リモートワークのやり方を解説！注意点やグループウェアの活用方法も詳しく紹介

リモートワークのやり方〜パソコン編〜

まずは、パソコンにおけるリモートワークのやり方について、以下5点を紹介します。

• 会社PCの利用
• VPN接続
• 仮想デスクトップ
• グループウェアの活用

会社 PC の利用

リモートワークを実施する方法の一つとして、会社貸与のPCを利用する方法があります。

会社から提供された PC を使用することで、業務に必要なソフトウェアやデータに簡単にアクセスできます。これらの PC は会社の資産であり、社内の IT 部門が技術的にサポートするため、トラブルが発生した際にも迅速に対応できます。

さらに、業務用に最適化された OS 環境で作業ができるため、生産性が向上します。

会社貸与の PC を利用することで、自宅や外出先でもスムーズに業務を進めることができ、柔軟な働き方が実現します。

VPN 接続

リモートワークにおいて、自宅や外出先からインターネットを経由して安全に会社のネットワークに接続する手段として、VPN（ Virtual Private Network ）接続を採用する企業が多くあります。VPN を利用することで、通信が暗号化され、第三者に情報が漏洩するリスクが低減されます。

VPN 接続を使用することで、リモートでも会社のシステムやデータベースにアクセスでき、オフィスと同じ環境で作業が可能となります。これにより、ファイル共有や業務アプリケーションの使用がスムーズになり、業務効率が向上します。

しかし、VPN の動作が不安定になることや、VPN の脆弱性を狙った外部攻撃が発生する可能性があるため、適切なセキュリティ対策が必要です。

仮想デスクトップ

リモートワークを実現する手段として、仮想デスクトップを採用する企業も増えています。仮想デスクトップは、業務を遂行する際に端末にデータを残さずに作業を行う方法です。ユーザーはインターネットを通じてクラウド上にあるデスクトップ環境にアクセスし、その環境で作業を行います。

仮想デスクトップの大きなメリットは、PC 紛失時のリスクが低いことです。データはすべてクラウド上に保存され、端末には一切残らないため、万が一PCを紛失してもデータ漏洩の心配がありません。また、仮想デスクトップは管理者によって一括で管理されるため、セキュリティ更新やバックアップも容易に行えます。

このように、仮想デスクトップはデータの安全性を高め、セキュリティ対策を強化する手段として有効です。

グループウェアの活用

リモートワークを実施する際に、グループウェアを活用している企業も多くあります。グループウェアとは、チームのコラボレーションを支援するソフトウェアで、Google Workspace などが代表例です。

グループウェアを活用すれば、インターネットさえあればどこからでもアクセスでき、メンバー間のコミュニケーションが円滑になります。例えば、共有カレンダーで複数メンバーのスケジュールを管理したり、オンラインストレージに保存したドキュメントを共同編集したりすることが簡単にできます。また、チャットやビデオ会議機能を使えば、リアルタイムでの情報共有もスムーズに行えます。

Google Workspace は上記機能に加え、セキュリティが強化されており、2段階認証やファイルへのアクセス制限を設定することで、情報漏洩のリスクを低減します。

リモートワークのやり方〜スマホ編〜

ここからは、スマホを使ったリモートワークのやり方を紹介します。

• MDM の導入
• 業務アプリのインストール
• グループウェアの活用

MDM

リモートワークをスマホで行うために、MDM（ Mobile Device Management ）を使う企業が多いです。MDM とは、端末を監視・管理するためのプロファイルをスマホにインストールすることで実現される機能です。

プロファイルにはパスワードの強制設定やデータの暗号化、リモートロック機能などが含まれ、端末が紛失や盗難に遭った場合でも、企業のデータを保護できます

また、業務に必要なアプリケーションも一緒にインストールされるため、ユーザーは設定に手間取ることなくすぐに仕事を始められます。

MDM は社内の IT 部門がリモートで端末の状態を監視しているため、問題が発生した場合に迅速に対応することが可能です。MDM を活用することで、スマホを使ったリモートワークでも、高いセキュリティと業務効率を維持できます。

業務アプリのインストール

リモートワークをスマホで行うときには、業務に必要なアプリをあらかじめスマホにインストールしておくことが重要です。

例えば、社内ポータルサイトのアプリをインストールし、会社の最新情報や連絡事項に素早くアクセスし、必要な資料やマニュアルもすぐに閲覧できるように整えましょう。

業務アプリをスマホにインストールすることで、リモートワークでも効率的に業務を進められ、柔軟な働き方をサポートします。

グループウェアの利用

リモートワークをスマホで行う方法に、グループウェアの活用もあります。

グループウェアはスマホからでもメール、チャット、スケジュール管理、ファイル共有などの機能を利用でき、業務をスムーズに進められます。例えば、重要なドキュメントや資料をクラウド上に保存すれば、いつでもどこからでも編集・共有可能です。

グループウェアをスマホで利用することで、場所を問わず効率的かつ効果的に業務を遂行することができ、柔軟な働き方を実現します。

リモートワークにグループウェアを活用するやり方

リモートワークにはグループウェアの活用が欠かせません。ここからは、グループウェアの活用方法を4点紹介します。

• コミュニケーション強化
• 進捗管理
• オンラインストレージ
• セキュリティ確保

コミュニケーション強化

グループウェアの活用方法として、コミュニケーション強化があります。

例えば、チャット機能を利用すれば、リアルタイムでの迅速な情報共有が可能なため、、リモートワーク時でも質問や確認事項をすぐに相談・解決できます。

また、ビデオ会議機能を設定しておけば、対面でのコミュニケーションが必要な場合すぐに対応できます。

グループウェアをコミュニケーション強化に活用することで、リモートワーク中でも迅速な問題解決と、チームの一体感を身につけ、業務を円滑に進められます。

進捗管理

グループウェアを活用する方法として、メンバーの進捗管理があります。

例えばプロジェクトのタスクや進行状況をチーム全体で共有し、常にメンバーの進捗を把握できるようにすることが挙げられます。

グループウェアの ToDo 機能を使い各メンバーに対してタスクと期限を明確に設定することで、進行中のタスクや完了したタスクを視覚的に把握できます。誰がどのタスクを担当しているのか、どれだけ進んでいるのかが一目でわかるでしょう。

進行状況はリアルタイムで更新できるため、全員の状況を常に共有できます。課題が発生した場合には、迅速に対応策を議論し、解決するための協力体制を築くことも可能です。

グループウェアを活用して進捗管理を行えば、リモートワーク中でもプロジェクトの進行状況を把握しやすくなり、チーム全体で効率的に目標達成を目指せるでしょう。

文書管理

リモートワークでグループウェアを活用する方法の一つに文書管理があります。

グループウェアを使用すれば、文書やファイルをクラウド上に保存でき、チーム全員がどこからでもアクセス可能です。各メンバーが最新の情報に基づいて作業を進めることができ、従来のバージョン管理の手間を省けるでしょう。

また、リアルタイムでの共同編集機能を活用すると、複数のメンバーが同時に一つの文書を編集しコメントを残せるようになり、意見やアイデアを即座に反映可能です。

さらに、コメント機能や変更履歴を使えば、フィードバックをすぐに共有できるなど、必要な修正を迅速に行えます。

グループウェアを活用した文書管理により、リモートワーク中でもスムーズな情報共有と効率的な共同作業を実現できるのです。

セキュリティ確保

リモートワークにおいて、グループウェアを活用する方法として、セキュリティ確保も挙げられます。

例えば、2段階認証や強力なパスワードポリシーを導入することで、不正アクセスを防止できます。また、データの暗号化で通信中のデータが第三者に盗聴されるリスクを防ぐことや、定期的なバックアップを実施し、データの消失や破損に備えることも重要です。

また、必要最低限のユーザーにのみ機密情報へのアクセス権限を与えるなど、情報の漏洩リスクを最小限に抑えましょう。

セキュリティ対策を講じたグループウェアを活用することで、リモートワークにおいても、安心して業務を遂行できるでしょう。

リモートワークのやり方で注意すべきこと

リモートワークは利便性が高い一方、スムーズに進めるためには注意点を考慮する必要があります。ここでは、リモートワークで注意すべきことを以下4点紹介します。

• 目的に沿った対応実施
• コスト
• 新ルールの整備
• 自社に適したツール・サービス導入

目的に沿った対応実施

リモートワークを導入する際には、単にリモートワークを導入すること自体が目的になりがちのため、まず、リモートワークの導入目的を明確にし、その上で導入の対応を進めましょう。

目的としては、生産性向上、ワークライフバランスの改善、業務効率化などが挙げられます。全てのメンバーにリモートワークの目的を共有し、理解を深めてもらうことが大切です。メンバーに目的を共有することで、各自が何を達成すべきかを明確に理解し、リモートワークのメリットを最大限に活用できます。

リモートワークを成功させるためには、目的に沿った対応を実施し、全員がその目的を理解し共有することが不可欠です。

コスト

リモートワーク導入時には様々な費用が発生するため、事前に予算を立てておくことが重要です。

必要な費用として例えば、従業員に貸与するノートパソコンやスマートフォン、オフィス用ソフトウェアのライセンス費用、セキュリティ対策のための VPN や MDM の導入費用などが挙げられます。

また初期費用に加え、毎月のグループウェアの利用料など、定期的なメンテナンスや更新費用も見込んでおく必要があります。

導入前に上記の費用を事前に見積もって予算を立てることで、リモートワークの導入を計画的に進めることが可能です。

新ルールの整備

リモートワークを導入する際に既存のルールのままだと、業務によってはリモート環境での作業がやりにくくなる場合があります。そのため、リモートワークに合わせたルール整備が必要です。

まず、コミュニケーションに関するルールを整えましょう。リモートワークでは、対面でのやり取りが減少するため、チャットやビデオ会議の利用方法、ステータス設定などを明確に定めることで、円滑なコミュニケーションを実現できます。

業務の進捗管理や報告方法に関するルールを見直すことも大切です。リモート環境では、進捗状況の把握が難しくなるため、定期的な報告やオンラインでの進捗確認の仕組み整備が欠かせません。

さらにリモートワーク時にはデータの取り扱いやアクセス管理に対するリスクが高まるため、情報の取り扱いに関する具体的なガイドラインを設け、従業員に徹底させることも重要です。

リモートワークに合わせたルールを整備することで、リモートワーク環境でも業務を円滑に進められ安心して効率的に業務を遂行できます。

自社に適したツール・サービス導入

リモートワークを効果的に実施するためには、企業の業務内容やニーズに合ったツールやサービスを選定し、導入することが重要です。

まず、自社の業務プロセスやコミュニケーション方法を洗い出し、適したツールを選びましょう。

普段業務マニュアルを複数人で作成しているなら、共同作業を効率的に行うためのオンラインストレージやドキュメントツール選びが重要です。リモート環境でもチーム全員が最新の情報にアクセスでき、リアルタイムで共同作業を進められるようになります。

自社に適したツール・サービスを導入することで、リモートワーク環境でも効率的かつ安全に業務を遂行でき、企業の生産性向上に繋がります。

リモートワークなら Google Workspace がおすすめ

本記事では、リモートワークのやり方について紹介しました。

リモートワークをスムーズに進めたいなら Google Workspace の活用をおすすめします。リモートワークではチームの連携が課題ですが、Google Workspace はメーリングリスト・Chat スペース・共有チームフォルダ・ビデオ会議など、チーム連携に欠かせない機能が揃っています。

Google Workspace を活用することで、リモートワーク中にメンバーとスムーズなコミュニケーションを取ることができ、関係者のスケジュールを管理しながら、効果的かつ安全に業務を進められます。