業務変革-生産性向上

2024年06月03日

松浦真美

テレワークに適したツールとは？導入効果・機能・選び方を紹介！

テレワークにはどのようなツールを導入すればよいのだろう、実際役に立つ機能は何だろう、と思う方も多いと思います。ツールを選ぶときには、自社の業務に適した機能をしっかりと調べることが大切です。

本記事では、テレワークにおけるツールの導入効果、機能、選び方を詳しく紹介していきます。

テレワークにおけるツール導入の効果

まずは、テレワークでツールを導入する効果をご紹介します。

コミュニケーション強化
迅速な情報共有
効率的なマネジメント管理

コミュニケーション強化

1つ目の効果は、コミュニケーション強化です。

テレワーク環境においてチャットや Web 会議ツールを活用することで、場所に関係なく、気軽に相談や意見交換ができる環境を整えられます。これにより、チームメンバー間のコミュニケーションが円滑になり、情報共有や問題解決が迅速に行われるようになります。

さらに、ToDo 管理できるツールを使用すれば、各メンバーの進捗状況やタスクの割り当てが明確になり、協力体制が強化されるでしょう。

テレワークに適したツールを導入することで、社内・社外のコミュニケーションを強化できます。

迅速な情報共有

2つ目の効果は、迅速な情報共有です。

テレワーク環境に適したツールを導入すれば、迅速な情報共有が可能となり、業務効率化を期待できます。

例えばチャットや Web 会議ツールを活用すれば、メンバー同士がリアルタイムで情報を交換できるようになり、意思決定のスピードが向上します。また、オンラインストレージを活用すれば、資料やデータへのアクセスが容易になり、複数人による共同作業もスムーズになるでしょう。

テレワークでツールを導入すれば、情報の伝達速度を向上できます。

効率的なマネジメント管理

3つ目の効果は、効率的なマネジメント管理です。

スケジュールを管理できるツールを利用すれば、各メンバーの予定を一目で把握して適切なタスクの割り当てや調整も容易にできるようになります。これにより、リソースの最適化が図れ、無駄な時間や労力を削減できるでしょう。

また、プロジェクト管理ツールを活用することで、業務進捗の可視化が実現し、各メンバーのタスク状況や成果物をリアルタイムで確認できます。

進捗の遅れや問題発生時にも迅速に対策を講じることができ、マネジメント側が効率的にメンバーを管理できるのです。

テレワークに役立つツールの主な機能

テレワークに役立つ主な機能を紹介します。

チャット
Web 会議
オンラインストレージ
スケジュール管理
セキュリティ
文書共同編集
アンケート機能
電子サイン

チャット

チャットはリアルタイムにメッセージを送受信でき、即座に疑問点を解消したり、情報を共有したりできる機能です。

特定のプロジェクトやタスクに関連する情報を整理したいときは、グループチャットや個別のダイレクトメッセージを使い分けることも可能です。

ファイル共有機能やリンクの共有も行えるチャットもあるため、活用すれば業務効率が向上するでしょう。

テレワークでチャットを活用すれば、物理的な距離に関係なく、チームでのコミュニケーションを円滑に進められ、効果的に業務を遂行できます。

Web 会議

テレワークで Web 会議機能を活用すれば、顔を見ながらリアルタイムでコミュニケーションを取ることができます。これにより、物理的に距離が離れた場所からでも、対面での会議と同様に顔を見ながらの意思疎通が可能となり、誤解やミスコミュニケーションを減らせるでしょう。

画面共有機能を活用すれば、プレゼンテーション資料やドキュメントを全員で確認しながら進行できます。また、録画機能を利用することで、会議の内容を後で確認したり、欠席者が後から内容を把握することも容易です。

Web 会議はテレワークにおける円滑なコミュニケーションと効率的な業務遂行を支える重要な機能です。

オンラインストレージ

オンラインストレージ機能を使用すれば、テレワークなどの離れた場所からでもインターネット経由でファイルを簡単にアップロードし、複数人に共有できます。

どこからでも必要な資料にアクセスできるため、業務の効率化が図れます。また、クラウド上にデータが保存されるため、PC を紛失してもデータが守られるのです。

また、アクセス権限を設定すれば必要な人だけが特定のファイルにアクセスできるようになるなど、セキュリティ面でもしっかりしています。

オンラインストレージはテレワーク環境での効率的かつ安全なデータ管理を支える機能です。

スケジュール管理

スケジュール管理機能を使用すれば、チームメンバー全員の予定を一元管理できます。

複数のメンバーの予定が一覧でわかり、会議の調整やタスクの割り当てもスムーズに行えるようになります。重複した予定やミスコミュニケーションを防ぎ、リソースの最適な配分が可能となるでしょう。

またスケジュール共有機能を利用すれば、チーム全体でスケジュールを共有できます。

スケジュール管理ツールはテレワーク環境での時間管理・生産性向上に大きく役立つでしょう。

セキュリティ

テレワークにおいてセキュリティ対策がしっかりなされたツールを使用することで、リモート環境でもデータの安全性を確保できます。

例えばログイン認証やデータの暗号化機能を活用すれば、保存されているデータを安全に保管し、情報漏洩のリスクを低減できます。

テレワークを行う上で、セキュリティ対策は欠かせないため、定期的にセキュリティ更新・パッチ適用を行っているサービスを選びましょう。、常に最新のセキュリティ対策がなされた環境を利用できます。

文書共同編集

テレワークにおいて、文書共同編集機能を使えば、複数のチームメンバーが同時に同じ文書を効率的に編集できるようになります。

各メンバーが異なる場所からアクセスしても、一つの最新バージョンの文書を共有しながら作業できるため、バージョン管理の手間が省け、効率的に作業を進めることが可能です。

さらに、コメント機能や変更履歴機能を利用することで、フィードバックや修正内容を簡単に確認できます。

文書共同編集機能があれば、テレワーク環境での文書更新をスムーズに行えます。

アンケート機能

テレワークでアンケート機能を使用すれば、チームメンバーや全社員からの意見やフィードバックを効率的に収集できます。

アンケート機能では、簡単に質問を作成して複数人から回答を集めることができます。集計結果をリアルタイムで確認でき、迅速にデータを分析して意思決定に反映させることも可能です。

アンケートツールはテレワーク環境でのコミュニケーションを促進し、組織の業務改善に大きく貢献します。

電子サイン

テレワークで電子サイン機能を備えたツールを使用すれば、紙書類に比べて契約や承認手続きの時間を大幅に短縮できます。

電子サインは、必要な文書をオンラインで送信して、受信者が電子的に署名を行える機能のことです。コンプライアンスを確保できるといったメリットもあります。

電子サインツールはテレワークにおける業務の効率化とペーパーレス化を推進し、組織全体の働きやすさを実現できるのです。

テレワークに適したツールの選び方

ここでは、テレワークに適したツールの選び方を以下3点紹介します。

導入の容易さ
セキュリティ機能
サポート体制

導入の容易さ

1つ目は導入の容易さです。

ツールを選ぶときは、契約すればすぐに利用開始できる、導入が簡単なクラウドサービスがおすすめです。

複雑なシステムは設定やカスタマイズに時間がかかり、テレワーク導入に時間がかかることもあるでしょう。クラウドサービスはインターネット経由で利用できるため、物理的なインストール作業も不要です。短時間で導入できるため、急なテレワーク勤務にも迅速に対応できます。

ユーザーにとってわかりやすいインターフェースを持つツールを選べば、社員は直感的に操作できてすぐに慣れるなど、トレーニングコストも削減できます。

導入が容易にできるツールを選ぶことで、スムーズなテレワークを実現できるでしょう。

セキュリティ機能

2つ目は、セキュリティ機能です。

テレワークでは、自宅やカフェなど社外で業務を行うため、安心して使える高度なセキュリティ機能を備えたツールを選ぶべきです。

例えば、データ通信を暗号化する機能、ログイン時の2段階認証、不正アクセスの検知などが挙げられます。内部からの情報漏洩リスクも軽減するために、必要な人だけが特定のデータにアクセスできるようにアクセス権を設定することも重要です。

セキュリティ機能を備えたツールを選ぶことで、社外からでも安全に業務を遂行し、安心してテレワークを実施できます。

サポート体制

3つ目は、サポート体制です。

テレワークでは、さまざまな場所から業務を行うため、予期せぬ質問やトラブルが発生することが多く、サポート体制がしっかりしたツールを選ぶことが重要です。

例えば、サポートを含めて担当者が一貫して対応する体制や、自社の運用を把握した上での精度の高いサポートを受けられるとよいでしょう。そうすることで、社内の IT 管理者の負担を軽減し、社員が安心してツールを利用できる環境を整えられます。

サポート体制がしっかりしているツールを選ぶことで、テレワークを円滑に進め、業務の効率化を実現可能です。

テレワークでおすすめしたいツール

テレワーク時において、 Google Workspace の利用をおすすめします。

Google Workspace は、Gmail や Google ドキュメント、Google Drive などをはじめとした多機能な機能を提供し、チームの協力を促進するグループウェアです。

利用すれば、メーリングリストを使用してシンプルなコミュニケーション、カレンダーでチーム間の日程を調整する、顔を見ながらの Web 会議などを実現できます。オンラインストレージで世界中どこからでもチームのリソースを保存・閲覧・共有することや、ドキュメントをチームメンバーでリアルタイムで編集し、遠隔からでもスムーズなプレゼンテーションも可能です。

また、Google 社にはすべての従業員がセキュリティとプライバシーを重要視している企業文化があり、Google Workspace にも反映されています。

Google Workspace に保存されているデータは、ディスク上はもちろん、バックアップメディアへの保存時のほか、インターネット上やデータセンター間での移動時にもしっかり暗号化されます。

Google Workspace のセキュリティ機能についてはこちらの記事も参考にしてください。

https://www.yoshidumi.co.jp/collaboration-lab/google-workspace-security