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グループウェアはどれがおすすめ?機能・メリット・選び方も紹介!

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グループウェアにはさまざまな種類があるけれど、どれがおすすめなのだろう、自社に適しているポイントを知りたい、という方も多いかと思います。グループウェア毎に、搭載している機能や使い方など違う点が多くありますので、それぞれの特徴を正しく理解した上で、選ぶことが重要です。

本記事では、グループウェアの機能、メリット、選び方を詳しく紹介していきます。Google Workspace は、メール・Web会議機能、共同編集に加えて、オフライン編集も可能ですのでぜひご検討ください。

おすすめするグループウェアの選び方

グループウェアはどれがおすすめ?機能・メリット・選び方も紹介!

 

ここからは、グループウェアの選び方について、以下を紹介していきます。

  • 機能
  • 共同編集
  • オフライン編集
  • 利用方法

機能

グループウェアを選ぶ際、日常業務で頻繁に使用する機能が含まれているかどうかが、選定の重要な基準となります。

例えばメール機能は、社内外のやり取りで使用されることが多いため、グループウェアに含まれていると便利です。また、リモートワークなど新しい働き方が浸透している近年において、Web会議の需要も高まっています。場所を問わずにスムーズな会議ができるでしょう。

自社にとって必要な機能がグループウェアに含まれているかを確認しましょう。

共同編集

グループウェアは、共同編集も重要なポイントです。

グループウェアを選ぶ際には、複数人が同時に文書を編集できることはもちろん、コメント機能や作業履歴の追跡が可能かどうかの確認も大切ですコメント機能は、文書内での意見交換やフィードバックを容易にします。作業履歴の追跡機能は、過去の編集内容や変更者を確認でき、文書の管理と透明性を高めます。

共同編集機能が備わっているグループウェアは、チームでの作業をスムーズにし、プロジェクトの進行もスムーズになるでしょう。特にクリエイティブな作業や頻繁にアップデートが必要な文書において、価値のある機能です。

オフライン編集

グループウェアでは、オフライン編集の有無も重要です。

オフライン編集とは、インターネットに接続していなくともファイル編集が可能なことを指します。移動中やリモートで働く際、またはインターネット接続が不安定な環境でも作業効率を向上できます。

グループウェアにオフライン編集機能があれば、従業員はインターネットが利用できない状況でも、文書・ファイルの編集を行えます。インターネット接続が回復したときに、オフラインで行った編集内容が自動的にクラウドに同期、更新されるのです。これにより、いつでもどこでも作業でき、メンバーとの情報共有もスムーズです。

利用方法

グループウェアを選ぶ際、利用方法の検討も重要なポイントです。

例えば、Web ブラウザを通じて全ての機能が利用できるかどうかを確認しましょう。ブラウザベースのグループウェアであれば、特別なソフトウェアのインストールや設定が不要で、どのデバイスからでも容易にアクセスできます。

ブラウザベースのグループウェアは、常に最新の状態で使用できるため、ソフトウェアの更新に関する手間も省けます。グループウェア選定の際には、利用方法を必ず確認しましょう。

コスト

グループウェアを選ぶ上でコストも大切です。

例えば、月額利用料金が企業の予算に見合っているか、コストのバランスが適切かどうかの見極めが重要です。

月額利用料金を検討する際には、単に価格だけでなくその価格に見合った機能が提供されているかを確認しましょう。高額で機能が豊富なグループウェアであっても、自社にとって必要な機能でなければ意味がありません。

不必要な機能に対して支払うコストは、企業にとって無駄な出費となりがちです。グループウェアを選ぶ時は、自社にとって本当に必要な機能が含まれているかをしっかり確認しましょう。

おすすめするグループウェア Google Workspace の機能

グループウェア Google Workspace で特におすすめしたい機能について、以下を説明します。

  • チャット
  • スケジュール管理
  • アンケートフォーム作成
  • 共同編集
  • タスク管理

チャット

1つ目の機能はチャットです。グループウェアのチャット機能は、社内外のコミュニケーションを円滑にし生産性を向上していきます。

チャット機能により従業員同士はいつでも、どこにいてもリアルタイムな情報交換が可能です。緊急の問題が発生した際には、すぐにチームメンバーと連絡を取り合い、迅速な対応ができるでしょう。また、リモートワークや出張中の従業員も、オフィスにいるかのようにスムーズにコミュニケーションを取れるでしょう。

チャット機能は、クライアントやパートナー企業とのやり取りも、リアルタイムで行え、メールよりも効率的で返信も早いでしょう。業務の進行速度も向上します。

グループウェアのチャット機能は、ビジネスにおいて不可欠なツールであり、チームの生産性と情報共有を向上できます。

スケジュール管理

2つ目の機能は、スケジュール管理です。

スケジュール機能では、カレンダー上で個人やチームの予定を共有でき、予定確認や会議のスケジューリング、プロジェクトのスケジュール調整などが楽になります。

複数の部署やチームが関わる大規模なプロジェクトでは、スケジュールの透明性が重要です。グループウェアのスケジュール機能は全員が同じ予定を参照できるため、誤解や重複を防ぎます。また、リマインダー機能を使うことで、重要な会議や締め切りを忘れることもなくなるでしょう。

グループウェアのスケジュール管理機能は、チームの時間管理に不可欠な要素です。

アンケートフォーム作成

3つ目の機能は、アンケートフォーム作成です。

アンケートフォーム作成機能とは、直感的な操作でフォームを作成する機能です。普段慣れ親しんでいるドキュメントを作るような感覚で、アンケート作成・質問を簡単に設定できます。テンプレートを選び、必要な質問を追加して選択肢を設定するだけで、アンケートを準備できるのです。社内の意見集約や調査、イベント開催のフィードバックも簡単に収集できるでしょう。

作成したアンケートは、関係者に簡単に共有できることはもちろん、回答の収集と分析もグループウェア内で行えます。データ入力や集計の作業を大幅に削減できるのです。

共同編集

4つ目の機能は、共同編集です。

共同編集では、複数のメンバーが同時に一つのドキュメントを共有していきます。リアルタイムで編集作業を行うことができ、ドキュメントの作成やレビューも従来に比べて簡単にできるでしょう。

メンバーはオフィスにいるときはもちろん、リモートワークや移動中でも同じファイルにアクセスし、編集を行えます。リアルタイムで全員に変更点も反映されるため、作業の重複も防ぎます。

共同編集機能は、プロジェクト計画の策定や報告書の作成、プレゼンテーション資料の作成など、さまざまな業務で活用できます。

タスク管理

5つ目の機能は、タスク管理です。

タスク管理機能では、自身のアイデアや ToDo リストを簡単に記録し、チーム全体で共有できます。それぞれのタスクに期限や優先順位を設定することで、プロジェクト等の進捗状況を一目で把握することも可能です。

メンバーは自分の担当するタスクを明確に理解し、その進行状況をリアルタイムで更新できるため、チーム全体の作業進行がスムーズになるでしょう。誰が何を担当しているのかが一目でわかるため、コミュニケーションの効率も向上します。

おすすめするグループウェア Google Workspace のメリット

ここからは、おすすめのグループウェア Google Workspace のメリットについて、以下4点を紹介します。

  • コミュニケーション活性化
  • 柔軟性な働き方の実現
  • コスト削減
  • 文書管理が容易

 

コミュニケーション活性化

1つ目のメリットは、コミュニケーション活性化です。

グループウェアを導入すれば、場所や時間に関係なく、必要なメンバーとすぐ繋がれます。オフィス内はもちろんリモートワークや出張中でも、同じようにチームメンバーや関連する人々とのコミュニケーションを取れるのです。

問題が発生した際には迅速に解決策を共有して対応することができるでしょう。また、アイデアや情報の共有もスムーズになり、チームワークの強化も期待できます。

グループウェアは組織内のコミュニケーションを活性化させることが可能です。

柔軟な働き方の実現

2つ目のメリットは、柔軟な働き方の実現です。

グループウェアは柔軟な働き方を実現します。グループウェアはオフィスだけでなく自宅、シェアオフィス、カフェなど、どこでも利用可能です。場所を選ばない特性が働き方の柔軟性を大きく高め、生産性の向上につながります。

たとえば、リモートワークの従業員は、自宅や好きな場所で作業できるでしょう。通勤時間を削減し、より集中して仕事に取り組めます。また、外出先からでも重要な情報にアクセスでき、リアルタイムでコミュニケーションを取れるため、どこにいても効率的に業務を進められるのです。

グループウェアの柔軟性は、従業員のワークライフバランスの改善も期待できます。

コスト削減

3つ目のメリットは、コスト削減です。

従来のように機能単位でツールを導入すると、それぞれのソフトウェアの購入費用や維持管理費が発生します。グループウェアではこれらを一つのプラットフォームで管理できるため、コスト削減効果を期待できます。従業員のトレーニングコストも削減できるでしょう。

グループウェアは、メール・チャット・ビデオ会議などの機能を一つのプラットフォームに統合しており、各種ツールを個別に導入することに比べて、管理する手間とコストを削減できます。

文書管理が容易

4つ目のメリットは、文書管理が容易なことです。

グループウェアでは、文書やファイルをクラウド上に保存するため、必要なメンバーはどこからでもアクセス可能です。URL を共有するだけで、適切な人々と簡単に文書を共有できるため、従来のメール添付ファイル送信、資料の配布といった手間を省けます。

また、文書のバージョン管理や編集履歴の追跡も容易です。共同編集機能により、複数のメンバーが同時に文書作成できます。変更内容はリアルタイムで全員に反映されるため、最新の情報が常に共有され、誤解を防ぐこともできます。

グループウェアを導入すれば、セキュアな環境で文書アクセス・共有しやすくなるため、管理面でもメリットがあると言えます。

おすすめしたいグループウェア No.1 はGoogle Workspace!

本記事では、グループウェアのおすすめはどれか、機能、メリット、選び方を紹介しました。

グループウェアで一番おすすめしたいのが、Google Workspace です。理由は3点あります。

 

1点目は、メール機能やWEB会議機能が含まれていることです。
Google Workspace には「メール」「カレンダー」「オンラインストレージ」「ビデオ会議」など、企業に必要な機能がすべて揃っています。

2点目は、世界でも最高水準の高いセキュリティ性を誇るグループウェアであることです。
Google には、すべての従業員がセキュリティとプライバシーを重要視している企業文化があり、情報セキュリティ・アプリケーション セキュリティ・暗号・ネットワーク セキュリティ分野において、世界有数の専門家が在籍、セキュリティ上の脆弱性を日々改善しています。また、問題が発見された場合、インシデント管理チームが迅速に対応・分析・修正するのです。

▼Google Workspace のセキュリティについて詳しくはこちら

Google Workspace のセキュリティは本当に安全?検討すべきセキュリティ対策とは?

 

3点目は、シームレスな共同編集です。
Google Workspace は、他のメンバーがどのような修正や追記を行っているかをリアルタイムで把握できるため、作業の重複・バッティングの防止が可能です。また、チャット機能を活用すれば、依頼や指示を出したり、意見交換をしたりしながら作業を進められるため、メンバーとの会話を止めずに効率的な作業ができます。

吉積情報が Google Workspace を自信を持っておすすめします。

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吉積情報株式会社WEB担当チーム、コラボラボではGoogle Workspaceに関するブログ記事を掲載しています。
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