Google Workspace のアドオンでできること！おすすめ機能も詳しく紹介

Google Workspace で便利なアドオンとは

Google Workspace には便利なアドオンが搭載されています。

アドオン機能とは、Google Workspace を拡張し、ユーザーの作業効率を向上させるための追加ツールです。具体的な業務ニーズに合わせて、Gmail、カレンダー、ドライブ、ドキュメントなど、さまざまな Google Workspace アプリに対して多様な機能を提供します。

例えば、文書作成の自動化、データ分析の強化、通信の効率化など、業務の特定の側面を支援するアドオンがあります。

アドオンを利用することで、一つのプラットフォーム内で複数の作業を効率的にこなすことが可能となり、作業の流れがスムーズになります。

Google Workspace のアドオンでできること

ここでは、Google Workspace のアドオンでできることを紹介します。

• 業務効率化
• シームレスな連携
• 特定機能の追加
• セキュリティ対策

業務効率化

Google Workspace のアドオン機能を活用することで、コミュニケーション、タスク管理、ファイル管理など、様々な業務を効率化できます。

例えば、Gmail やカレンダー機能を拡張するアドオンを使うことで、スケジュール調整や会議開催のアナウンスを迅速に行え、コミュニケーションの質を向上できるでしょう。また、プロジェクトの進行状況を一元的に把握し、チーム全体の生産性を高めることも可能です。

Google Workspace のアドオンにより、日常の業務を効率化でき全体の作業効率も向上します。

シームレスな連携

Google Workspace のアドオンを利用すれば、他のアプリケーションとシームレスな連携が可能です。

例えば、Salesforce と連携するアドオンを使えば、Salesforce のデータを Google Workspace で利用し、データを Google ドライブで一元管理できるようになります。都度データを転記する必要もなく Google Workspace 内で全ての作業を完結可能です。

Google Workspace のアドオンを活用することで、シームレスな連携ができ、作業効率が大幅に向上するでしょう。

関連記事：Google Workspace と Salesforce を連携させて業務効率を向上させる方法：Google ドライブ・スプレッドシート編

特定機能の追加

Google Workspace のアドオンでは、特定の機能追加も可能です。

例えば、Gemini for Google Workspace を追加すれば、メール作成・議事録作成・新規文書の作成などを自動化できます。例えば Gmail に AI 機能を組み込むことができ、日々の業務をサポートしてくれるのです。

Google Workspace のアドオンでは、業務に役立つ機能が豊富に揃っています。

関連記事：企業に Gemini for Google Workspace を推したい3つの理由

セキュリティ対策

Google Workspace のアドオンは、セキュリティ対策も行えます。

一般的にアプリケーションを連携するためには、データの受け渡しのセキュリティを設計する必要があります。Google Workspace のアドオンからアクセスできるデータは、処理に必要な最小限に限定されています。そのため、機密の情報が外部に漏れるリスクを大幅に減少できるのです。

セキュリティ対策を強化しながらアプリケーション連携をしたいときにも、Google Workspace のアドオン機能がおすすめです。

Google Workspace のアドオン機能の導入方法

ここからは、Google Workspace のアドオン機能の導入方法をご紹介します。

1.Google Workspace Marketplace を開きます。

2.必要なアドオンを検索し、選択します。

3.アドオンのページで「インストール」ボタンをクリックします。

　必要に応じてアクセス許可を確認し、「続行」を選択してください。

4.アドオンが Google Workspace 環境に追加され、使用開始状態となります。

Google Workspace Marketplace で DL できるおすすめアドオン機能 5 選

ここからは、Google Workspace Marketplace でダウンロードできるおすすめアドオン機能をご紹介します。

• コミュニケーション
  Slack for Gmail：Gmail 内で Slack と連携
  
  
• タスク管理
  Asana：チームで使えるタスク管理ツール
  
  
• 契約管理
  DocuSign：電子署名を簡単に作成
  
  
• その他
  Grammarly：英文法やスペルチェック
  Lucidchart：フローチャートや図形を作成

コミュニケーション

・Slack for Gmail

Slack for Gmail は Gmail 内で直接Slackと連携できるアドオンです。Gmail で送受信した内容を Slack のチャンネルに共有できるなど、Gmail と Slack 間での情報共有をスムーズに行えます。例えば、重要なメールを受信した際に、その内容を即座にチームメンバーと共有し、迅速な対応を促すことが可能です。Slack for Gmail は、メールとSlackの連携を強化し、情報共有とコミュニケーションを活性化できるでしょう。

タスク管理

・Asana
Asana はビジネスのニーズに対応した、ワークマネジメントプラットフォームです。プロジェクトのタスク作成やワークフロー自動化などが可能です。アドオンを導入すれば、Google Workspace 上で直接 Asana を操作し、チームメンバー間のタスクの割り当てや進捗状況の更新、デッドラインの管理などを簡単に行えます。また、すべての情報を Google Workspace に集約できるため、データ管理も効率的に行えます。

契約管理

・DocuSign
DocuSignは、電子署名の作成・管理を簡単に行えるツールです。アドオンを導入すれば、 Google Docs や Gmail 上で直接、文書に電子署名を追加できます。契約書や検収書など、社外取引に必要な重要文書に対して、迅速かつセキュリティの高い環境で署名ができるため、業務効率化を実現します。

その他

・Grammarly
Grammarly は、英文の添削ツールで、AI が英文を校正してくれます。Google Docs や Gmail に組み込むことで、文書・メールの作成時に、文法やスペルの誤りの指摘を受けることができ、正確な文章を記載できるでしょう。Grammarly をGoogle Workspace に組み込めば、英文書を書くのが不慣れでも、AI によるアドバイスを受けながらスムーズに業務を遂行できます。

・Lucidchart
Lucidchart はフローチャートや図形を簡単に作成できる作図ツールです。ユーザーは直感的なインターフェースを通じて複雑なフローチャート、プロセス図、組織図などを作成できます。Lucidchart を追加すれば、Google Docs・Sheets・Slides 内で直接図を作成・共有することが可能です。活用すれば、視覚的にわかりやすい資料を効率的に作成できるでしょう。

まだまだある！Google Workspace の拡張機能

ここからは、Marketplace からはダウンロードできないけど、GWSを拡張するための便利機能を紹介します。

• Gemini for Google Workspace
• Cmosy
• 共有ドライブマネージャー

Gemini for Google Workspace

Gemini for Google Workspace は、Google の生成 AI であるGemini を Google Workspace に組み込むアドオンです。Gemini は、ブログ記事の執筆・議事録の作成・アイディア創出・テンプレート作成など、さまざまな業務に対応しています。

Gemini for Google Workspace を導入すれば、Google Workspace 上での業務効率を飛躍的に向上し、時間の短縮と品質向上を図れます。

関連記事：Google Gemini 入門！特徴・はじめ方・セキュリティ面も詳しく紹介

Cmosy

Cmosy は、Google ドライブ から社内・社外にファイル送受信するアドオンです。

外部への共有を制限している Google ドライブであっても、Cmosy を使えば、送受信の監査ログを取得できるなど、安全かつ便利にファイル送受信・共有が可能です。

機能として、パスワード付き URL や大容量ファイルの送受信、ファイル閲覧・ダウンロードの追跡、共有ドライブの権限管理、ファイルの自動圧縮、宛先不在時の再送付、CSVファイルによる一括送付、テンプレート機能など、便利な機能が揃っています。

Cmosyは、Google ドライブから外部に対して、より安全で効率的にファイル共有を実現したい企業におすすめのアドオンです。

関連記事：外部に閉じたドライブからでも安全に「送れる」「受け取れる」「共有できる」Cmosy

共有ドライブマネージャー

共有ドライブマネージャーとは、Google ドライブの共有ドライブを効率的に管理するアドオンです。

例えば、専用の画面を使って、利用状況・共有履歴を可視化したり、ワークフロー連携でドライブの作成や削除の申請を省力化できます。また、共有ドライブにアクセスするメンバーの権限を CSV で一括変更可能です。

共有ドライブマネージャーを使えば、共有ドライブの利用状況の見える化や、権限変更・棚卸しを簡単に行えます。

関連記事：増え続ける共有ドライブをマネジメントツールで「見える化」「一元管理」共有ドライブマネージャー

Google Workspace のアドオン Gemini  for Google Workspaceを活用しよう！

本記事では、Google Workspace のアドオンについて、概要とできること、 おすすめアドオンについて紹介しました。

Google Workspace をより便利に活用したい、どのアドオンを使えばよいかわからない、という方は、本記事で紹介したアドオンの中から自社に適したアドオンをぜひ使ってみてください。

特に Gemini for Google Workspace は、生成 AI を使ってメール・文書作成・アイディア創出など、さまざまな業務を効率的に進めることができます。Google Workspace に組み込めば、効率的で質の高い業務遂行が可能です。