知らないと損！GASのトリガーを徹底解説（基本編）

GASのトリガーとは何か

GASのトリガーとは、特定の「きっかけ」に応じて、事前に定義されたスクリプト（関数）を自動で実行する機能です。この「きっかけ」には、スプレッドシートのファイルが開かれた時、特定のセルが編集された時、Googleフォームから新しい回答が送信された時といった「イベントの発生」や、「毎朝9時」「毎週月曜日の午前10時」といった「特定の時刻」があります。

これまで手作業で一つ一つ行っていた定型的な業務や、忘れがちなタスク処理などを、トリガーを使って自動化することで、作業時間を大幅に短縮し、日々の業務負担を大きく軽減できます。たとえば、毎日のデータ集計、定期的なレポート作成、条件に応じたメール通知など、幅広い範囲で活用できます。

トリガーには2つの種類がある

GASで利用できるトリガーは、大きく分けて「シンプルトリガー」と「インストール型トリガー」の2種類が存在します。次章では、2つのトリガーの詳細について説明します。

シンプルトリガーは定義するだけで使えるトリガー

onOpen() や onEdit() といった特定の予約された関数名をスクリプト内で定義するだけで利用できる、手軽なトリガーです。設定が簡単な反面、利用できる機能にはいくつかの制限があります。たとえば、Gmailの送信など、ユーザーの承認が必要なサービスへのアクセスはできません。具体的には以下のようなトリガーが存在します。

イベントオブジェクトを活用する

前述したトリガー関数は引数に「e」という値を持っています。これはイベントオブジェクトと呼ばれるもので、トリガー対象のファイルの情報など、次のアクションに繋げるための情報が格納されています。

たとえば、onEdit(e)が受け取るイベントオブジェクトeには、編集操作に関する詳細な情報が詰まっています。たとえば、どのスプレッドシートのどのセルが編集されたのか、編集後の値は何になったのか、編集前の値は何だったのか、といった情報を取得できます。これらの情報を利用することで、単に「編集された」という事実だけでなく、「どのように編集されたか」に応じて処理を分岐させることができ、非常にきめ細やかな自動化を実現できます。

以下は、スプレッドシートを操作する場合のイベントオブジェクトでよく利用される主要なプロパティです。

一方でシンプルトリガーには多くの制約が存在する

手軽に利用できるシンプルトリガーですが、いくつかの重要な制限事項があります。これらを理解しておかないと、スクリプトが期待通りに動作せず、原因究明に時間を浪費してしまう可能性があります。

これらの制限は、シンプルトリガーがユーザーに明示的な承認を求めることなく自動的に実行されるための安全措置として設けられています。より高度な機能や外部連携が必要な場合は、次に説明するインストール型トリガーの利用を検討する必要があります。

インストール型トリガーはより柔軟な設定が可能なトリガー

インストール可能なトリガーは、スクリプトエディタのGUI（グラフィカル・ユーザー・インターフェース）を通じて手動で設定するか、あるいはスクリプトコードによってプログラム的に作成する必要があります。シンプルトリガーよりも設定に一手間かかりますが、承認が必要なサービスを利用できたり、時間主導型の定期実行を設定できたりと、より高度で柔軟な自動化が可能です。  

インストール型トリガーを利用するメリット

インストール可能なトリガーは、より高度で柔軟な自動化を実現するためのトリガーです。その最大の魅力は、シンプルトリガーでは不可能だった多くの機能を利用できる点にあります。  具体的には、以下のようなメリットがあります。

これらの機能により、定型業務の自動化はもちろん、より複雑なワークフローの構築や、外部システムとの連携など、GASの活用範囲が格段に広がります。

インストール型トリガーはさらに2つの種類に分類できる

トリガーには2つの種類があり、現在はインストール型トリガーについて説明していますが、このインストール型についても「時間ドリブン」「イベントドリブン」という2つの種類に分類することができます。

時間駆動型トリガーは定期実行のためのトリガー

時間駆動型トリガーは、特定の日時や、あらかじめ設定した一定の間隔（例：毎分、1時間ごと、毎日、毎週、毎月など）でスクリプトを自動的に実行する機能です 。これは、Unix系システムにおけるcronジョブと同様の役割を果たします。

手動で設定する場合、イベントのソースとして「時間主導型」を選択し、さらにトリガーのタイプ（特定の日時、分ベースのタイマー、時間ベースのタイマー、日付ベースのタイマー、週ベースのタイマー、月ベースのタイマー）と、具体的な実行時刻や間隔を指定します。具体的な活用例は以下の通りです。

時間駆動型トリガーは、人間の介入なしにバックグラウンドで定期的なタスクを確実に実行してくれるため、まるで「忠実な執事」や「定期巡回ロボット」を雇ったかのように業務を自動化できます。

これにより、人間が忘れがちな定型業務や、特定のタイミングで必ず実行しなければならない処理を、ミスなく確実に遂行させることが可能になります。これは、GASを単なるユーザー操作への応答ツールとしてだけでなく、能動的に動作する自動化エンジンへと昇華させる重要な機能です。

イベント駆動型トリガーは特定の処理を起点に起動するトリガー

イベント駆動型トリガーは、ユーザーによる操作やシステム上の特定の出来事（イベント）をきっかけとしてスクリプトを実行するタイプのトリガーです 。これにより、リアルタイム性の高い自動化処理を実現できます。  この説明だけだと、シンプルトリガーと同じ機能に見えるかもしれないですが、以下のような違いがあります。

インストール型トリガーの制約

インストール型トリガーはシンプルトリガーと比較すれば、制約は少ないですが、それでもいくつかの制限事項や注意点が存在します。これらを事前に理解しておかないと、スクリプトが期待通りに動作しなかったり、予期せぬ問題が発生したりする可能性があります。

これらのクォータは、GASがGoogleの共有リソース上で動作しているために設けられているものであり、無限にリソースを利用できるわけではないことを示しています。特に、処理に時間のかかるスクリプトを頻繁に実行するようなトリガーを設定している場合、これらの上限に達してしまい、トリガーが予告なく停止する可能性があります。  

2つのトリガーの違いを整理

ここまでの説明を踏まえた上で、シンプルトリガーとインストール型トリガーの主な違いを以下に整理しました。実行時間など、それぞれ制約が異なるため、要件に応じて、どちらかのトリガーを選択すると良いでしょう。

まとめ

Google Apps Scriptのトリガーは、日々のルーチンワークや定型業務を自動化し、業務効率を劇的に向上させるための強力な武器です。スプレッドシートの編集、フォームの送信、カレンダーの更新、あるいは単に時間が来たということを「きっかけ」として、面倒な作業をGASに任せることができます。

トリガーを使いこなすことで、貴重な時間を繰り返し作業から解放し、ヒューマンエラーを減らし、より創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになります。まさに「知らないと損」だったトリガーの知識を身につけた今、日々の業務に潜む自動化のチャンスを見つけ出し、積極的に活用していくことで、これからの働き方に大きなアドバンテージを得られるはずです。

この記事では、GASトリガーの基本的な概念から種類、活用例、注意点について解説しました。次回は、具体的な設定方法やトラブルシューティングの方法について解説します。

応用編はこちら：知らないと損！GASのトリガーを徹底解説（応用編）

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