データ共有を安全にしたい！方法・実践ポイントを詳しく紹介

安全なデータ共有とは

まずは、安全なデータ共有とは何かを説明します。

PC やスマートフォンで扱う文書・画像などのデータを安全に社内・社外と共有するためには、高度なセキュリティ対策がなされたシステムと、社員一人ひとりが高い意識を持って取り組むことが大切です。

従来の働き方であるオフィスワークでは、ファイルサーバやメールの添付ファイルなどのファイル共有方法が一般的でした。

近年では、オンラインストレージやファイル共有など、クラウドサービスへの利用に注目が高まっています。安全性も高い上に、インターネット環境さえあれば接続できることから、安全なデータ共有方法として主流となりつつあります。クラウドストレージはファイルの長期的な保存や管理、オンライン編集などにも対応しており安全かつ利便性にも優れており、人気が高いです。

さらに、クラウドストレージに合わせて社内のコミュニケーション活性化や業務効率化を達成するためにグループウェアを導入する企業もいます。グループウェアを導入すれば、安全なデータ共有だけでなく、より良い働き方を実現できるでしょう。

近年、リモートワークなど多様な働き方により、安全にデータを共有する方法への注目が高まっています。

データ共有を安全にする主な方法

データ共有を安全にするための主な方法を、以下5点説明します。

• メール添付
• NAS
• ファイル共有サービス
• オンラインストレージ
• グループウェア

メール添付

1つ目の方法はメール添付です。

メール添付でデータを安全に共有するためには、メール送信前の準備徹底が大切です。

権限のない第三者がデータにアクセスするのを防ぐために、たとえば、パスワード付き zip ファイルや、PDF のパスワード保護機能などを利用して、ファイルを暗号化する必要があります。暗号化するパスワードは複雑でなければなりません。簡単に推測できるパスワードは避け、英大文字・小文字・数字・記号を組み合わせたものを使用しましょう。

暗号化されたファイルのパスワードは、別の手段で相手に伝える必要があります。たとえば、他のメールや電話・チャットなどがよいでしょう。宛先のメールアドレスを間違えてしまうと、機密データが第三者に渡ってしまう可能性があるため、送信先のメールアドレスが合っているか慎重に確認してください・重要なデータを送信した場合は、受信者に受信確認をしてもらうと良いでしょう。

メール添付は便利ですが、セキュリティのリスクもあるため、送信前の準備徹底が必要です。

NAS

NAS（ Network Attached Storage ）を使用して、安全にデータを共有する方法もあります。

NAS とは、データを保管するための専用ファイルサーバーのようなシステムで、ネットワーク HDD として市販されています。データ管理に特化した機能を持っており、数 TB （テラバイト）もの容量の HDD・SSD を搭載しています。アクセス権限の設定・管理も可能なため、重要なデータのバックアップとしても利用できます。セキュリティ面として暗号化機能を搭載した NAS もあり、データを保存すれば自動で暗号化されます。

PC からはネットワークドライブとして設定できます。NAS の機種によってはリモートアクセスできるものもあり、利便性も高いです。

ファイル共有サービス

安全性の高い、クラウド型のファイル共有サービスもあります。

ファイル共有サービスとは、各種データをクラウド上で共有し、一定の期間蓄積できるサービスです。ファイル共有サービスの主な利用目的は、限定されたチームでセキュリティの高い環境でリアルタイムにデータ共有することです。

限られた人のみアクセスを制限できることや、ファイルの暗号化、共有時のパスワード発行機能など、高いセキュリティ対策が搭載されているサービスも多いです。

オンラインストレージ

オンラインストレージも、安全にデータ共有するための重要なサービスです。

オンラインストレージとは、インターネット上でデータを蓄積・共有するためのサービスのことです。クラウドストレージとも呼ばれています。利用者は、Web ブラウザなどからオンラインストレージにログインすることで、自分に与えられている権限のデータにアクセスできます。

オンラインストレージには、二段階認証やデータのバックアップ機能などのセキュリティ機能が搭載されており、利便性とセキュリティのバランスもとれており、活用している企業も多いです。

グループウェア

グループウェアを活用してデータを共有する方法もあります。

グループウェアとは、社内のコミュニケーションを活性化し、業務の効率化を推進するためのサービスです。たとえば Google Workspace や Microsoft 365 があり、チャットや Web 会議の機能に加え、安全性の高いデータ共有環境としても活用できます。

グループウェアのストレージ上にデータを格納すれば、登録されているユーザーと簡単に共有できる上、データにコメントを残したり、メール機能などと連携できるため利便性も高いです。

グループウェアはクラウド環境を前提としています。多要素認証などセキュリティ機能としても優れているサービスもあり、安全に利用でき人気も高いです。

安全なデータ共有の実践ポイント

安全にデータ共有するときの実践ポイントを、以下4点説明します。

• アクセス権の設定
• 操作性
• 機能
• 従業員の意識改革

アクセス権の設定

1つ目のポイントは、アクセス権の設定です。

データ共有するときは、必要なメンバーのみに最小限のアクセス権を与えることが大切です。とりあえず、メンバーの上司や関係者なども共有してしまうと、誤って関係のない人からデータを見られてしまう可能性も考えられます。

データ共有をする際は、不要なメンバーには権限を与えないこと、共有相手にも必要最小限の権限を与えるようにしましょう。

操作性

2つ目のポイントは、操作性です。

データ共有するときは、セキュリティ機能も大切ですが、従業員にとって操作が簡単なこと、簡単にデータ共有できること、継続して使い続けることが大切です。

データ共有サービスを検討するときは安全性はもちろん、操作性もしっかりと確認して使いやすいか判断しましょう。トライアル期間などで実際に操作する従業員が、簡単に利用できるか直接確認することも大切です。

機能

3つ目のポイントは、機能です。

安全なデータ共有サービスを探すときは、セキュリティ機能を比較することはもちろん、自社に必要な機能が含まれているかの確認も大切です。

たとえばセキュリティだけでも、データ暗号化や認証方式・バックアップ機能などさまざまな機能があります。自社のセキュリティポリシーに沿った必要な機能が搭載されているか、しっかりと確認しましょう。

また、標準機能としてメール送信やチャット機能、検索性が優れていてデータを探しやすいかなど、自社がグループウェアに求めている機能が搭載されているかの確認も大切です。

データ共有サービスは、セキュリティだけでなく標準機能もしっかりと確認しましょう。

従業員の意識改革

4つ目のポイントは、従業員の意識改革です。

安全なデータ共有をしたいときは、システムに頼りすぎないことが大切です。物理的な対策・機能的な対策がしっかりと搭載されているシステムも多いですが、それを利用する従業員のセキュリティ意識が低いと意味がないからです。従業員の操作一つでも、重要な機密情報が外部に漏れてしまう可能性があります。

意識改革のための内容として、パスワードを複雑なものに設定することや、複数のシステム間で使いまわさないこと、データ共有する時のアクセス権やルール設定などの大切さを従業員が一人一人に理解してもらうこと、その上でデータ共有の運用をすることが大切です。

データ共有を行う時は、従業員一人一人がセキュリティ意識を高く持つ必要があります。

安全なデータ共有なら Google Workspace がおすすめ

本記事では、データ共有を安全にする方法、ポイントを紹介しました。

データを安全に共有するためにはさまざまな方法があり、社内はもちろん社外と安全に共有でき、利便性も高い Google Workspace を選ぶのが良いでしょう。

ただし、Google Workspace には、社外の Google アカウントを持たない社外関係者に対して、安全かつスムーズにファイルを共有できないこともあります。

そのようなときに社外へのファイル共有を禁止すれば、社員がシャドー IT （情報システム部門が関与せず、現場の部門が独自に導入したクラウドサービスなど）により、セキュリティの低い方法で共有してしまうかもしれず、安全なデータ共有ができなくなります。

このようなケースでは、吉積情報株式会社が提供する Cmosy（クモシィ）の利用で、解決できます。

Cmosy の共有機能を使えば、利便性の高いグループウェア Google Workspace のセキュリティポリシーを保持したまま、Google アカウント を持たない外部関係者にも安全にデータを届けることができます。

社外・社外どちらにおいても安全にデータ共有をしたいと考えている担当者は、ぜひ利用を検討してみてください。