― ファイル共有に関する当時の課題や社内ルールについてお聞かせください。

森下様： 当法人はGoogle Workspaceを導入した際、サーバー基盤を外部と直接共有することは想定していなかったため、Googleドライブの社外共有を原則禁止にして運用を開始しました。そのため、外部とのファイル共有には長らくパスワード付きZIPファイル（いわゆるPPAP）を利用していたのです。

しかし管理面において、過去に誤送信が発生した際、実際に誰がダウンロードしたのかが追跡できず、どこから情報漏洩するかわからないリスクと大きな不安を抱えていました。

税理士という業種柄、決算書や申告書、総勘定元帳、さらには企業の給与情報といった極めて機密性の高いデータを日常的に送受信します。万が一の誤送信も許されないため、現場のスタッフはメール送信時に「本当に正しい添付ファイルか」を一度ダウンロードして確認するなど、非常に神経質な作業を行っていました。現場確認用の写真が大量に含まれる報告書や建設工事の内訳書など、大容量ファイルを送信する際に分割ZIP化する手間も含め、精神的な負担と工数が業務上の大きな課題となっていたのです。

― ツール検討の経緯と「Cmosy Pocket」を選定された決め手は何ですか？

森下様： 実は3年ほど前に脱PPAPを検討した際、旧版の「Cmosy」を試したことがありました。しかし当時は別画面でのログイン作業などが必要で、現場へシームレスに導入するには少しハードルが高いと感じて見送った経緯があります。その後、吉積情報さんのメルマガ等を通じてWebブラウザ拡張機能「Cmosy Pocket」としてリニューアルしたことを知り、再検討に至りました。

選定において最も重視したのは、「普段使っているGmailの画面内で操作が完結すること」です。UIが変わらず、メール作成の流れのままGoogleドライブから直接ファイルを指定して安全なリンクに変換して送れる仕様が、当法人の運用に最も合致していました。他社製品も調べましたが、Gmail内で直感的に扱えるCmosy Pocketが理想的な形でした。

メンターキャピタル税理士法人　森下様

― 導入に向けた検証や、管理者目線での評価はいかがでしたか？

森下様： トライアル期間を延長して管理者だけでなく現場スタッフにも触ってもらいました。現場からはファイル表示形式などに関する細かな改善要望もありましたが、操作感全体としては非常にスムーズで「これなら現場にも無理なく導入できる」という手応えを得ました。

管理者目線で一番の安心感につながったのは、「送信後のリンク無効化（誤送信取り消し機能）」と「詳細な閲覧ログ（誰がリンクを開いたかの確認）」です。万が一誤送信が起きても即座に取り消せますし、相手が既に閲覧したかどうかも把握できるため、リスクコントロールの精度を大きく高めることができました今回のツールはChrome拡張機能ということもあり、ブラウザ上で直感的に利用できるため、現場への運用の定着という点でも安心しています。

また、当法人のような中小規模の税理士法人に適した最小ライセンス体系が用意されており、コストパフォーマンスに優れていた点も大きな後押しとなりました。

中根様：今後の要望としては、ドラッグ＆ドロップで手軽にファイルを指定できるようになれば、現場での操作性がさらに高まると期待しています。

― 導入後の業務効率や社内の変化について教えてください。

森下様： 事前にお知らせを出してPPAP運用を廃止しCmosy Pocketへ移行しましたが、取引先から混乱や不満の声が出ることもなくスムーズに定着しました。写真付きの完了報告書や大容量データも圧縮や分割をせずワンストップで送信できるようになり、共有のスピード感も向上しました。

中根様：業種柄、機密性の高いデータを送受信する機会が非常に多いため、厳格な情報管理と安全なファイル共有が不可欠でした。Cmosy Pocketは詳細なログが永年保存され、誰が・どのファイルを・誰に送信し、実際にダウンロードされたかまで確認できる点に大きな安心感を得ています。そして何より、送信時のファイル確認や手作業に要していた心理的負担と作業工数が大幅に削減されたことが、当法人にとって大きな効果だと実感しています。

メンターキャピタル税理士法人　中根様

― 社内のセキュリティ意識向上に向けた工夫や取り組みについてお聞かせください。

森下様： ツールを導入するだけでなく、会社のデフォルトのファイル送信手順としてセキュリティ関連規定へ明記して全社展開を行いました。こうした規程改定を通じて規定に目を通してもらうことで、「会社としてセキュリティや安全な情報管理を強く意識している」という姿勢をスタッフ一人ひとりにしっかりと実感してもらえればと考えています。

― 今後の展望と、導入を検討されている同業他社へのメッセージをお願いします。

森下様： 税理士業界は10〜20人規模の事務所が多く、トップの高齢化などもありクラウド移行やIT化に対して慎重な場面も少なくありません。しかし、機密データを扱う士業だからこそ、安全な基盤作りは必須です。これからGoogle Workspaceの導入や脱PPAPを目指す税理士法人様には、日常のメール業務の流れを崩さずにセキュリティを高められるCmosy Pocketをぜひお勧めしたいですね。

中根様： 現在の運用環境には非常に満足しており、業務の安全と効率化を支える確実な基盤が整ったと感じています。今後はGoogleドライブ自体の管理体制もさらに強固にしながら、より先進的で安心な事務所運営を推進していきたいと思います。

2026年9月記事作成（取材・文/吉積情報）