知らないと損!Google カレンダーの便利な使い方を解説

 Google の企業向けコラボレーションツール、 Google Workspace (旧  G Suite)。 今回ご紹介するのは、スケジュール管理ツールの Google カレンダー ( Google Calendar )です。

自分の予定管理はもちろん、他の社員とのスケジュール共有なども簡単にでき、スケジュール設定を簡単に行うことができます。

本記事はGoogle カレンダーの便利な使い方を解説しますので、ぜひ活用してみてください。

また、 Google カレンダー は Google Workspace に限らず、無料の Google アカウントを持っている方も使うことができます。基本的な操作は同じですので、無料の Google アカウントをご利用の方も是非ご覧になってください。

この記事はこんな方にお薦めです。

・ Google カレンダー を使って予定管理をしたい
・ 同僚との会議のセッティングを効率化したい

Google カレンダー とは

まずは、 Google カレンダー とはどのようなサービスかについて解説します。

  • ブラウザ上でスケジュールを管理できる

 Google カレンダー は、クラウド上でスケジュールを管理できるサービスです。他の Google Workspace の機能と同様に、クラウド上で管理されるため、 Google アカウントにログインさえすれば、https://calendar.google.com/ にアクセスするだけで、OSを問わず同じように利用することができます。

  • スマホ・タブレットでも利用可能

 Google カレンダー は、PCだけでなく、スマートフォンやタブレットでも利用できます。アプリを経由しての利用となりますが、PC版のカレンダーとほぼ同じように利用できます。

アプリは以下のリンクからダウンロードできます。

Android:Googleカレンダー – Google Play のアプリ

iPhone/iPad:‎「Google カレンダー: 予定をスマートに管理する」をApp Storeで 

なお、本記事では、使い方の説明はPC版を前提に行います。ご了承ください。

  • コメントスレッドで確認・修正のコミュニケーションも可能

ファイルをただ共同で編集してしまうと、「ここは消さなくてよかったのに」など、意思疎通が取れずに文章がうまく書けなくなってしまう可能性があります。そこで便利なのが、コメント機能。ある部分を指定して、「ここはこうした方がいいのでは?」などとコメントを付加することで、文章上でコミュニケーションを取ることができます。

  • Gmailをはじめ、他のGoogle サービスとの連携もバッチリ

 Google カレンダー は、Googleの他のサービスとの連携も抜群です。

例えば、オンライン会議の予定なら、設定する際にボタンを1つクリックするだけで、 Google Meet のURLが発行できます。

  • Google Workspace ではメンバー間の予定調整が圧倒的に効率化

 Google Workspace の Google カレンダー では、同僚の予定を簡単に確認できるほか、会議室の空き状況を確認しながら会議を入れたり、不在時のカレンダー招待を自動で辞退したりといった機能が使えるなど、会議のセッティングをさらに効率化できます。

Google カレンダー はこんなもの

・Google が提供しているスケジュール管理サービス

PCでもスマホでも同じように利用可能

・ 予定を簡単に共有できる

Google カレンダー を使ってみよう

まずは、Google カレンダーの基本的な使い方を解説します。

  • 予定を追加する

まずは新規の予定を追加してみましょう。

予定の追加は、画面左側の「作成」ボタンを押し、日時を編集することでできます。

また、カレンダー上の該当する日時の部分を直接クリックし、日時を編集することでも、新規作成ができます。

  • 定期的な予定を作成する

毎週のミーティングなど、定期的な予定を作成したい場合は、予定をさらに編集します。

予定作成画面で「繰り返さない」と書いてある部分をクリックすると、繰り返しの編集ができます。よくある繰り返しの他にもカスタム設定が可能で、「毎週月・木曜日」と曜日を複数セットしたり、「7月までの金曜日」と繰り返しの終了日を設定したりすることもできます。

  • 予定の日時を変更する

予定が変更になった場合も、操作は簡単です。

もちろん予定をクリックして日時を書き換えることでも変更できますが、カレンダー上の予定そのものをドラッグ&ドロップで別の日時に移すこともできます。

  • 場所を追加する

予定の編集画面では、予定が行われる場所を入力することもできます。

社内の会議室を設定したり、社外の場所・住所を設定したりすることができます。

場所を登録しておけば、Googleマップに予定が反映されるので、とても便利です。

  • 予定を色分けする

個々の予定に色をつけることもできます。

社内の会議と外部の予定、チームの作業と個人作業などを色分けすることで、ひと目で予定の状況が確認できます。

また、予定を振り返る際、何にどれだけ時間を割いているかを把握できるので、振り返りにも役立ちます。

Google カレンダー をさらに便利に使う方法

ここまででも、十分 Google カレンダー の利便性は伝わったかと思います。しかし、 Google Workspace では、 Google カレンダーを使いこなすことで、様々な業務にかける時間を大幅に短縮することができます。

中でも特に便利なのは、同僚と互いの予定が簡単に共有できるというところです。これにより、同僚との会議の予定が簡単にセットできるようになります。

ここからは、いま述べた同僚との会議設定方法を含め、応用編として解説していきます。

  • 同僚の予定を検索・確認する

同僚の予定を確認したい場合は、画面左の「ゲスト ユーザーを検索」と書かれている場所に、確認したい社員の名前、もしくはメールアドレスを入力します。

すると、ゲストの予定が自分の予定に重ねて表示されます。

これで、同僚の空いている時間がひと目でわかります。

  • 予定に招待して会議を設定する

同僚などのゲストを同じ会議に参加させたい時は、「招待」を行います。

先ほどの、同僚の予定を表示した状態で、会議を設定したい時間(もちろん、全員が空いている時間に限ります)をクリックすると、自動的にゲストが参加する予定が設定されます。

編集して保存し、「招待メールを送信しますか?」と聞かれる画面で「送信」を押せば、自動的にゲストに招待メールが届きます。

あとはゲストが招待を承諾してくれれば、予定の設定は完了です。

このように、 Google カレンダー を使えば、いちいち相手の予定を尋ねずとも、同僚のスケジュールを確認でき、会議の設定ができます。

  • Google Meet の会議リンクを追加する

最近では、オンライン会議(Web会議)を利用する機会が大幅に増えてきました。 Google カレンダー では、 Google のオンライン会議システム、 Google Meet と連携しており、オンライン会議の設定が簡単にできます。

あとは、指定された時間に「 Google Meet に参加する」をクリックすれば、会議室に入ることができます。

  • ファイルを添付する

会議の資料などを事前に共有したい時に便利なのが、予定へのファイル添付機能。

 Google ドライブ内の資料のリンクを添付したり、新たにPDFなどをアップロードして添付したりすることができます。

  • Google ToDo リストと連携してタスク管理する

 Google カレンダー は、 Google ToDo リスト と連携させることができます。

 Google ToDo リスト の使い方は以下の記事をご覧ください。

Google ToDo リストの使い方 Google カレンダーやGmailとの連携でタスク管理を効率化

画面左側「マイカレンダー」の「ToDo リスト」にチェックを入れると、 Google ToDo リストに入れたタスクがカレンダー上に表示されるようになります。

完了したタスクには取り消し線がつくため、タスクの管理も非常にわかりやすいです。

  • リマインダーを作成して作業漏れを防ぐ

Google カレンダーには、必ず終わらせなければならない作業などのために、リマインダーを作成することもできます。

作り方は、予定の立て方と同じです。予定の編集画面で「リマインダー」をクリックすると、予定がリマインダーに変化します。

リマインダーは、指定した時間に通知をします。繰り返し機能を用いれば、毎日同じ時間に通知を送るなども可能です。

  • キーボードショートカットで操作を効率化

ここまで予定の作成方法などをご紹介しましたが、最後に便利なショートカットについて紹介します。

Shift+?キー ( Windows / Mac 共通)を押すことで、下記のような画面が出ます。

代表的なショートカットとしては、M/W/Dキーで月/週/日単位での表示をそれぞれ切り替える、などが挙げられます。

ショートカットまで覚えれば、 Google カレンダーを完全にマスターしたといっても良いでしょう。

Google カレンダー でスケジュールを一元管理しよう

本記事ではGoogle カレンダーの使い方と、便利な他サービスとの連携法について解説しました。

Google カレンダーは、自分のスケジュールを一元管理できるだけではなく、同僚などのスケジュールも簡単に共有でき、会議のセッティングを効率的に行えるツールです。

Google カレンダーを活用してスケジュール管理を大幅に効率化していきましょう。