堀川 茉莉絵

Gmail の自動振り分け設定でメールの見逃しを防止!変更や解除の方法も解説

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「メールが多くて重要なメールを見逃さないか不安」

「ミーティングの前に取引先とのメールのやり取りをまとめて読んでおきたい」

「プロジェクトに関わるメールを一括で管理したい」

仕事で Gmail を扱うことが多いなら、 Gmail のラベル機能を活用して自動振り分け(フィルタルールの作成)をしましょう。

Gmail の自動振り分け設定でメールの見逃しを防止!変更や解除の方法も解説

自動振り分け設定をしておけば、メールの見落としを防いだり、過去のやりとりを振り返ったりするときに便利です。

本記事では Gmail でのメール自動振り分け設定方法を解説します。以下のような悩みにも回答していますので参考にしてください。

Gmail の自動振り分け機能とは?

Gmail でメールを自動で振り分けるには、ラベル機能を利用します。

自動振り分けというと、 Outlook メールの様なフォルダ機能をイメージするかもしれませんが、Gmail にはフォルダ機能はありません。

ラベルは一つのメールに対し複数付与することができるタグの様なもので、抽出・ソートするときに役立ちます。

例えば、A社とのB製品の取引についてのメールであれば、以下のようなラベルを設定します。

  • A社
  • B製品

すると「A社」というラベルを選べばA社とのメールをまとめてチェックでき、「B製品」というラベルを選べばB製品に関するメールをまとめてチェックできます。

Gmail でメールを探すとき、基本的には検索機能を使いますが、まとめて管理する場合はラベル機能を利用するのがおすすめです。

ラベルはメールに対して手動で付けられますが、受信のたびにラベルを就けるのは大変なので、自動で付与する方法を解説します。

Gmail の自動振り分け設定方法

Gmail の自動振り分け設定を使えば、さまざまな条件でメールを振り分けることが可能です。

本記事では、Gmail をメールアドレスによって自動で振り分ける方法を例に解説します。

自動振り分けの手順は以下の通りです。

  1. 振り分けたいメールを選択
  2. フィルタ条件を設定
  3. 自動振り分け設定

以下で詳しく解説します。

振り分けたいメールを選択

  1. 振り分けたいメール件名の左側にあるチェックボックスにチェックを入れます Gmail の自動振り分け設定でメールの見逃しを防止!変更や解除の方法も解説
  2. 選択し[︙](その他)をクリックします Gmail の自動振り分け設定でメールの見逃しを防止!変更や解除の方法も解説
  3. を選択します Gmail の自動振り分け設定でメールの見逃しを防止!変更や解除の方法も解説

フィルタ条件設定

フィルタ条件を設定します。 本記事の例ではメールアドレスでフィルタリングするため[From]に自動振り分けしたいメールアドレスが入っていることを確認し[フィルタを作成]をクリックします。 Gmail の自動振り分け設定でメールの見逃しを防止!変更や解除の方法も解説

フィルタ条件では件名や本文に含まれる文字列を指定したり、添付ファイルの有無でフィルタを作成することも可能ですので、状況に合わせて条件を設定しましょう。

自動振り分け設定

指定した条件のメールをどのように振り分けるかを設定します。 本記事の例では以下の手順でラベルを付けます。

  1. [ラベルを付ける]のチェックボックスをクリック Gmail の自動振り分け設定でメールの見逃しを防止!変更や解除の方法も解説
  2. 付けたいラベルを選択するか、[新しいラベル…]でラベルを作成します Gmail の自動振り分け設定でメールの見逃しを防止!変更や解除の方法も解説
  3. 新しいラベル名を入力します Gmail の自動振り分け設定でメールの見逃しを防止!変更や解除の方法も解説
  4. [◯件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。]にチェックを入れると、これから受信するメールに加え受信済みメールにも自動振り分けが適用されます Gmail の自動振り分け設定でメールの見逃しを防止!変更や解除の方法も解説
  5. ラベルの付与と自動振り分けが適用され、条件に該当するメールが一覧できるようになりました
    ​​​​​​​ Gmail の自動振り分け設定でメールの見逃しを防止!変更や解除の方法も解説

自動振り分け設定では上記の振り分け処理の他[スターを付ける][迷惑メールにしない]といった設定も可能です。

また[受信トレイをスキップ (アーカイブする)]にチェックを入れると、振り分け設定したメールは受信トレイには表示されず、ラベルから見られるようになります。

Gmail 自動振り分けの編集・解除方法

設定済みの Gmail 自動振り分けを編集または解除する手順は以下のとおりです。

  1. 歯車アイコンをクリック Gmail の自動振り分け設定でメールの見逃しを防止!変更や解除の方法も解説
  2. [すべての設定を表示]をクリック Gmail の自動振り分け設定でメールの見逃しを防止!変更や解除の方法も解説
  3. [フィルタとブロック中のアドレス]を選択 Gmail の自動振り分け設定でメールの見逃しを防止!変更や解除の方法も解説
  4. [編集]または[削除]をクリックします Gmail の自動振り分け設定でメールの見逃しを防止!変更や解除の方法も解説

Gmail の自動振り分けに関するよくある質問

Gmail の自動振り分け設定に関するよくある質問と回答をまとめました。

Q. Gmail の振り分け設定はスマホからできますか?

A. Gmail の振り分けはスマホアプリからはできませんが、ブラウザ(ChromeやSafari)からは設定可能です。手順は以下の通りです。

  1. スマホからブラウザ版 Gmail にアクセスし、ログインします
  2. 左上の[≡]をタップします
  3. 画面下部の[Gmailを次のUIで表示]の右にある[デスクトップ]をタップします
  4. [フィルタを作成]をタップして振り分けルールを作成します

Gmail の振り分け設定を iPhone や Android スマホで行うのは画面サイズの関係上、難しいため PC 版での設定をおすすめします。

Q. Gmail のフォルダ分け方法を知りたい

A. Gmail にはフォルダという概念が無い代わりに「ラベル」という機能が採用されています。

フォルダは1つのメールを1つの場所に分類しますが、ラベルでは1つのメールに複数の分類ラベルを付与可能です。

1つのラベルにメールをドラッグ&ドロップすることで、フォルダとまったく同じ使い方をすることもできます。

Gmail でメールを自動振り分けする方法はこちらで解説しています。

Q. Gmail の受信トレイのメールを自動で振り分けたい

A. Gmail の受信トレイにメールが溜まるのが気になる場合は、自動振り分け設定の際に[受信トレイをスキップ (アーカイブする)]にチェックを入れましょう。

振り分けられたメールは受信トレイには表示されず、ラベルから見られるようになります。

Q. Gmail の自動振り分けを編集するには?

A. Gmail の自動振り分け設定の編集方法は以下の通りです。

  1. PC(ブラウザ版)Gmail にアクセスします
  2. 右上の歯車マークをクリックします
  3. [すべての設定を表示]をクリックします
  4. [フィルタとブロック中のアドレス]をクリックします
  5. 適用中のフィルタが表示されるので右側の[編集]をクリックし編集します

Gmail の自動振り分け設定の編集方法はこちらでも解説しています。

Q. Gmail の自動振り分けを解除する方法を知りたい

A. Gmail の自動振り分けの編集方法は以下の通りです。

  1. PC 版 Gmail にアクセスします
  2. 右上の歯車マークをクリックします
  3. [すべての設定を表示]をクリックします
  4. [フィルタとブロック中のアドレス]をクリックします
  5. 適用中のフィルタが表示されるので右側の[編集]をクリックし編集します

Gmail の自動振り分け設定を削除する方法はこちらでも解説しています。

Q. Gmail の自動振り分けができないのですが?

A. Gmail の自動振り分け設定は、ブラウザ版 Gmail から行います。

iPhone / Android アプリ版 Gmailから自動振り分け設定はできません。

スマホからブラウザ版 Gmail にアクセスし、デスクトップ表示に変更すれば自動振り分けを設定できますが、画面サイズが小さく操作しづらいためおすすめしません。

Gmail の自動振り分け設定で業務を効率化

本記事は Gmail で受信メールを自動振り分けする設定を解説しました。

Gmail にはフォルダがないため、ラベルと自動振り分け(フィルタルールの作成)でメールを管理するのがおすすめです。

自動振り分けを設定していないと、重要なメールを見逃すなど、仕事上のミスに繋がってしまうかもしれません。また、受信トレイに大量のメールが溜まると管理が大変になってしまいます。

本記事を参考にメールの自動振り分けを設定して、業務の効率化に繋げましょう。

Gmail のラベルを作成して、メールを整理する便利な使い方


堀川 茉莉絵
堀川 茉莉絵
吉積情報株式会社 マーケティング部部長。 新しいものとAIが大好きなマーケティングオタク
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