導入前の
課題

💡老朽化したシステムの置き換えが目的ではなく、社員の働き方をDXで大きく変え、「生産性向上の実現」と「環境変化に対応できる会社の基盤作り」をしたかった。

導入した
決め手

💡Google Workspace の本質やコンセプトの説明、導入から活用までの内製化を一緒に考えてくれるのは、吉積情報であった。

インターネットが繋がればすべての機能が利用できることや直感的に操作できること等が Google Workspace の魅力

- Google Workspace を検討することになったきっかけを教えてください。

当社では、Google Workspace 導入前はオンプレミスのグループウェアを運用していました。
既存のグループウェアからの切り替えを検討したきっかけは2つあり、1つめは以前使用していたグループウェアのサポートが終了し、変更しなければいけないタイミングだったこと、2つめはコロナ禍ということもあり、テレワーク等の社会情勢の変化を受け、「このままのオンプレミスのグループウェアでいいのだろうか？」という懸念がありました。

社員からは「社内でしか使えないグループウェアは、外出先からタイムリーに情報共有や意思決定ができない」という現実的な課題もあり、グループウェア刷新時にはクラウドを利用して、社員の働き方を大きく変え「生産性向上を実現したい」「環境変化に対応できる会社の基盤作りをしたい」という想いがありましたね。
そこから、グループウェア・コラボレーションツールの選定に入り、複数のシステムをデモンストレーションしてもらいました。

その中でも Google Workspace は、「インターネットが繋がればすべての機能が利用できること」や「直感的に操作できること」、「最新機能が瞬時に提供されること」、 Google ならではの「検索」の強味、更に「共有・共同編集」の概念が根底にあるところが、他のグループウェアにはない魅力であり、それらを鑑みて、私たちは Google Workspace の導入を判断しました。

- Google Workspace を検討する上で懸念していたことはありますか。

既存のグループウェアには、ワークフロー機能がついていたので、Google Workspace にワークフロー機能がないことが懸念でしたが、Google Workspace とシームレスに連携ができる rakumo ワークフローを同時に導入したので、その点もクリアになりました。

rakumo のワークフローについて詳しく解説しているセミナー動画はこちら

「導入から運用までの内製化」を一緒に考えてくれるのは吉積情報だけだった

- Google Workspace を導入するにあたって、数社プレゼンの上、吉積情報を選んでいただきましたが、他代理店ではなく吉積情報にした決め手はありますか。

導入前に大手代理店の支援サポートやポータルサイトの構築・サードパーティ製品の導入支援を行っている代理店からプレゼンしてもらい、どの代理店が弊社の課題や導入目的と合致しているか等のアンケートを取ったのですが、弊社の思い描いているものとプレゼン内容が合致していたのが、吉積情報さんでしたね。

吉積情報さんの営業担当の方は Google Workspace について非常に熟知しており、ただのシステムの置き換えではなく、「働き方の変革」に焦点をあてたお話を聞かせていただき、
「 Google Workspace の本質やコンセプトの説明」、「導入から運用までどうやって内製化していくか」を一緒に考えてくれるのは吉積情報さんだけでした。

また、私たちはシステム構築と同時に Google のカルチャーや働き方について教えていただきたいという想いもあったので、導入支援サービスの「My Start for Google Workspace」がとても魅力的でした。

DX（変革）を求めている中でいい相談相手のような対応をしていただいたのがありがたかった

- 吉積情報の導入支援プログラム「My Start for Google Workspace 」の感想を教えて下さい。

満足度は高いですね。 Google が開発し、Google が利用しているツールの「考え方」や「理念」を教えていただいたこともあり、いい相談相手のような対応をしていただいたのがありがたかったです。
課題についても解決までのスピードが早く、先行ユーザーの導入から徐々に全社展開していき、本稼働までとてもスムーズに行うことができました。
Google Workspace の導入と同じタイミングでスマートフォンの導入プロジェクトも同時進行していたのですが、その課題も「 My Start for Google Workspace 」で相談させてもらいました。特にセキュリティ設定を重点的に支援してもらったのはありがたかったです。
ITやシステム管理者にとって、とても素晴らしいサービスだと感じます。

「Google Workspace を導入して、働き方が大きく変化した・一部変化した」と回答している人が8割

- Google Workspace 導入後の効果について教えてください。

実はこれも利用者に導入後のアンケートを取っていて、「Google Workspace を導入して働き方が大きく変化した」「一部変化した」と回答している人が8割でした。
残りの2割の人も決してネガティブな意見ではなく、「ITを活用する人財育成や仕組み作りが必要」「これからを期待している」等の前向きな意見が多かったのも印象的でした。

Google Workspace 導入後に得られた具体的な効果としては、情報共有や意思決定のスピードが飛躍的に向上したことが上げられます、また、メールやスケジュール、オンライン会議システム等のコミュニケーションツールが統一され、利用者の利便性向上や管理者の業務削減が実現しました。定量面では、電話や通信、システム関連等の全体最適化を行ったことで、大きな経費削減効果がありましたね。人財育成という面においては、新入社員研修でハンズオンセミナーを開催し、部署に配属後、速やかにチームでコミュニケーションが図れる取り組みも始めました。

「My Start for Google Workspace 」は、働き方・考え方を変えたい企業におすすめ

- どのような企業に弊社のサービスをおすすめしたいですか。

導入支援のサポートを他社で検討している場合、自社の目的が「働き方をDXで変えたい」なら、一度吉積情報さんに相談されるのが良いと思います。
また、システムエンジニアや情報システム担当者が、「自分たちだけでDXをやっていけるのか？」と悩んだときに、「技術面」「サポート面」両方の側面で支援してもらえる「 My Start for Google Workspace 」のサービスはとてもありがたいです。
少ない回数でも「My Start for Google Workspace 」を使うことを私たちの経験をもっておすすめします。

結びの言葉（吉積情報より）

こころネット様は、「働き方をDXで変え、環境変化に対応できるシステム基盤を構築したい」というチェンジマネジメントのアプローチや「外注任せにせず、社内でどうやって運用していくか」に焦点をあてた業務改革を進められてきました。

自社内でユーザー向けの YouTube の学習コンテンツを作成される等の自走して改革を進める組織のカルチャーに私たちもとても大きく感銘や刺激を受けましたし、そうした企業のご担当者様から評価いただけたことは、とてもありがたく感じます。なにか今後もお困りごとがあればご相談いただければと思っています。今後とも末永くよろしくお願いいたします。

2023年4月記事作成（取材・文/吉積情報）