています。

- 今後の展望や課題などを教えていただけないでしょうか

まだすべての機能が使えているわけではないので、今後細かい使い方や疑問にしっかりと伝えていけたらいいと思っています。

※吉積情報では利用者の疑問に答えるフォローアップ講習を行っており、インタビュー後2ヶ月後に新潟放送様にも実施させていただきました。

またベテラン社員の方々は、新しいツールということもあり、苦労しているのかなという部分はあると思います。どうしてもPCやITに苦手意識がある方も当社には少なくないので、その方々にできるだけ新機能に慣れ、色々自分で試してみたいただけるよう、フォローアップを今後もしていきたいと思っています。

吉積情報より

BSN新潟放送様は、とにかくメンバーの皆さんの団結力、情報共有力が素晴らしい印象でした。プロジェクト期間中は役割分担をいただき、色々なアプリ・機能を試行錯誤されていたのですが、１つとして同じ質問がなく、メンバー間で週次で課題管理共有をしていたとお聞きして納得でした。メンバーの皆さんが大変前向きで自走的でしたので、当社の支援の多くのリソースは、管理者フォローアップよりも利用者様への案内・講習に割くことができました。年末の懇親会も新潟の大変美味しいお酒を交え本当に楽しい時間でした。これからの末永いご活躍を吉積情報も支援差し上げたいと思っておりますのでよろしくお願いいたします。

2022年2月公開（取材・文/吉積情報）