経営刷新を機に浮き彫りになった、旧環境の課題

ショーワグローブ株式会社 情報システム部 情報システム第2課 課長 / 成田 真大 様

― プロジェクトが発足する前、情報システム部門として最も解決したかった課題は何でしたか。

成田様：2023年に代表取締役に就任した星野より、製造、販売についてデジタル技術を大いに活用し、DXを推進していく、という号令がありました。その中でまずは、従来の「会社に出てきて仕事をする閉域ネットワーク」から、「どこにいても仕事ができる環境」を目指す方針が出されました。その中で、クラウド環境で利用できるグループ法人共通のグループウェアを導入することが必須である、という共通認識でこのプロジェクトが発足しました。

竹野様：グローバルでの非効率な情報共有からの脱却と働き方・発想の変革です。旧環境ではローカルファイル作業が中心のため、世界約5,800名のグローバル拠点全体で最新情報を共有することが難しい状況でした。システム刷新を通じて、「現在の延長線上ではない」クラウドベースの働き方を導入し、全社の行動とカルチャーを変えることが最重要課題でしたね。

成田様：一社員として感じていた事としては、海外法人とのファイル交換はメール添付が中心でした。エンジニアリンググループでは図面データ等容量が大きいものは、出張の際にHDDに保存して更新していたのを良く覚えています。海外と共有するサーバーもあったのですが、接続するのに時間もコストもかかっていましたね。

― 新社長就任が大きなきっかけだったのですね。

成田様：大きなプロジェクトを推進していくうえで、ある程度のトップダウンとして「強いメッセージ」があったことが重要だったと感じます。DX推進のメッセージは、短期的な生産性向上よりも、カルチャーを変革し将来の成長を目指すための「投資」として捉えられていました。Google Workspaceの活用が浸透してきた今、費用対効果はこれからみていこうという段階です。

なぜ「カルチャー変革」のためのGoogle Workspaceだったのか

ショーワグローブ株式会社 情報システム部 情報システム第2課 / 竹野 奈津子 様

― グループウェアの導入にあたり、Microsoft 365が最も比較され得る対象になるかと思います。今回貴社がGoogle Workspaceが最適だとご判断された決め手は何だったのでしょうか。

竹野様：私たちが今回のプロジェクトで目指したのは、単なる「システムの置き換え」ではありませんでした。それは、旧環境の延長線上でシステムを選定してしまうと、「業務は進化していかない」という危機感があったからです。そのため、Microsoft 365を選ばなかったというよりも、経営層からのミッション「現在の延長線上ではない、非連続な成長を実現すること」を達成するために、「カルチャーを変える」ツールが必要でした。結果として、Google Workspaceがその思想に最も合致していると判断した、というのが実態です。

成田様：「Officeを使わずにやっていけるのか」という懸念は正直ありました。特に、社外とのやり取りでは、ExcelやWordのファイルが主流です。こちらがGoogleスプレッドシートやドキュメントを使っても、相手先とのファイルのやり取りで、結局はOfficeが必要になることは予想していました。ただ、「DXとは既存の延長線上ではない、大きな変革だ」という点には共感していましたし、そうしないと変われないだろうと納得しました。担当者としては、「大変だろうけど、なるようになる」と、ある意味、腹を括った、というのが率直なところですね。

竹野様：Microsoft 365との比較については、機能面だけで比較をしてしまうと、Microsoft 365の方がリッチな機能を有していることは理解していましたが、このプロジェクトで一番大切にしたかったことは、グループ会社の社員全員によるクラウド上でのコラボレーションでした。そういう意味において、各機能は最小限まで絞り込んでシンプルにされており、複数ユーザによる同時編集と共有を重視したGoogle Workspaceはまさに理想のサービスでした。

ー 「クラウドベースでの働き方」や「カルチャーの変革」といったソフト面と、「セキュリティ」や「運用負荷」といった技術・コスト面の要件を、どのように両立させて選定を進められましたか。

成田様：技術面については、グループウェアを導入する前に、セキュアなインフラ基盤を構築するプロジェクトを先んじて進めていました。当時のCDXOが、まずグループ全体のインフラ基盤として、クラウドセキュリティサービス、EDR、MDM、IdPの新規導入を決断したため、ゼロトラスト環境の構築に目途がついた状態でグループウェアの導入に着手できたのです。運用面においても、各種サービスはSaaSであることを徹底し、情報システム部の運用負荷を極力下げることを重視しました。もちろんコスト面では、今までかかっていなかったものが外増しとなったわけですが、ここは経営陣の「何が何でもDXを達成する」「必要なコストは惜しまずかけていく」という強い意志のもと、推し進めていくことができました。

導入の決め手となった、パートナーの「熱意」と「専門性」

ー 最終的に「Google Workspaceで行こう」という決断に至った、きっかけとなるタイミングや出来事があれば教えてください。

竹野様：ご提案いただいたプロジェクト担当の方がGoogleから認定を受けている「Work Transformation Trainer」という資格をお持ちであったこと、そしてその熱量と「非連続な成長」に向けた当社の課題に真摯に向き合う姿勢に大きな魅力を感じました。カルチャーを変革するための「思想」を持ったツールと、その導入を成功させる経験豊富なパートナーであると確信し、その時点で他の選択肢はなくなりましたね。

成田様：最終的にGoogle Workspaceを導入したい、という思いに至ったのは、プロジェクト担当者の存在が大きかったです。プロジェクト担当者のおっしゃられた「Googleを導入するということは、Googleの働き方を導入すること。働き方を変える、カルチャーを変えることである」という点に非常に感銘を受けました。もはや機能やコスト比較ではなく、このカルチャーを変えるという一点でGoogle Workspaceを入れるべきだと確信するほどでしたね。もう一点は、長年Googleに情熱を注いでこられた方と、是非とも一緒に仕事がしたいと思った点です。

ー 最終的にパートナーとして吉積情報をお選びいただいた、一番の決め手は何だったのでしょうか。

竹野様：一番の決め手は「熱意と経験に裏打ちされた、働き方を変革するノウハウがあること」でした。特に、カルチャー変革への熱意と、「Googleのことは何でも知っています」「やったことあるので大丈夫です」というグローバル案件への圧倒的な経験です。また、技術的な疑問に対し、即座に説明動画を作ってくださるなど、レスポンスのスピードと的確さが他ベンダーよりも群を抜いており、信頼感がありました。それらを踏まえたうえで、どういうパートナーに伴走してもらうかという重要な問いに対し、弊社にとっては吉積情報が最適だと感じたのも大きな理由です。

成田様：「吉積情報さんとならやりきれる」と思えたことが一番大きかったと思います。サービスやツールは導入して終わりではなく、永続的に進化していくものですし、Google Workspaceも当然進化していく。カルチャーを変えていくためには、そのSaaSのカルチャーを強く発信できるパートナーでないと実現できないと思ったのです。
そういった点で、プロジェクトが始まってからは「吉積情報さんでよかった」と何度も感じました。技術力だけではなく、「ショーワグローブのカルチャーを本気で変えるんだ」という熱意や、我々を引っ張っていってくれる推進力。そういった部分が、最終的な決め手になったのではないかなと思いますね。

最大の山場「Officeの壁」と、グローバル展開の工夫

ー 実際のプロジェクトが始動してから、「これは想定外だった」「ここが一番の山場だった」と感じる、技術的なハードルや組織的な壁はありましたか。

成田様：最大の山場は、Office利用に関する従業員からの強い反発でした。特にローカル環境でOfficeファイルを使用している部門からの反発や、「既存Office利用ファイルはどうするのか」「お客様とのファイル共有はどうするのか」といった声は、私たちの想定以上に根強かったです。

竹野様：一番の山場は、メーラーの切り替えでした。これまで各法人で決めたメーラーを使っていたため、DNSサーバの設定変更がエンドユーザにも影響する作業となりました。これを乗り越えるため、吉積情報の方に都度設定値の確認をしていただきつつ、海外拠点については、現地ITスタッフと密に協力し時には現地時間に合わせた対応を行うことで、混乱なく移行を完了させました。

ー その課題にはどうアプローチされたのでしょうか。

成田様：Googleサービスへの移行のため、マクロからGASへの変換やファイルの変換方法の提供など吉積情報さんのサポートを受けながら、地道に移行を進めました。同時に、「どういったケースで本当にOfficeが必要なのか」をヒアリングし、その利用実態の整理も行いました。とはいえ、「社外のお客様とのやり取り」など、現実的にGoogle Workspaceだけでは完結しない業務も多くありました。最終的には、そうした我々のサポートを経ても、なお「業務上必須である」と判断された従業員は、申請してもらった上で、アプリケーションをインストールするという形で着地しました。ただ、一番最初にMicrosoft Officeは原則利用しない、という前CDXOのメッセージは強力であり、まずはMS Officeを使わずにどこまでできるかについて全社で検討できたことは良かったと思っています。結果として、現在社内資料については、ドキュメント、スプレッドシート、スライドはGWS上で管理され、共有リンクを貼り付ける文化が根付きました。クラウドのコラボレーションが可能な環境で仕事をすることの素晴らしさが体感できたのは良かったです。

ー 特に、海外拠点へ展開する際、考え方を伝えるために工夫されたことはありますか。

竹野様：海外拠点では、まず「カルチャーを変える」という思想を伝えることに注力しました。初回は逐次通訳で説明会を実施しましたが、集中しづらいという課題があったため、二回目以降は同時通訳に変更しました。さらに、スペイン語圏の従業員には、スペイン語通訳者をアサインして説明会を実施し、言語の壁を解消する工夫をしました。

ー 海外拠点では、導入に対する反応に違いはありましたか。

竹野様：海外拠点によって異なりました。新しいものに対しての抵抗感が強い地域がある一方、ITに強く率先して取り組む地域もありました。ハレーションを少なくするために現地の担当者から各拠点のDXメンバーを選出し、そのメンバーから現場に展開する形で進めました。時差はあったのですが、現地時間に合わせたリアルタイムでのトレーニングをすることで、可能な限り寄り添うことを意識しました。DXメンバーは20代から30代の非役職者が中心でしたね。

「思想」を伝えるトレーニングと、「GooTorial」活用による自走支援

ー 実際のプロジェクトにおける、吉積情報のサポートや提案はいかがでしたか。

成田様：サポートの一環として提供いただいた、Google Workspace活用教材の「GooTorial（グートリアル）」が便利でしたね。Gmailやカレンダーといったツールの基本的な使い方が動画で分かりやすくまとめられているので、我々のトレーニングや問い合わせ対応を行う上で役立ったのはもちろん、従業員自身が個別で利用してくれています。我々からの質問へのスピーディーな対応と、GooTorialのような体系化されたサポートツールの両面で、助けていただいたと感じています。

竹野様：レスポンスのスピードと的確さには大変満足しています。圧倒的な経験に基づいた解決策を一発で提示してくれる安心感は絶大でした。また、些細な疑問にも、5〜10分の解説動画を即座に作成してくださるなど、その熱意と技術力にプロジェクト中、常に助けられました。

ー 従業員の皆様へのトレーニングや説明会はいかがでしたか。

竹野様：単なる機能説明ではなく、「Google Workspaceの良さ」や「いかに良いコミュニケーションをしていくか」といった思想の部分から伝えてもらえた点が良かったです。まず意識を上げる前段を設けてから使い方を説明するという、カルチャー変革を促すバランスの取れた内容で、全従業員へ新しい働き方を浸透させるのに効果的でした。

成田様：トレーニングや説明会についても、非常に丁寧に行っていただけたと感じています。「これからの働き方は、こんな風に便利に変わっていくんですよ」といった、未来へのメッセージと期待感を伝えてくれる内容でした。劇的な変化に不安があった中で、「変わることへの前向きなメッセージ」を発信していただけたことは、ありがたかったです。

ー Google Workspaceへ移行直後、情報システム部門に寄せられる問い合わせはいかがでしたか。

竹野様：問い合わせ件数は想定と比べて多くありませんでした。これは、事前に「新しい働き方」の思想を伝えるトレーニングに注力した効果だと考えています。寄せられた内容は、主にOfficeとの互換性やGoogleドライブの仕様に関する細かな質問が中心でしたが、FAQを整備したことでスムーズに移行期を乗り切ることができました。

成田様：移転直後は、特に Google Drive の「権限設定」に関する問い合わせが多く寄せられました。従来のWindowsのファイルサーバーのように「アクセスを制限する（閉じる）」という考え方と、Google Driveの「必要な人に共有（公開）していく」という考え方自体が根本的に違ったため、戸惑うことが多かったのだと思います。「GooTorial」などで、Gmailやドライブの基本的な操作については、従業員自身で解決してくれる部分も多くありましたね。

「共同作業が当たり前」に。導入後に実感する、働き方の“変化”

（左から）吉積情報株式会社 カスタマーサクセス部 ジェネラルマネージャー / 阪口 優美、セールスマーケティング部 / 松浦 真美、セールスマーケティング部 アシスタントマネージャー / 池平 基紀、ショーワグローブ株式会社情報システム部 情報システム第2課 / 竹野 奈津子 様、情報システム部 情報システム第2課 課長 / 成田 真大 様

ー 導入から時間が経過し、「Google Workspaceに変えて良かった」と実感される具体的なシーンがあれば教えてください。

竹野様：一番実感するのは、会議前の資料準備やバージョン管理が劇的に楽になったことです。以前はローカルファイルをメールで送り、最新版がどれかわからないといった非効率がありましたが、現在はGoogleドライブで常に最新の資料を共有し、全員で同時編集できています。この「共同作業が当たり前」になったことで、意思決定のスピードが上がり、業務効率が大幅に向上しました。

成田様：導入前は、日程調整のたびにメールで「何日の何時はご都合いかがですか？」と伺う必要がありましたが、現在は、Googleカレンダーで関係者の予定が一目瞭然なので、空いている時間にすぐ予定を設定できます。あと、Geminiがすごく便利で、メールの要約や資料作成の補助など、日々の業務効率が格段に上がったと感じています。今後は、GASやAppSheetといったツールを、従業員が自ら活用していくことで、さらに便利になると期待しています。

ー 特に海外拠点との情報共有やコミュニケーションにおいて、「ここが変わったな」と実感された具体的なエピソードはありますか。

成田様：導入前は、海外出張時や社外から国内のファイルにアクセスすることができず、外部ストレージにコピーして持ち出す、といったことが行われていました。今は、Google Workspaceに変わり、すべてのデータがGoogle Drive上にあります。海外メンバーともファイルが共有できたことで、すごく利便性が上がったと感じています。

竹野様：海外グループ全体での会議資料の更新が大きく変わりました。以前は打合せ前までに資料をつなぎ合わせる必要がありましたが、今は打合せ中に変更した内容が即座に更新される圧倒的なリアルタイム感です。また、情報システム部としても、海外拠点の端末・ユーザ管理に関する情報共有や確認が迅速にできるようになり、業務がスムーズになりました。

ー 「働き方」や「社内のカルチャー」という面で、何か変化やその兆しを感じていらっしゃいますか。

竹野様：GWS導入後、従業員が資料の「原本をメールで送る」のではなく、「リンクを共有する」ことが当たり前になってきました。情報がアクセスしやすい状態になったことで、部署や国境を超えて「共有して当たり前」という意識が芽生え始めているように感じています。

成田様：以前は会議のたびに紙の資料を印刷して配布するのが当たり前でしたが、今はGoogle Driveにある資料を、各自がPCの画面で見ながら進めることが当たり前になっています。また、Meetでつなぎながらファイルを開いて、共同編集する、といった使い方も当たり前のようになっています。こうした変化が、カルチャーの変化につながっていると思います。

ー 現在、情報システム部門として運用負荷やセキュリティ管理の面で「楽になった」と感じる部分はありますか。

竹野様：セキュリティ面でも、ゼロトラストネットワークの基盤で管理がしやすくなっています。一方、新たに見えてきた課題は、Googleドライブの構成をどう最適化していくか、また、複雑になりがちな権限設定をいかに適切に管理・統制していくかという点です。

成田様：オンプレミスのサーバーがなくなったことで、運用負荷やコストがまるごと不要になったのは、非常に大きなメリットだと感じています。新たに見えてきた課題は、機能が多すぎて活用しきれていないことです。AppSheetやGASなど、本当に色々なアプリがあるので、それらを使いこなしていきたいですね。

「システム導入」ではなく「行動変革」。移行を成功させるためのアドバイス

ー 同じように基幹グループウェアの移行や導入を検討される方へ、メッセージやアドバイスをいただけますでしょうか。

竹野様：グループウェア移行は、単なるシステムの入れ替えではなく、「働き方やカルチャーを変える」ことが目的です。機能比較ではなく、「どういう思想で働きたいか」という視点でツールを選び、その目的を全社に浸透させることが大事だと思います。また、圧倒的な経験と熱意を持つパートナーを選ぶことが、グローバル移行を成功させる上での最も重要な点ではないでしょうか。

成田様：導入の初期段階では、やはり相応のエネルギーが必要になりますね。長年使い慣れたツールからの移行は、従業員の戸惑いや抵抗が少なからずあると思います。ただ、大切なのはシステム導入を目的と考えるのではなく、「システムを入れて、行動を変えて、変化を出す」ことだと考えています。「会社を変えたい、文化を変えたい」という強い気持ちがあるなら、たとえ難易度が高くてもチャレンジした方が、長期的には会社のためになるのではないでしょうか。

そこを乗り越えると、Google Workspaceの良さが実感できるはずです。従業員自身が使い方を調べたり、問題を解決したりできる情報源が吉積情報さんの「GooTorial」を始めとした教材だけでなくインターネット上にも豊富にあり、利用者が「自走しやすい」という点は特に優れていると感じます。慣れてしまえば、日々の業務効率やスピードが向上することを実感できると思いますね。プロジェクトを成功させるには、こうした「熱量」も重要です。ですから、自分たちの「変わりたい」という想いを理解し、共に汗をかいてくれるパートナーを選ぶべきだと感じています。

ー 本日は貴重なお話をありがとうございました。

インタビュー後に、素敵な展示スペースを見学させていただきましたので、一部ご紹介させていただきます！
壁面の「手」のイラストに合わせてモニターをスライドさせると、その位置に応じた手袋製品情報が浮かび上がるインタラクティブ展示。気になる情報にタッチすることで、詳細を見ることもできました。
多くの「守る」が世界中に展開されている、ショーワグローブ様のグローバルなスケールと、製品開発への熱意を肌で感じられる空間でした。
改めて、ご案内いただきありがとうございました。

2025年12月記事作成（取材・文/吉積情報）