Gmail の自動振り分け設定でメールの見逃しを防止!変更や解除の方法も解説


「メールが多くて重要なメールを見逃さないか不安」

「ミーティングの前に取引先とのメールのやり取りをまとめて読んでおきたい」

「プロジェクトに関わるメールを一括で管理したい」


仕事で Gmail を扱うことが多いなら、 Gmail のラベル機能を活用して自動振り分けをしましょう。



自動振り分け設定をしておけば、メールの見落としを防いだり、過去のやりとりを振り返ったりするときに便利です。 本記事では Gmail でのメール自動振り分け設定方法を解説します。


目次[非表示]

  1. 1.Gmail の自動振り分け機能とは?
  2. 2.Gmail の自動振り分け設定方法
    1. 2.1.振り分けたいメールを選択
    2. 2.2.フィルタ条件設定
    3. 2.3.自動振り分け設定
  3. 3.Gmail 自動振り分けの編集・解除方法
  4. 4.スマホから Gmail 自動振り分け設定するには?
  5. 5.Gmail の自動振り分け設定で業務を効率化

Gmail の自動振り分け機能とは?

Gmail でメールを自動で振り分けるには、ラベル機能を利用します。


自動振り分けというと、 Outlook メールの様なフォルダ機能をイメージするかもしれませんが、Gmail にはフォルダ機能はありません。

ラベルは一つのメールに対し複数付与することができるタグの様なもので、抽出・ソートするときに役立ちます。


例えば、A社とのB製品の取引についてのメールであれば、以下のようなラベルを設定します。

  • A社
  • B製品

すると「A社」というラベルを選べばA社とのメールをまとめてチェックでき、「B製品」というラベルを選べばB製品に関するメールをまとめてチェックできます。


Gmail でメールを探すとき、基本的には検索機能を使いますが、まとめて管理する場合はラベル機能を利用するのがおすすめです。


ラベルはメールに対して手動で付けられますが、受信のたびにラベルを就けるのは大変なので、自動で付与する方法を解説します。

Gmail の自動振り分け設定方法

Gmail の自動振り分け設定を使えば、様々な条件でメールを振り分けることが可能です。


本記事では、Gmail をメールアドレスによって自動で振り分ける方法を例に解説します。


自動振り分けの手順は以下の通りです。


  1. 振り分けたいメールを選択
  2. フィルタ条件を設定
  3. 自動振り分け設定


以下で詳しく解説します。

振り分けたいメールを選択

  1. 振り分けたいメール件名の左側にあるチェックボックスにチェックを入れます

  2. 選択し[︙](その他)をクリックします

  3. を選択します

フィルタ条件設定

フィルタ条件を設定します。 本記事の例ではメールアドレスでフィルタリングするため[From]に自動振り分けしたいメールアドレスが入っていることを確認し[フィルタを作成]をクリックします。

フィルタ条件では件名や本文に含まれる文字列を指定したり、添付ファイルの有無でフィルタを作成することも可能ですので、状況に合わせて条件を設定しましょう。

自動振り分け設定

指定した条件のメールをどのように振り分けるかを設定します。 本記事の例では以下の手順でラベルを付けます。


  1. [ラベルを付ける]のチェックボックスをクリック

  2. 付けたいラベルを選択するか、[新しいラベル…]でラベルを作成します

  3. 新しいラベル名を入力します

  4. [◯件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。]にチェックを入れると、これから受信するメールに加え受信済みメールにも自動振り分けが適用されます

  5. ラベルの付与と自動振り分けが適用され、条件に該当するメールが一覧できるようになりました
    ​​​​​​​

自動振り分け設定では上記の振り分け処理の他[スターを付ける][迷惑メールにしない]といった設定も可能です。


また[受信トレイをスキップ (アーカイブする)]にチェックを入れると、振り分け設定したメールは受信トレイには表示されず、ラベルから見られるようになります。

Gmail 自動振り分けの編集・解除方法

設定済みの Gmail 自動振り分けを編集または解除する手順は以下のとおりです。


  1. 歯車アイコンをクリック

  2. [すべての設定を表示]をクリック

  3. [フィルタとブロック中のアドレス]を選択

  4. [編集]または[削除]をクリックします

スマホから Gmail 自動振り分け設定するには?

Gmail のスマホ用アプリやスマホ用のブラウザ版 Gmail から自動振り分け設定はできません

iPhone・Android などのスマートフォンから自動振り分けを行うにはデスクトップ版 Gmail にアクセスする必要があり操作が煩雑になりますので、自動振り分け設定は PC 版の Gmail から行いましょう。

Gmail の自動振り分け設定で業務を効率化

本記事は Gmail で受信メールを自動振り分けする設定を解説しました。


Gmail にはフォルダがないため、ラベルと自動振り分けでメールを管理するのがおすすめです。


自動振り分けを設定していないと、重要なメールを見逃すなど、仕事上のミスに繋がってしまうかもしれません。また、受信トレイに大量のメールが溜まると管理が大変になってしまいます。


本記事を参考にメールの自動振り分けを設定して、業務の効率化に繋げましょう。

  Gmail のラベルを作成して、メールを整理する便利な使い方 Google の企業向けコラボレーションツール、 Google workspace (旧  G Suite )。 その中で今回ご紹介するのは Gmailのラベル機能 です。Gmail 独自のラベル機能は、メールを見やすく整理することができます。ラベル機能を活用することで、メールの見落としを防いだりやタスク管理が容易になります。今回は、ラベル機能の設定方法と便利な使い方を説明します。 吉積情報株式会社


渡部 康宏
渡部 康宏
IT教育ベンチャーのオウンドメディア編集を行っています。縁あってよしづみコラボラボの執筆をお手伝いしています。インターネットが好きで、個人でもブログを運営中。趣味は音楽鑑賞とゲームです。
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