Google ToDo リストの使い方 Google カレンダーやGmailとの連携でタスク管理を効率化

日々、様々な業務に追われるビジネスパーソン。そのなかで「メールの返信や、細々としたタスクを忘れてしまう」と言ったことはないでしょうか。

今回紹介するのは、そのような方におすすめの、 Google のタスク管理ツール、「 Google ToDo リスト (旧  Google Tasks )」です。

本記事では、Google ToDo リストの概要・できること・使い方について解説していきますので、ぜひ活用してみてください。

この記事はこんな方にお薦めです。

タスクを忘れないように、ToDoリストを活用したい
・Google のサービスを使っていて、ToDoリストについて詳しく知りたい

Google ToDo リスト とは

まずは Google ToDo リスト の概要について説明します。

  • PCやスマートフォンでタスクを管理できるツール

Google ToDo リストは、 Google が提供しているタスク管理ツールです。Google Workspace (旧 G Suite) や、通常の Google アカウントを持っている方は、無料で利用することができます。

PCからだけでなく、アプリをダウンロードすればスマートフォンやタブレットからも利用できます。もちろん、同じ Google アカウントでログインすれば、自動的に同期され、どの端末からも最新の情報が確認・編集できます。

  • GmailやGoogle カレンダーなど Google の他の機能と連携できる

Google ToDo リスト最大の利点・特徴は、他の Google の機能と連携して同時に使えることです。ある作業をしながら、ToDoリストを横目に入れることができるので、やるべきことを忘れずに作業できます。

特に、 Gmail や Google カレンダー との連携は、業務効率化にとても便利です。

Google ToDo リスト はこんなもの

・Google が提供しているタスク管理ツール

・同じアカウントを使えばPCでもスマホでも利用可能

・Gmail や Google カレンダーとの連携ができる

Google ToDo リスト でできること・できないこと

ここからは、 Google ToDo リスト でできること・できないことを具体的に解説していきます。

  • ToDo リストの作成

ラジオボタン付きの ToDo リスト を作ることができ、タスク管理ができます。

ラジオボタンを押すと「タスク完了」という意味になり、そのタスクは「完了」リストに移ります。これにより、いまやるべきことのうち何が残っているのかが明確になります。

  • 通知の設定

タスクに日時を設定すれば、指定された時刻に通知が来るようになり、やり忘れを防げます。

日時を設定すると、その時刻に通知が来る
  • 繰り返しの設定

毎日・毎週など、定期的に行うべきタスクは、繰り返しの設定を行うことで、一度にまとめて設定ができます。

繰り返しを設定すれば、毎回通知が来るようになる
  • メールをタスクに追加

Gmail からメールをドラッグ&ドロップすることで、メールをそのままタスクに追加することができます。

重要な会議のメールを忘れないように保存したり、メールの返信そのものをタスクにして忘れないようにしたり、非常に便利な機能です。

メールをそのままタスク化できる
  • タスクをカレンダーに表示

タスクに日時を設定することで、 Google カレンダー に表示させることが可能です。予定の可視化に大きく貢献すること間違いなしでしょう。

タスクに日時を設定するとカレンダーに同期される
  • 他のユーザーとのタスク共有はできない

 Google ToDo リスト では、他のユーザーとの ToDo リストの共有はできません。共有目的であれば、Google Keep を使うのがおすすめです。

Google ToDo リスト の使い方:基本編

ここからは、 Google ToDo リストのPCからの使い方について詳しく解説していきます。まずは基本的な使い方からです。

  • サイドバーから開ける

「そもそもどこから開いていいのかわからない」という方もいらっしゃると思いますが、実は開き方は簡単です。

Google カレンダー・Google ドライブ・Gmail・Google ドキュメント・Google スプレッドシート・Google スライドのサイドバーからアイコンをクリックするだけ。「アイコンは見たことがあった」という方も多いでしょう。

  • リストの作成

Google ToDo リストは、まず「リスト」という単位で管理されています。タスクにも種類や優先度があるので、それらの分類ごとにタスクを分けたい時に便利です。

「新しいリストを作成」から、リストの名前を入力するだけで作ることができます。

  • タスクの作成

新しいタスクは、上の「タスクを追加」をクリックすることでできます。

タイトル・詳細・日時・繰り返しの有無を入力するだけで、タスクの作成完了です(ただし、いずれも必須入力ではありません)。

  • サブタスクの追加

タスクの中には、大きな1つのタスクの中に小さなタスクがいくつもある場合があります。このような時は、「サブタスク」を使うと便利です。
サブタスクを入れたいタスクを選択し、右側の3点ボタンをクリックすると、サブタスクが作成できます。入力するのは、タスクと同様、タイトル・詳細・日時・繰り返しの有無です。

なお、「サブタスクのサブタスク」のような入れ子構造にはできないことにご注意ください。

Google ToDo リスト の使い方:応用編

ここまでで一通りのタスク説明は終わりです。ここからは、他の機能と連携させて、Google ToDo リスト をさらに使いこなすためのコツを紹介します。

  • 通知を設定してカレンダーに表示する

タスクを追加したときに、日時を設定すれば、それを Google カレンダー に表示することができます。

 Google カレンダー を開くと、「マイカレンダー」の部分に「ToDo リスト」という表示があります。ここにチェックを入れると、日時を指定してあるToDoリストがカレンダーに表示されるようになります。

毎日・毎週などの繰り返し設定もしっかり反映されます。

  • Gmailに期限を設定して返信漏れを防ぐ

Gmailの画面で Google ToDo リスト を開くと、さらに便利な使い方ができます。

メールを右側にドラッグアンドドロップするだけで、そのメール自体がタスクとして追加されるのです。

この場合、ToDo リスト に当該メールへのリンクが貼り付けられるため、必要な時にすぐにメールの内容を確認することができます。

時刻を設定しておけば、メールの返信を忘れることがなくなるでしょう。

Google ToDo リスト はスマートフォンアプリからも利用できる

 Google ToDo リスト は、 iPhone / Android のスマートフォン・タブレットからも利用できます。ここでは、基本的な使い方を紹介します。

  • アプリをダウンロードする

スマートフォン・タブレットからは、「 ToDo リスト 」アプリを利用します。App Store や Google Play からダウンロードしましょう。

  • リストを作成する

リストを作成するには、左下のハンバーガーボタンを押します。「新しいリストを作成」という画面が出てくるので、それをタップし、タイトルを入力すれば完成です。

  • タスクを作成する

タスクを追加する際は、下の「+」ボタンを押します。PCと同様、タイトル・詳細・日時・繰り返しの有無を入力すれば、タスクの完成です。

サブタスクを作りたい時は、親となるタスクをタップします。アプリ版ではサブタスクのタイトルを入力することはできますが、サブタスクに日時や繰り返しの有無を入れることはできません。

  • ウィジェットを作成する

スマートフォン・タブレットでは、ウィジェットという機能を使うことができます。これは、ToDoリストを小さくホーム画面上に表示してくれる機能です。

 Android でウィジェットを使うには、 ホーム画面に戻り、何もない場所を長押しします。「ウィジェットを貼り付け」をタップすると、利用可能なウィジェット一覧が出てきます。そこから「 ToDo リスト」を探してタップすれば作業完了です。

iPhone では、任意のアプリを長押しし、「画面を編集」をタップ。左上の+ボタンからウィジェットを探してホーム画面に組み込めば完了です。

Google ToDo リスト を使いこなしてタスク管理を効率化しよう

この記事では、Google ToDo リストの概要と使い方を解説しました。

重要なのは、この機能は他の機能と連動させて補助的に用いた時に効果が高い、ということです。

GmailやGoogle カレンダーと連動させて使うことで、タスク管理を効率化しましょう。