Gemini for Google Workspace でユーザーの利用状況を確認する方法

Gemini for Google Workspace の簡単な概要

前述した通り、 Gemini for Google Workspace は、Google Workspace ユーザー向けに提供されるAIアシスタントツールです。 Google の強力なコラボレーションツールである Google Workspace を利用するユーザーに対して、AIアシスタントはさらなる業務効率化とデータ活用を支援します。ユーザーはAIアシスタントのサポートを受けることで、これまで以上に高速に成果物を生み出すことができるようになり、 さらに Google Workspace の強力なコラボレーション機能を掛け合わせることで、チーム全体の生産性を大幅に向上させることができます。

Gemini for Google Workspace で確認可能なログ

Gemini for Google Workspace で確認することができるログの種類は以下の通りです。

利用ログによって管理者が得られるインサイト

Google Workspace の管理者が本機能で得られるインサイトとしては、「 Gemini を割り当てたアカウントが過去28日間で、何日間利用されているか」という情報だけに限らず、組織全体のアプリ別の利用状況やユーザー別の利用状況を確認することができます。

管理者はこれらのログを参考に、 Gemini アドオンの購入数の増減を意思決定したり、利用が進んでいないユーザーに対してトレーニングを実施する等の判断をしたりすることができます。

Gemini の利用状況を確認する方法

Gemini for Google Workspace の利用状況を確認する手順について説明します。

前提条件

大前提として、 Gemini の利用ログを確認するには、 Google Workspace の管理コンソールにアクセスする権限が必要になります。権限がない場合は、 Gemini for Google Workspace のログを確認することはできません。

組織別の利用状況を確認する

1. Google Workspace 管理コンソールにアクセス
   
   
2. 左メニューから[生成AI] - [Geminiレポート] - [組織レベルの使用状況]を選択
   
   
   
   
3. 組織レベルの使用状況を確認する
   Gemini for Google Workspace のアクティブユーザー数と割り当てられたライセンス数を確認することができます。

また、 Gmail やドキュメント、スプレッドシート等、アプリ別の組織での利用状況も確認することができます。

ユーザー別の利用状況を確認する

1. Google Workspace 管理コンソールにアクセス
2. 左メニューから[生成AI] - [Geminiレポート] - [ユーザーレベルの使用状況]を選択
   
   
   
   
3. ユーザーレベルの使用状況を確認する
   ユーザー別の利用状況をアプリ別に確認することができます。このデータは Google スプレッドシート、もしくはCSVで出力することができます。

利用ログのダウンロード方法

Gemini の利用状況ログは、閲覧だけでなく、ダウンロードすることも可能です。利用状況ログをダウンロードする手順は以下の通りです。

組織における Gemini の利用状況を確認する

1. Google Workspace 管理コンソールにアクセス
2. 左メニューから[生成AI] - [Geminiレポート] - [組織レベルの使用状況]を選択
3. ダウンロードボタンをクリック
   「利用状況グラフ」の右上にあるダウンロードボタンをクリックします。
   
4. ファイル形式の選択とダウンロードの実行
   ダウンロードするときに選択可能なファイル形式は、以下の通りです。
   
   • Google スプレッドシート
   • CSV
   今回は「 Google スプレッドシート」を選択し、「ダウンロード」リンクをクリックします。

   

5. ダウンロードファイルが生成されたらファイルを開く
   ファイルを開くと、日毎のGeminiライセンスの割り当て数とアクティブユーザー数を確認することができます。

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ユーザーの利用ログをダウンロード可能

WorkAIzerでは、ユーザーの利用ログ（プロンプト情報）をダウンロードすることが可能です。ダウンロードしたログから、ユーザーのプロンプト用途に対して傾向分析等を行うことができます。プロンプト情報はお客様の資産、機密情報であり、サービス提供元から閲覧することはありませんが、将来的にはお客様のクラウド環境に保存先を限定する機能もリリース予定です。

ユーザーの利用状況も確認可能

現状の Gemini for Google Workspace の利用状況ログにはない機能として、WorkAIzer にはユーザーの細かい操作の利用状況を提示する機能が備わっています。本機能は、WorkAIzerのお客様がより詳細なインサイトを得られるように今後も継続的にアップデートを続けていく予定です。ユーザーのプロンプト用途の傾向から、ユーザー平均の利用数等、利用促進に繋げることができるような情報を提供していきます。

まとめ

今回紹介したログ機能は、まだβ版の段階であり、今後はさらなるアップデートが期待できます。より詳細なログが取得できることができれば、管理者はユーザー向けのトレーニングや利用促進のための指針を得ることができるようになります。

詳細なログを確認・分析したい、もしくは生成AIのコスト最適化を図りたい場合は、WorkAIzer というサービスもオススメです。WorkAIzer は利用者のフィードバックを重要視しており、ユーザーと一緒にサービスの品質や満足度を高めていきたいと考えています。 Gemini for Google Workspace と WorkAIzer  をユーザーのリテラシーによって併用することで、全体の生産性を高めることも可能です。WorkAIzer にご興味がある方はコチラからトライアルの申し込みを行ってみてください。

コラボラボでは、今後も Gemini for Google Workspace のアップデート情報を追いかけていきますので、気になる方はコラボラボをブックマークいただけると幸いです。