【応用編】Googleスプレッドシート（Spread Sheets）の活用方法・機能を紹介

Googleスプレッドシートの基本的な機能は使えているものの、「データ入力や集計をもっと効率化できないか」「AIを活用して、データ分析や資料作成の時間を短縮したい」といった課題をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

本記事では、企業担当者がすぐに実践できるスプレッドシートの応用的な活用方法をご紹介します。特にGoogleの生成AI「Google Workspace with Gemini」を活用した業務自動化の具体例を解説します。高度な関数やマクロの知識がなくても直感的に操作できるため、日々の業務を効率化したい方はぜひ参考にしてください。

スプレッドシートを活用しよう！応用編

基本編では、Google スプレッドシートの基本操作や便利な使い方、共有・共同編集などを紹介しました。

今回の応用編では、さらに一歩進んで「Gemini in スプレッドシート」を取り上げます。

「応用編」と聞くと難しそうに感じるかもしれませんが、実際にはとてもシンプルで、高度な関数やマクロの知識がなくても、誰でも手軽に利用できるのが大きな魅力です。普段の業務で「もっと簡単に処理したい」と思っている方には、ぜひおすすめしたい機能です。

「Gemini inスプレッドシート」の活用手順

ここでは、Gemini inスプレッドシートの活用手順として、Geminiの起動手順を紹介します。

1.PCで、Google スプレッドシートを開きます

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2.右上の「Geminiに質問する」アイコンをクリックします

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3.サイドパネルが開きます

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4.「ここにプロンプトを入力」にプロンプトを入力します

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Geminiを使って、スプレッドシート上の業務を効率化することが可能です。

続いて、活用例を紹介していきます。

Gemini in スプレッドシートの活用例

ここからは、Gemini in スプレッドシートでできる活用例を紹介します。

スプレッドシートの要約
スケジュール計画
数式作成
画像生成・挿入

スプレッドシートの要約

Gemini in スプレッドシートでは、スプレッドシートに記載されているデータを自動で要約できる機能があります。複数のセルに分散した情報を整理し、重要なポイントだけを抽出して簡潔にまとめてくれるため、会議用の資料作成や意思決定に必要な情報把握を効率化できます。時間短縮と業務の質向上に役立つ便利な活用例です。

使い方はとても簡単です。サイドパネルからGeminiに「このスプレッドシートを要約してください」と入力するだけで、内容を自動的に整理してくれます。以下の画像のように、シートに記載された情報の要点をわかりやすく回答してくれます。

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スケジュール計画

Gemini in スプレッドシートでは、業務内容を入力すると最適なスケジュールを自動で提案できます。たとえば以下のプロンプトを入力すれば、効率的に配置された1日の予定が生成され、時間管理の精度向上に役立ちます。

プロンプト

以下内容を含めて、9:00-17:00で完了する最適な業務スケジュールを計画してください。

顧客への電話3件（それぞれ10分程度）
メールチェック
資料作成1時間
休憩30分
ランチ1時間
会議2時間

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プロンプトを入力すると、その結果が自動でスプレッドシートに反映されます。生成されたスケジュールはセルに直接挿入されるため、業務内容の確認や修正も簡単に行えます。

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数式作成

Gemini in スプレッドシートでは、複雑な数式も自然な言葉で簡単に作成できます。例えば「商品の合計値を計算してください」と指示すると、自動で合計を求める数式が生成され、セルに入力された5,000円・8,000円・12,500円を合計して表示してくれます。数式の知識がなくても計算を効率化できる便利な活用例です。

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画像生成・挿入

Gemini in スプレッドシートでは、テキスト指示から画像を生成し、そのままシートに挿入できます。たとえば「業務で会議をしている様子の写真を生成してください」と入力すれば、AIがイメージ画像を作成し、ワンクリックでスプレッドシートに挿入可能です。資料作成やプレゼン準備を効率化できる便利な活用例です。

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Gemini in スプレッドシートの活用時における注意事項

Geminiは多言語に対応していますが、まだ一部の言語は学習段階にあり、日本語の指示がうまく伝わらない場合があります。その際は、プロンプトを英語に変換して入力することで、意図した処理が実行されやすくなります。業務で活用する際には、この点を理解して運用することで、効率的にAI機能を使いこなせます。また、英語を補助的に活用することで、Geminiの応答精度や処理速度が向上するケースもあります。さらに、利用シーンに応じて日本語と英語を使い分ける工夫をすれば、より柔軟で生産性の高い活用ができるでしょう。