堀川 茉莉絵

Google ドライブの使い方解説!ファイル・フォルダ共有方法も

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「Google ドライブ (Google Drive)の使い方を知りたい」

「スマホから Google ドライブを利用するには?」

「Google ドライブに保存したファイルやフォルダを共有したい」

Google ドライブを使えばインターネット上にファイルを保存することができるため、ネット環境があれば場所やデバイスを問わずアクセスしたり、共有したりできます。

本記事では Google ドライブの基本的な使い方を解説しています。Google ドライブを活用してファイル管理を効率化しましょう。

Google ドライブとは

Google ドライブ (Google Drive)は Google が提供するクラウドストレージです。

お使いのモバイル デバイス、タブレット、パソコンから、ファイルなど様々なデータをやフォルダを「Google ドライブ」(クラウド)に保存し、共有、共同編集することができます。

参考引用元:個人向けのクラウド ストレージおよびファイル共有プラットフォーム - Google

Google ドライブ で可能になる一例として・・・

Google ドライブの機能で・・・

こんなことができます!

インターネット上に
ファイル・フォルダを保存

PC・タブレット・スマホから利用する

保存したファイル・フォルダの
共有や共同編集

グループで写真をシェアする
チームでプレゼン資料を共同作成する

いつでも・どこでも・誰とでも・リアルタイムで、作業をすることができますね。

Google ドライブは、Google アカウントを持っていれば誰でも 15 GB 分の無料ストレージを利用可能。ビジネス向け Google Workspace ユーザーにはさらに大容量のストレージが用意されています。

また、個人用アカウントで保存容量を増やしたい場合は、有料オプションも用意されています。

Google ドライブにはマルウェアやスパムなどに対するセキュリティ保護機能が搭載されているので、セキュリティ面でも安心してお使いいただくことができます
Google ドライブのセキュリティに関しては以下の記事で解説しています。

Google ドライブのセキュリティは安全?外部共有できないケースや安全なファイル共有方法を解説

Google ドライブの使い方

初心者向けに Google ドライブの使い方を解説します。

  • Google ドライブにアクセスする
  • 検索機能で目的のファイルやフォルダを見つける
  • ファイルやフォルダをアップロード(保存)・ダウンロードする
  • フォルダを作成してファイルを格納する
  • ファイル・フォルダを共有する
  • 残りのストレージ容量を確認する
  • Google ドライブの容量を増やすには

Google ドライブには「マイドライブ」と「共有ドライブ」があり、本記事ではマイドライブについて解説します。共有ドライブについては以下の記事で解説しています。

【基礎編】共有ドライブとは?Google Workspace の業務データを効率・集約管理する

Google ドライブにアクセスする

Google ドライブには、以下のURLからアクセスできます。

https://drive.google.com/drive/ 

Google ドライブにアクセスすると、最近使ったファイルやフォルダが表示されます。サイドバーの「候補」をクリックすると、AI が最近使ったファイルや重要なファイルを提案してくれます(組織向け Google Workspace のみ)。

候補や検索、ファイルやフォルダへのリンクを組み合わせることで、Google ドライブを効率的に活用できます。

なお、Google ドライブを使用するには Google アカウントが必要です。

Google アカウントを持っていない場合は、以下のURLから作成しましょう。

Google アカウントの作成

検索機能で目的のファイルやフォルダを見つける

Google ドライブ上にあるファイルやフォルダは、検索機能を使うことで素早く見つけることができます。

検索バーに目的のファイルに含まれる文字列を入力するだけで、関連性の高いファイルやフォルダを提案してくれます。

さらに絞り込みたい場合は、検索結果の上に表示されている以下の項目を設定しましょう。

  • 場所
  • ファイル形式
  • ユーザー
  • 最終更新
  • タイトルのみ
  • ToDo

ファイルやフォルダをアップロード(保存)・ダウンロードする

Google ドライブにファイルをアップロードする方法は以下の通りです。

1. 左上の[新規]をクリックします

Google ドライブの使い方解説!ファイル・フォルダ共有方法も

2. [ファイル(フォルダ)のアップロード]をクリックします

Google ドライブの使い方解説!ファイル・フォルダ共有方法も

3. アップロードしたいファイルまたはフォルダを選択します

または、Google ドライブに直接ファイルやフォルダをドラッグ&ドロップすることでもアップロードが可能です。

Google ドライブにアップロードしたファイルやフォルダをダウンロードする手順は以下の通りです。

1. Google ドライブ にアクセスします

2. ダウンロードしたいファイル・フォルダを右クリックします

3. [ダウンロード]をクリックします

なお、フォルダは ZIP 形式(圧縮ファイル)でダウンロードされ、ファイルによっては以下の形式に変換されてダウンロードされます。

  • Google スプレッドシート:エクセル(.xlxs)
  • Google ドキュメント:ワード(.docx)
  • Google スライド:パワーポイント(.pptx)

フォルダを作成してファイルを格納する

Google ドライブ上にフォルダを作成する方法は以下の通りです。

1. 左上の[新規]をクリックします

Google ドライブの使い方解説!ファイル・フォルダ共有方法も

2. [新しいフォルダ]をクリックします

Google ドライブの使い方解説!ファイル・フォルダ共有方法も

3. フォルダの名前を入力し[作成]をクリックします

Google ドライブの使い方解説!ファイル・フォルダ共有方法も

フォルダ内にフォルダを作成したい場合は、フォルダを開いた状態で右クリックし、上記の点順に沿ってフォルダを作成します。

フォルダにファイルを格納するには、ファイルをドラッグ&ドロップします。

残りのストレージ容量を確認する

Google ドライブの残りのストレージ容量は、画面左下で確認可能です。

個人向けの無料の Google アカウントの場合は「15 GB 中 〇〇 GB を使用」という形式で表示されます。Google ドライブの使い方解説!ファイル・フォルダ共有方法も

組織向け Google Workspace を利用している場合は、画面左の[保存容量]の下に使用中のデータ量、プランによっては画面左下に「〇〇 GB / 〇〇 TB 使用中」という形式で使用中のデータ量が表示されます。

Google ドライブの使い方解説!ファイル・フォルダ共有方法も

Google ドライブの容量を増やすには

個人向け Google ドライブの保存容量を増やすには、画面左の「保存容量を購入」をクリックし、有料の Google One に申し込む必要があります。

それぞれ容量と月額(年額)は以下の通りです(2023年1月現在)。

  • 100 GB:¥250(¥2,500)
  • 200 GB:¥380(¥3,800)
  • 2 TB:¥1,300(¥13,000)

組織向け Google Workspace の Google ドライブの保存容量を増やすには、プランを変更する必要があります。

プランごとの、ユーザー1人あたりの保存容量は以下の通りです。

  • Business Starter:30 GB
  • Business Standard:2 TB
  • Business Plus:5 TB
  • Enterprise:要相談*

*) Google の営業担当または、パートナー企業に相談ください

ファイル・フォルダを共有する

Google ドライブにアップロードしたファイルは、他のユーザーと共有することができます。

Google アカウントユーザーと共有する

手順は以下の通りです。

1. Google ドライブ内の共有したいファイル・フォルダを右クリックし[共有]をクリックします

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2. 共有先のメールアドレス(Gmail アカウント)を入力します

Google ドライブの使い方解説!ファイル・フォルダ共有方法も

3. 権限と通知を設定し[送信]をクリックします。

Google ドライブの使い方解説!ファイル・フォルダ共有方法も

権限は以下の3種類です。

  • 閲覧者:共有相手はファイルの閲覧のみ可能
  • 閲覧者(コメント可):共有相手はファイルの閲覧とコメントが可能
  • 編集者:共有相手は自分と同じようにファイルを編集可能

また、[通知]にチェックを入れると、共有相手にファイルを共有したことを知らせるメールが届きます。個別にメッセージを添えることもできますので、必要に応じて入力しましょう。

Google アカウントユーザー以外と共有する(共有リンクの作成)

Google アカウントを保有していない相手や、より幅広く誰でもアクセスできるようにしたい場合、次の手順で共有リンクを作成することができます。

ZG176kntxuVucCK1707359720_1707359787

  1. [一般的なアクセス]を[リンクを知っている全員]に変更
  2. [リンクをコピー]で共有リンクをコピー

メールやチャットなどにペーストして共有したい相手に知らせましょう。

フォルダを共有する際の注意点

フォルダを共有する場合は、共有オプションの設定について以下のような操作が制限される点に注意してください。

  • 「編集者」は権限を変更して共有することは出来ません。
    元の共有者が設定した権限の範囲内で操作する必要があります。
  • 「閲覧者」と「閲覧者(コメント可)」の権限では、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示することができません。

情報のセキュリティを考慮し、慎重に適切な権限設定をすることが重要です。

 

【スマホ版】Google ドライブの使い方

Google ドライブは、iPhone や Android スマートフォンからも利用可能です。

スマホアプリ版 Google ドライブをインストールして Google アカウントにログインすれば、ファイルのアップロードや共有機能を利用できます。

ここではスマートフォンアプリ版 Google ドライブの基本的な使い方を解説します。

ログインする

アプリのインストールが完了したら、Google アカウントでログインしましょう。

アプリを開き[ログイン]をタップし、アカウント情報を入力します。

Google ドライブの使い方解説!ファイル・フォルダ共有方法も

なお、複数アカウントでログインすることも可能ですので、個人用アカウントと会社用アカウントでログインして使い分けることもできます。

ファイルを閲覧する

Google ドライブ上のファイルをタップすることで、スマホからも閲覧可能です。

仕事のファイルを出先で確認したいときなどに活用できます。

Google ドキュメントやスプレッドシート、スライドを閲覧、編集するには、それぞれのスマホアプリをインストールしておく必要があります。

ファイルをアップロードする

スマホ内のファイルを Google ドライブにアップロードする方法は以下の通りです。

1. 画面右下の[+]をタップする

Google ドライブの使い方解説!ファイル・フォルダ共有方法も

2. [アップロード]をタップする

Google ドライブの使い方解説!ファイル・フォルダ共有方法も

3. アップロードしたいファイルを選択する

Google ドライブの使い方解説!ファイル・フォルダ共有方法も

スマホで撮影した写真をドライブにアップロードして、パソコンで編集したり選定したりしたい場合に活用できます。

ファイルをダウンロードする

Google ドライブ上のファイルをスマートフォンにダウンロードする方法は、以下の通りです。

1. ダウンロードしたいファイル横に表示されている[︙]をタップする

Google ドライブの使い方解説!ファイル・フォルダ共有方法も

2. [ダウンロード]をタップする

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デスクトップアプリ版 Google ドライブでさらに快適に

パソコンから Google ドライブを利用する場合、「Google Drive for desktop(パソコン版ドライブ)」というアプリケーションをインストールすることで、以下のようなことが可能になり、さらに便利に Google ドライブを利用できます。

  • ブラウザを開かずにエクスプローラ(Windows)や Finder(Mac)から Google ドライブを利用できる
  • Office ソフトがインストールされていれば、Google ドライブ上のワードやエクセルファイルを、そのままの形式で開いたり編集したりできる

Google ドライブのストレージをローカルストレージのように扱うことができるため、ファイル管理を効率化できます。

パソコン版 Google ドライブについては以下の記事で詳しく解説しています。

Officeファイルをそのまま開く! パソコン版 Google ドライブの便利な使い方

堀川 茉莉絵
堀川 茉莉絵
吉積情報株式会社 マーケティング部部長。 新しいものとAIが大好きなマーケティングオタク
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