公開日：2025年10月10日

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【完全版】Google Workspace 導入ガイド｜必要な準備からよくある質問まで詳しく紹介

Google Workspaceにはメールやカレンダー、ストレージドライブなど業務に欠かせない機能が揃っている一方で、「導入までにどんな準備が必要？」「運用にあたって注意すべき点は？」と不安を抱える担当者の方も少なくありません。

そこで本記事では、初めて導入を検討する企業でも迷わず進められるように、必要な準備からステップごとの流れ、よくある質問までを紹介します。これから導入を検討されている方はもちろん、すでに利用を始めた企業担当者の方もぜひご覧ください。

Google Workspaceを導入するメリット

まずは、Google Workspaceを導入するメリットについて以下を説明します。

効率的な情報共有
コスト削減
セキュリティ強化
AI連携

効率的な情報共有

Google Workspaceを導入する大きなメリットの一つは、情報共有を効率化できることです。メール・カレンダー・ストレージ・オンライン会議などの機能が統合されているため、社内外とのやり取りを一つの環境で完結できます。例えば、カレンダーで会議を設定すると自動的にオンライン会議のリンクが追加され、必要な資料はドライブからすぐに共有できるようになります。

さらに、ドキュメントやスプレッドシートは複数人で同時に編集でき、常に最新の情報をチーム全体で確認できるでしょう。サービス同士がシームレスにつながることで、部署や拠点が異なるチームでもスムーズに連携でき、生産性の向上につながります。

コスト削減

Google Workspaceを導入すればコスト削減も可能です。従来はメール・カレンダー・オンラインストレージ、ビデオ会議などを別々のサービスで契約していたケースも多いですが、Google Workspaceなら一つに統合可能です。複数ツールの契約や管理にかかるコストや手間を削減できるだけでなく、運用もシンプルになり、限られたリソースをより効果的に活用できます。

ユーザー数やストレージ容量に応じてプランを選べるため、中小企業はもちろん、個人事業主やフリーランスでも気軽に導入できます。

セキュリティ強化

Google Workspaceは、セキュリティ面でも強力な仕組みを備えています。Googleが提供する堅牢なクラウド基盤の上に、自動化された脅威防御機能が組み込まれており、フィッシングやマルウェアといったリスクからデータを守ります。実際に、多くの脅威はユーザーやデバイスに届く前に自動で検知・ブロックされるため、IT担当者の負担を大幅に減らせるのも大きなメリットです。

さらに、2段階認証やアクセス権限の細かな設定など、組織の規模やニーズに合わせて柔軟にセキュリティを強化できます。そのため、安心して業務をクラウドに移行し、安全な環境で活用することが可能です。

AI連携

Google Workspaceを導入する大きなメリットに「AIとの連携」があります。最新の生成AI「Gemini」を標準で利用できるため、ドキュメント作成やメールの下書き、スプレッドシートでのデータ整理など、日常業務を効率的に進められるようになるでしょう。

例えば、長文の要約や文章の改善提案、複雑な表の自動生成といった作業もAIに任せられるので、担当者はより付加価値の高い業務に専念できます。

Google Workspace導入前にすべきこと

Google Workspace導入前にすべきことについて、以下を説明します。

目的の明確化
体制整備
現状分析

目的の明確化

Google Workspaceを導入する際に欠かせない準備の一つが、目的の明確化です。たとえば、働き方改革を進めたいのか、情報共有を効率化したいのか、あるいはコスト削減やセキュリティ強化を重視するのかなど、導入の狙いを最初に整理しておく必要があります。

目的が曖昧なまま導入すると、「どの機能をどう使えばよいのか分からない」といった問題が発生してしまうでしょう。まずは自社の課題を洗い出し、Google Workspaceをどのような解決策として活用するのかを明確にしておくことで、導入効果を最大限に引き出すことができます。

体制整備

Google Workspaceを導入する際に欠かせない準備に、体制の整備もあります。システムを円滑に運用するためには、まず導入責任者や管理者を明確にし、アカウント管理やセキュリティ設定を担当する仕組みを整える必要があります。

さらに、導入後に従業員がスムーズに使い始められるよう、教育担当を配置して研修や説明を行い、日常的なトラブルや質問に対応できるサポート役を用意しておくと安心です。あらかじめ役割分担を整理しておけば、導入時の混乱を防ぎ、社内への定着もスムーズに進められます。

現状分析

Google Workspaceを効果的に導入する前に、現状分析も欠かせません。まず、自社の業務フローを洗い出し、どの業務でどのツールを使っているのかを整理して可視化しましょう。また、従業員のITリテラシーを把握しておくことで、導入後に必要となるサポートや教育内容も明確になります。

こうした情報をもとに「情報共有に時間がかかっている」「ツールが分散している」といった課題を具体的に整理すれば、Google Workspaceをどう活用すれば改善につながるのかが見えてきます。現状を正しく理解することが、導入効果を高めましょう。

Google Workspace導入手順

Google Workspaceの導入手順を紹介します。

申し込み
ドメイン認証・DNS設定
ユーザーの追加
初期設定

申し込み

Google Workspaceを導入は、Google公式サイトから希望するプランを選んで直接申し込む方法と、または吉積情報のようなパートナー（代理店）経由で申し込む方法があります。それぞれの特徴を理解し、自社に合った方法を選びましょう。

また、Google Workspaceには無料トライアルが用意されているため、最初に使い勝手を試してから本格導入を検討することが可能です。

Google公式サイトから直接申し込む場合はクレジットカード情報の入力が必要となり、トライアル期間終了後は自動的に有料プランへ切り替わります。パートナー経由で申し込む場合は、その後の設定や運用方法など相談に乗ってもらえます。

特に、IT専門の担当者がいない、または既存システムからの移行に不安がある企業様にとっては、パートナー経由での導入がスムーズで安心といえるでしょう。

ドメイン認証・DNS設定

Google Workspaceで独自ドメインを利用するためには、「ドメイン認証・DNS設定」が必要です。ここでは、一般的な手順を紹介します。

Google Workspaceの管理画面で、ドメイン所有権の認証を開始します。
認証用のTXTレコードの値が表示されるのでコピーします。
契約しているドメインサービスの管理画面にログインし、DNS設定にコピーしたTXTレコードを追加します。
DNS設定の反映には時間がかかります。（早ければ数時間、最大で72時間ほどです）

設定が完了すると、独自ドメインのメールアドレスを利用できるようになります。

関連記事：Google Workspace で独自ドメインを使ってみよう！

ユーザーの追加

ドメイン認証が完了したら、Google Workspaceの管理コンソールにアクセスし、利用するユーザーアカウントを作成します。各ユーザーには独自ドメインのメールアドレスを割り当て、初期パスワードを設定します。ユーザーは初回ログイン後に、自分でパスワードを変更可能です。

Google Workspaceのアカウントには大きく分けて2種類があります。

管理者アカウント：Google Workspace全体の設定やユーザー管理を行う権限を持つアカウント
一般アカウント：メールやドキュメント作成など、日常業務で利用するアカウント

運用をスムーズに進めるためにも、役割を明確に分けて作成しましょう。

初期設定

ユーザーアカウントの作成が完了したら、次はGmail・Googleカレンダー・Googleドライブといった基本サービスの初期設定を行います。

Gmailの設定
以前のメールアドレスからGmailへの転送を設定し、スムーズに移行できるようにします。受信メールを自動で整理できるラベルを作成・適用しておくと便利です。
Googleカレンダーの設定
チームメンバーとカレンダーを共有して、スケジュールを可視化することで効率的な業務を実現できます。また、ポップアップ通知・メール通知など、予定の通知方法についても、業務スタイルに合わせて設定しましょう。
Googleドライブの設定
フォルダを作成してファイルを整理しましょう。必要なファイルはメンバーと共有することで簡単に共同編集できます。

Google Workspace導入後すぐに使える便利機能

ここからは、Google Workspace導入後すぐに使える便利機能について、以下を紹介します。

Gmail
Googleカレンダー
Googleドライブ

Gmail

Gmailには、業務効率を高めるための便利な機能が数多く搭載されています。例えば「スマートリプライ」では、AIが受信メールを分析して定型的な返信候補を自動で提示してくれるため、数秒で返信が可能です。さらに、より複雑な内容には生成AI「Gemini」が活躍し、メールの要約や下書きをサポートします。「受信トレイのカテゴリ分け」を使えば重要なメールを見逃さずに管理でき、「強力な検索機能」によって必要なメールもすぐに見つけられます。これらの機能を組み合わせて活用することで、メール処理にかかる時間を大幅に短縮し、本来注力すべき業務に集中できるようになります。

Googleカレンダー

Googleカレンダーは単なるスケジュール管理にとどまらず、チームの連携を強化するための便利なツールです。共有カレンダーを使えば、メンバーの空き状況を確認しながら会議やイベントの日程をスムーズに調整できます。さらに、Google Meetと連携することで、カレンダーから直接ビデオ会議のリンクを作成・共有でき、準備の手間を省けます。「予定の提案」機能を使えば、会議室の空き状況や参加者の予定を踏まえて最適な日時を自動で提示してくれるのも便利です。加えて、Geminiを活用すれば会議の議題作成やリマインダー送信を自動化でき、より高度なスケジュール管理が実現します。これらの機能により、効率的な情報共有とスムーズなプロジェクト推進が可能になります。

Googleドライブ

Googleドライブは、ファイル共有と共同作業を効率化できるクラウドストレージです。リンクを共有するだけで複数人が簡単にアクセスでき、権限も「閲覧のみ」「コメント可」「編集可」と細かく設定できるため、安心して利用できます。さらに、Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドとシームレスに連携しており、複数人で同時に同じファイルを編集可能です。これにより、メールでのやり取りが不要になり、作業効率が大幅に向上します。加えて、Geminiを活用すれば大量のファイルから必要な情報を検索・要約したり、ドキュメントの構成案を自動生成したりでき、より高度で効果的な活用が可能になります。

Google Workspace導入でよくある質問

ここからは、Google Workspace導入でよくある質問を紹介します。

料金支払い方法には何があるか
無料トライアル期間はあるか
他のメールサービスから乗り換えは可能か
複数のドメインを使い分けられるか

料金支払い方法には何があるか

Google Workspaceの料金支払い方法には、大きく分けて「公式サイトから直接契約する方法」と「パートナー（代理店）を通じて契約する方法」の2つがあります。公式サイトで契約する場合は、クレジットカードでのオンライン決済が基本で、すぐに利用を開始できるのが特徴です。一方、パートナー経由で契約すると、請求書払いなど柔軟な支払い方法を選べるほか、導入支援や運用サポートを受けられるメリットがあります。特に法人では、経理処理の都合から請求書払いに対応できるパートナー契約を選ぶケースが多く、安心して導入を進められます。

無料トライアル期間はあるか

Google Workspaceには、14日間の無料トライアルが用意されています。トライアル期間中は、有料プランと同じようにGmail・カレンダー・ドライブといった主要な機能をすべて利用できます。これにより、実際の業務にどの程度フィットするかを事前に確認できます。

安心して操作感や機能を十分に試せるため、導入を検討している企業にとって、納得して自社に適しているかを判断できるでしょう。

他のメールサービスから乗り換えは可能か

Google Workspaceは、他のメールサービスからスムーズに乗り換えることができます。既存のメールや連絡先、カレンダーなどを移行するためのツールや方法が用意されており、GmailやOutlookなど一般的なサービスにも対応しています。管理コンソールに搭載されたデータ移行ツールを使えば、段階的に作業を進められるため、業務を止めることなく切り替えが可能です。さらに、販売パートナー経由で契約すれば、移行作業のサポートや運用に関するアドバイスも受けられるため、より安心して導入を進められます。

複数のドメインを使い分けられるか

Google Workspaceでは、複数のドメインを組織内で使い分けて運用できます。1つの組織に対して複数のドメインを追加できるため、事業部ごとやブランドごとに異なるドメインを使ったメールアドレスを割り当てることが可能です。例えば「@main.co.jp」と「@sub.co.jp」を併用し、部署や用途に応じて使い分けるといった運用ができます。さらに、エイリアスドメインを設定すれば、1つのアカウントで複数ドメインのメールを受信することも可能です。これにより柔軟な運用が実現し、組織のさまざまなニーズに対応できます。