Google Workspace のシンプルでスマートな管理が魅力的だった

- すでにMicrosoft 365を運用されていた中、Google Workspace 切り替えを決められた理由はなんだったのでしょうか

親会社であるTBSホールディングスが数年前に Google Workspace の導入を決定した際、当社も提案を受けました。Webメールやオンライン会議の必要性を以前から感じていた折でもあり、東京オリンピックの開催を控えた2019年に、グループウェアの導入を本格的に検討しました。
ちょうど、Officeアプリのライセンス更新時期であり、Excel/Word等が業務に欠かせない当社としてはMS365を導入することがコストメリットがあると考えていたところ、コロナ禍が訪れました。待ったなしの中、OutlookやTeamsを利用することで、在宅勤務環境（リモートワーク体制）へのスムーズな移行を目指すこととなり、2020年3月の緊急事態宣言になんとか間に合わせることができました。急遽でしたが、最低限の準備はできたと感じています。

ところが、MS365のアプリを単体で利用することはできても、連絡帳やカレンダーとの連携ができずグループウェアとしての活用ができないまま、1年半の月日が流れました。
Microsoft365 の管理・運用の複雑さ難しさが一つの原因と考えています。

Microsoft 365は多機能が大変強みでもありますが、それゆえに管理者の設定画面も大変複雑で、こうしたSI的な管理操作に慣れたシステムエンジニア人材が多数常駐していれば問題なく運用できるのかもしれません。しかし様々なサポート業務を兼務する担当者では、1サービスだけに精通する余裕がなく、すぐに変更したいことがあっても、すぐにはどう設定すればいいのかがわからず、解決に時間がかかることに大きな負担を感じておりました。

困っていた中、TBS社での Google Workspace 導入のことを良く知っていた長沼さんから、「管理・運用もシンプルでほとんどGUIからでできるGoogle Workspace を再度検討しないか？」という話があがり、色々とメリットも併せて聞きました。

最終的には「2年足らずでメールサーバやチャットシステムを変更することになり、ユーザーの負担も大きいが、グループウェアとしてGoogle Worksapce を導入して得られるメリットは、会社全体にとって大きな価値があると思えるようになったのです。」

- 貴社にとって Google Workspace のメリットは、管理のしやすさ、だったのですね？

はい、利用者側の視点でいっても、Microsoft365 はクライアントアプリでの利用を基本としており、ブラウザだけのオンラインでの利用ですと一部が使えないといった機能が多数あり、管理者が理解・把握しなければいけない領域がとても広いように感じました。

当然ながら社員もそうした操作や機能の違いなども問い合わせをしてきますが、管理者としても利用環境ごとの各機能の細かな仕様を事前に把握しておくことは困難でしたし、サポートも大変負荷が大きかったのです。

その点、Google Workspace はブラウザ前提であるため、利用体験は統一されており、シンプルで、もちろん一部の運用変更は強いられますが、サポートのしやすさも魅力的に感じました。

管理者側の視点では、Microsoft365 と比較すると管理コンソールがシンプルになることで運用面が楽になると思いました。もちろん自分たちだけでは、プロジェクトの中で完全に理解するにはかなり広範囲な知識は必要でしたが、そこは吉積情報さんのサポートもありクリアできたと思います。

すべてのアプリがシンプルでとても使いやすく、便利

- 実際に Google Workspace を導入されてからは、想定していた結果となったでしょうか？

アプリは使いやすく、軽量で、便利になりました。その感想が全てかと思います。

また切り替えの成果として会議室の予約や連絡帳、整備しきれなかったメーリングリストを１から作成しなおして整理できたこともとてもよいことでした。これまで小さな不便の積み重ねで溜まっていたストレスから解放された感じです。

Google Workspace の素晴らしさは、やはりクラウドを全面に打ち出した「情報共有」「情報公開」だと思います。

Jリーグの5代目チェアマンの村井満さんの言葉に「魚と組織は、天日にさらすほど日持ちが良くなる」というものがあります。「会社や団体などの組織において、知らないことと知っていること、やってることやってないこと、これらを包み隠さず情報を公開し、透明性を担保する。組織としての方向性を明確にする。そのことが、『組織の日持ち』を良くする」と理解していますが、GoogleWorkspaceを導入して活用することが、一助になると感じています。

まだ本格的な運用には至ってませんが、共有ドライブの活用など、これからもっと良くなっていく未来図は描けています。

サポートを受け、担当者としての多くの肩の荷を下ろすことができた

- 当社を選ばれた理由はなんだったでしょうか？

吉積情報さんにお声がけした発端は、TBSの担当者からの推薦があったことです。そのため「TBSからの紹介であれば、（信用問題もあり）吉積情報さんもしっかり対応してくれるだろう、という変な期待もありましたね（笑）。

実際、切り替えサポートはこちらの想定以上によくしていただいたと思っています。

- 当社のサポートはいかがだったでしょうか？

まずは質問をしやすいコミュニケーション環境を築いてもらったことが助かりました。

世間ではDX推進などともてはやされてはいますが、実際に社内のこれまでの当たり前を変え、推進する立場である担当者はとても孤独である事も多いと思います。

吉積情報さんは、型にはまった助言ではなく、常に管理・運用者の視点にたって、どこで困っているか、ベストな解決方は何かを探ってサポートの提案をしてもらえたので、非常に頼もしく感じました。

プロジェクトの担当者としては「多くの負担や肩の荷を下ろしていただいた」という気持ちです。

Google Workspace の利用方法を社員に説明する講習会なども代行いただきましたし、その中で、Google Workspace でならできることもしっかり講習していただきました。社内が混乱や不安に思わないような伝え方にならないように、事前に確認していただいたり気遣いも助かりました。

吉積情報さんのサポートにより、全社員に向けて良い発信ができたと感じています。

自分たちだけで行うには大変だったところまでサポートいただけたことが大変ありがたかったです。

わからない事をすぐに書き込み、回答をいただけるスプレッドシートを使った課題管理などの仕組みも良かったですね。

そして最初に管理者に向けて、しっかり運用管理について説明いただけた点が、これまでのシステムパートナーさんとは違う対応だったと思います。マニュアルだけを渡して、それを読んどいてくださいで終わるケースも多かったので、このような進行もあって吉積情報さんとは、開始当初からしっかり信頼関係を築けたと思います。

また今になって思うことですが、逆にMy Startを頼んでいなかったら、どうなっていただろう、とも思います。
我々だけで移行を検討していたら、現状の自社環境の視点からしか方針を考えれなかった可能性もありました。

Google Workspace の機能としての良さは理解していましたが、導入するだけで手一杯で、期間内に十分な把握や利用法の設計までには手が回らなかったはずで、社内での活用促進はおそらくできなかっただろうなと感じます。

しかし吉積情報さんから様々な他社での事例をご紹介いただきながら、グローバル標準となる理想的なクラウドによる情報共有や働き方、セキュリティもご案内していただけたので、非常に満足度の高い運用設計と切り替えができた結果になりました。

すべてのアプリがシンプルでとても使いやすく、便利

- 最後に、これから導入される方に役立つ反省点などがあれば、教えて頂けますか

当社の現状としては Excel・Word は大変業務上重要で、切り離せない社員も多く存在しますので、そのあたり上手くGoogle Workspace とMicrosoft Office を併用していく方法の最適解をもう少し設計できれば良かったなと思いました。
（パソコン版Googleドライブなどを日音様は併用いただいています）

とはいえ、 Microsoft Officeを積極的に使いましょう、とすることは、せっかくの Google Workspace のクラウドならではの働き方へのメッセージが薄まるので、難しい判断です。

あとはタイムスケジュールや展開日程の問題も大きいのですが、社内の一部ユーザーを選定して先行利用してもらったのですが、現場の移行時の課題を十分洗い出せる期間がもてませんでした。理想的には、課題を出し切って、すべて対処しての全社展開をしたかったのですが、このあたりはこれから導入される方には、余裕をもったスケジュールをお勧めします。

コロナ禍で、想定していたよりも短期間でシステム移行していく事になったので、サポートいただいた吉積情報さんにとっても大変なプロジェクトではなかったかなと思っています。

いずれにしても到底私達のみで手探りで移行することはなかなか難しかったと思いますので、吉積情報さんのサポートは本当に助かりました。これからもよろしくお願いいたします。

結びの言葉（吉積情報より）

日音のご担当者様の皆様とは、とても円滑なコミュニケーションの中で、様々なことを率直に検討しあいながらプロジェクト
進行させていただきました。プロジェクトメンバーの皆様各々がとてもコミュニケーションや情報共有をとてもされていらっしゃり、連携や結束の固さも伺えました。

短い導入期間の中でも本当に密度の高いコミュニケーションを取らせていただき、皆様のお人柄も暖かく、サポートする側としてもとてもスムーズに行うことができました。本当に感謝申し上げます。

今回のプロジェクトでは、「各社員が如何に戸惑わないか」という視点でとても真剣に議論され、いつも社員様からの問い合わせに真摯にご対応いただいていたのが伺えました。

これから全社員様が Google Workspace に慣れ、本当に細かな問い合わせが多数入ってくるかと思いますので、ぜひ引き継ぎ 吉積に導入を任せてよかった、と思っていただけるようサポートを差し上げていきたいと思います。

2022年7月公開（取材・文/吉積情報）