谷川 歩美

Google 共有ドライブの管理機能と徹底比較!自社に合った管理ツールを選ぶポイント (共有ドライブマネージャー・Cmosy)

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Google ドライブは、ファイル共有や共同作業に適したクラウドストレージサービスです。さらに共有ドライブは、社内外のユーザーとのコラボレーションが促進される便利なサービスです。

しかし Google 管理コンソールの共有ドライブに関する管理機能はシンプルなため、情報漏洩対策を脅威化するために、管理機能を拡張するツールを利用する企業も増えています。

本記事では、Google 管理コンソールの管理機能と 吉積情報が提供する 共有ドライブマネージャー の機能を比較します。自社に合ったツールを選ぶポイントも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
 Cmosy の管理機能で、本記事でご紹介する共有ドライブマネージャーの機能もご利用いただけます。

こんな方におすすめ!

  • Google ドライブの管理担当者として、共有ドライブの管理を安全かつ簡単に行いたい人

共有ドライブマネージャーとは?

共有ドライブマネージャーとは

そもそも、共有ドライブマネージャーとは Google ドライブ(共有ドライブ)を運用する上で発生する課題を解決するためのサービスです。
共有ドライブの運用状況を可視化したり、運用ワークフローの構築をサポートします。
また、共有ドライブマネージャーには、 Google ドライブ上に存在する共有ドライブと同期する機能があります。

Cmosy と共有ドライブマネージャーの違いとは

Cmosy は Google ドライブのファイル共有を拡張したサービスです。
外部共有を制限した Google ドライブでも安全にファイルの送付・共有・監視などができます。一方、共有ドライブマネージャーは Cmosy から共有ドライブ機能だけを切り離したサービスです。
ファイルの社外共有を共有ドライブメインで行う場合、共有ドライブマネージャーが力を発揮します。
共有ドライブマネージャーには、ワークフローや権限管理、状況把握のための機能が提供されています。
これらの機能は Google Workspace の管理者向けに開発された機能であり、共有ドライブの運用を軽減することを目的に実装されています。

管理者が押さえるべきポイント

情報漏洩のリスクは、共有ドライブの利用を検討する際には考慮すべき重要な要素です。しかし、情報漏洩を防止するための対策を講じることで、リスクを軽減することができます。

運用ルールの策定

共有ドライブの利用に関する運用ルールを策定します。ルールには、共有先の確認、アクセス権限の設定、定期的な共有権限の確認など、情報漏洩を防止するための具体的な対策を盛り込みます。

教育・啓発の実施

運用ルールを策定した後は、従業員にルールを周知し、遵守を徹底します。教育・啓発の際には、情報漏洩のリスクや対策について具体的に説明するようにします。

共有ドライブの利用状況を可視化する

共有ドライブの利用状況を可視化することで、共有先やアクセス権限の設定ミスなどを早期に発見し、対処することができます。


これらの対策を講じることで、管理者は情報漏洩のリスクを軽減し、共有ドライブの安全な利用を促進することができます。

さらに、共有ドライブの利用状況を可視化したり、共有権限を自動的に管理したりするツールを導入することで、管理者の負担を軽減し、情報漏洩のリスクをより効果的に低減することができます。

共有ドライブの管理機能を比較してみた

ここからは Google 管理コンソール( Google Workspace Business Standard 以上)と 吉積情報が提供する 共有ドライブマネージャー でそれぞれどのような機能が利用できるのか、比較していきます。

共有ドライブマネージャー は、Google ドライブの管理機能を拡張する機能を備えています。
Google 管理コンソールでは簡単に見ることができなかった内容も、共有ドライブマネージャーなら、一括表示させることや、CSV出力して加工して確認することもできます。

その結果、今まで時間をかけて行っていた管理作業がわずか数分で完了します。

▼▼筆者がタイムアタック!!▼▼

 

実際に筆者が時間を計測し、作業してみました!

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どの作業も15秒あれば完了してしまうことがわかりました。あっという間ですね!

 

▼各確認項目における、Google 管理コンソールとCmosyとの比較は以下の通りです。

確認項目

Google 管理コンソール

Cmosy

共有ドライブ数を確認する

[共有ドライブの管理]で
表示されるドライブ数を
手動で数えれば把握は可能

・ダッシュボード
・共有ドライブ管理画面

社外共有されている
共有ドライブ数を確認する

ドライブのアプリレポートにて、
公開設定ごとの数は確認できるが、
実際の社外共有有無は確認不可。

・ダッシュボード
・共有ドライブ管理画面

設定状況と、実際の社外共有
有無などの詳細の確認が可能。

各共有ドライブのメンバーを
”一覧” で確認する

×

[共有ドライブの管理]で
一つずつ展開して確認する必要がある

・共有ドライブ管理画面
・利用状況ログ

共有ドライブの配下の
アイテム数を確認する

×

[共有ドライブの管理]で
使用容量や アイテム数上限は
確認できるが、
アイテム数の確認はできない

・共有ドライブ管理画面
・利用状況ログ

ファイル数/フォルダ数/
アイテム使用率/使用量

ユーザーが社外共有した
ログを確認する

・ドライブのログイベント

※保存期間6か月

・社外共有ログ
・利用ログCSV

※永年保存

社外ユーザーがアクセスした
ログを確認する

・ドライブのログイベント

※保存期間6か月

×

最終更新日を確認する

×

・共有ドライブ管理画面
・利用状況ログ

なお、Google Workspace Enterprise エディションであれば管理コンソールのセキュリティから、ファイルが共有されているドメイン(上位)をランキングで表示させることもできますが、集計期間は過去180日以内のデータしか確認できません。

共有ドライブを活用してコラボレーションを促進させたいが、管理も徹底して、セキュリティを強化したいという場合には、共有ドライブマネージャーのような拡張ツールを利用することをおすすめします。

自社に合ったツールを選ぶには?

自社に合ったツールを選ぶためには、以下のポイントを検討しましょう。

  • 組織の規模や形態
    • 大規模な企業では、管理機能の充実や拡張性などが重要になる
    • 中規模・小規模の企業では、コストや導入・運用のしやすさなどが重要になる
  • セキュリティ対策のレベル
    • 自社のセキュリティポリシーに合った機能を備えているか
  • 運用管理のしやすさ
    • 操作が簡単で、管理者の負担が少ないかどうか
  • コスト
    • 自社の予算に合った価格かどうか


共有ドライブマネージャーは、管理機能が充実しており、操作画面はスッキリとしたUIで運用もしやすいため、組織の規模や形態に関わらず、ご活用いただけます。

詳細や料金などについては、まずはお気軽にお問合せください!

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まとめ

共有ドライブは、社内外でファイルを共有するのに便利な機能です。しかし、情報漏洩を危惧するあまりに利用に踏み切れていないという会社もあると思います。

確かに、共有ドライブは、共有先を間違えると、意図しない相手にファイルが共有されてしまったり、共有権限を適切に設定しないと、不要な人にファイルが閲覧・編集されてしまう可能性もあります。
しかし、情報漏洩を恐れて共有ドライブを利用しないことは、もったいないことであると考えられます。共有ドライブには、情報共有を効率化・高度化するメリットが多数あります。

共有ドライブマネージャーを利用することで、組織上の共有ドライブを全て可視化し、定期的に社外アカウントの削除を実施することが可能です。本ツールの具体的な事例をご確認したい場合はコチラのページをご確認ください。

谷川 歩美
谷川 歩美
吉積情報株式会社 カスタマーサクセス担当。 前職での Google Workspace の自社への導入経験を経て、 吉積情報では、お客さまの成功を願って日々活動中! Google Workspace や自社サービス「Cmosy」「共有ドライブマネージャー」等の活用促進を担当しています。
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