弊社は1995年にパソコンを導入し、同時に社内ネットワークも構築しました。当初は社内メール、掲示板、スケジュール、施設予約などをネットワーク上で管理するようになりましたが、使い勝手の悪い点もありました。

その一つが社内と社外のメールソフトを別々に使用する必要性です。このような状況は非常に不便であり、出張先などでの社内ネットワークの利用もできないというのも問題です。また、社内サーバーを使用するイントラネットも改善したい点でした。
セキュリティ以前に、日常業務の速度に問題があるという状態で、社内サーバーの容量が制限されているため、負荷がかかると遅くなってしまいます。特に朝の業務開始時間には多くの人が同時にアクセスしているため、グループウェアが開かないこともありました。売り場の担当者が、グループウェアを使うことができるのはオフィスに入ったときや休憩時間などの場合だけです。
このため、全社員宛のメールなどを確認するためにかなりのタイムロスが生じますし、使うことが面倒になってしまいます。

これらを解決するため、私たちは2011年頃から新しいグループウェアを検討するようになりました。

インターネットで様々な情報を調べたり、カタログを取り寄せて吟味したり......いろいろと調べた結果、Google Workspace に決めました。
導入の決め手となったのは、「クラウドサービスである」という点です。ネット上にサーバーがあり、情報を蓄積していくということで、システムやデバイスに縛られることがありませんし、容量も大きいため、あらゆる制約がなくなることを期待しました。 Google は、最初からクラウド化を見越して設計されているというイメージがあり、提供するメーカーの中でも信頼性が高いと判断しました。

一方で社内規約など、会社の根幹となるような情報をネット上で管理することに対する懸念もありました。そこはサービスを提供している Google という会社を信用するか否かという部分だと思いますが、弊社は「信用するに足る」と判断したわけです。

まず、2012年に Google Apps を導入するときに吉積情報さんにかなりのお手伝いをいただきました。それから時がたち、情報システム部にスキルのある人が入ったので、自社でかなり対応ができるようになりました。しかし、2021年末に、 Google Workspace Enterprise Standard に変更の契約をする際には、吉積情報さんのサポートが必ず必要になると考え、MyStart for Google Workspace を頼んで本当によかったと思います。スプレッドシートでの質問のやり取りを迅速かつ丁寧に対応していただいたことも大変助かりました。

吉積情報さんに、がっつり入ってサポートするプランではなく、疑問点が出たときに調べてもらい、必要な時にサポートするという柔軟な対応をしていただいています。このような柔軟な対応で、困ったときにすぐサポートしてもらえるということが大変助かっています。

Google Workspace を導入してから、活用が進んだツールは Google Meet や Google Chat です。
元々は東京オリンピックでの出勤制限を想定して DX 対応の準備をしていたのですが、コロナ禍になってから、想定よりも早く DX 対応が求められました。これを機に Google Meet や Google Chat の活用がかなり増えました。
また、スプレッドシートや Google フォーム の活用も広がり、ペーパーレス化が進んでいます。今までの、印刷して回覧したり、店舗に提出するといった作業がかなり減りましたので、紙を使うこともかなり少なくなりました。

また、Google Workspace の導入後、弊社では売り場担当者に対する情報発信の仕方が大きく変わりました。弊社は多くの商品情報を持つ文房具会社であり、新商品情報は毎週の新商品会議に加え、直輸入商品などもあり、約15万アイテムを扱っています。
以前は、これらの情報を売り場担当者に伝えるためにプリントを手渡しするという形式でしたが、 Google Workspace を導入することにより、サイト上にアップして閲覧できるようになりました。また、売り場担当者にはiPadやiPhoneを貸与しており、いつでも情報にアクセスできる状況が整いました。
これにより、売り場担当者は、以前のように休憩中などにチェックする必要がなく、情報が必要なときにいつでもアクセスすることができるようになりました。これにより、売り場担当者は常に最新情報に触れており、より良いサービスを提供することができるようになりました。

大人数で更新を行う必要がある作業に関しては、Google Workspace のドキュメント作成ツールを使っています。リアルタイムで編集ができるため、多数のユーザーが同時に作業することができます。また、共有が簡単であり、グループでの作業にも適しています。
Google サイトは、ポータルサイトの表紙として使っていて、サードパーティ製のツールをまとめるWikiのような使い方をして役立っています。

Google Workspace は、メール、ドキュメント、カレンダー、チャット、ビデオ会議など、あらゆるタスクを簡単に実行することに役立つので、DXにこれから取り組もうとされている小規模な企業にも最適だと思います。すべてオンラインであり、場所に関係なくアクセスできるので、拠点数のある企業にも最適だと思います。