グループウェアのシェア率はどれくらい？特徴と一覧も詳しく紹介

グループウェアの市場シェア

まずはグループウェアの市場シェアについて以下を説明します。

• グループウェアとは
• シェア率
• グループウェア別のシェア率

グループウェアとは

グループウェアとは、企業や組織内のコミュニケーションを促進し、業務効率を高めるためのサービスです。

メール・カレンダー・タスク管理・ファイル共有などの機能が搭載されており、従業員間の情報共有、プロジェクトの進行管理、スケジュール調整などに役立ちます。また、リモートワーク時にもオフィスで働くのと同じように活用できるため、さまざまな場所にいるメンバーがリアルタイムで協力し合えるでしょう。

グループウェアを導入することで、書類の紙のやり取りを減らして迅速な意思決定を行えます。従来の紙の業務プロセスをデジタル化でき、組織の生産性を向上できるでしょう。

シェア率

※図1：勤務先でのグループウェアの利用状況とリプレースの意向（左）　図2：勤務先で使っているグループウェアの利用期間（右）

グラフ引用元：グループウェアの利用状況（2025年）／前編 | キーマンズネット

キーマンズネットの調査によると、企業の約8割が「グループウェアを利用している」と回答しています。そのうち約7割はリプレースの予定がなく、同じツールを長期間にわたって利用し続けていることが明らかになりました。

利用期間をみると、「3年以上5年未満」が22.2％、「5年以上7年未満」が20.4％と多く、さらに「10年以上」継続して利用している企業も、全体の約3割に上ります。

これらの結果より、グループウェアは一度導入されると操作習熟や業務フローへの定着が進み、他のツールへ乗り換えるのが難しいことがわかります。また、ツール自体の安定性や信頼性の高さ、そして業務に欠かせない基盤として組織に深く根付いていることが長期利用につながる要因とのことです。

※図3：グループウェアにおいてAI機能を必要だと感じるか

グラフ引用元：グループウェアの利用状況（2025年）／前編 | キーマンズネット

「グループウェアにAI機能は必要か」という設問に対しては、全体の54.1％が「必要」と回答しています。特に従業員数500人以上の中堅企業や大企業では6～7割が必要性を認識しており、AI機能に対するニーズがより強いことが明らかになりました。

グループウェア別のシェア率

参考元：グループウェアの利用状況（2025年）／前編 | キーマンズネット

1位：Microsoft 365

• 2025年シェア：57.4％
• 2020年から16.9ポイント増加
• リブランディング効果やテレワーク需要増加などが要因と考えられます。

2位：Google Workspace

• 2025年シェア：21.0％
• 2020年から11.5ポイント増加

3位：サイボウズ Office/Garoon

• 2025年シェア：サイボウズ Office/Garoon合わせて19.7％
• 2020年から、サイボウズ Office/Garoon合わせて4.7ポイント増加

4位：desknet's NEO

• 2025年シェア：6.2％
• 2020年から減少

マイクロソフト、サイボウズ、ネオジャパン、グーグルの4社が国内グループウェア市場を牽引しています。

シェア率の高いグループウェアの特徴

ここからは、グループウェアの特徴を説明していきます。

• 豊富な機能
• 操作性
• 安全性
• 外部連携

豊富な機能

グループウェアには、豊富な機能が搭載されています。例えば、メール・Web会議・チャット・ワークフロー・カレンダー・サイト作成などが搭載されています。

これらの機能はそれぞれ独立して利用するだけでなく、相互に連携して効率的な業務遂行が可能です。例えばチャットにタスクを投稿すれば、関連するメンバーに自動的に通知が行きカレンダーにスケジュールが追加されるなど、スムーズに連動します。

このように機能が統合されることで、情報連携がスムーズになり、チーム内のコミュニケーションを強化できるでしょう。

充実した機能と連携で、グループウェアは多くの組織にとって不可欠なツールなのです。

操作性

操作性にも優れているグループウェアもあります。直感的なインターフェースとシンプルな操作方法で、初心者でも簡単に操作できるでしょう。元々ITに不慣れな従業員にとってもメリットです。

Google WorkspaceにはGmailのメール機能があります。プライベートでGmailを使用している従業員も多く、親しみやすさがあるでしょう。

企業は操作性に優れたグループウェアを導入することで、新しいシステム導入に伴う時間・コストを削減することが可能です。

安全性

グループウェアは、企業や組織の重要な情報を扱うため、セキュリティ対策が徹底されています。

例えば、Google社では、すべての従業員がセキュリティとプライバシーを重要視する企業文化を持っており、従業員がセキュリティに関する日々意識を高めています。

セキュリティとプライバシー意識を高める全社規模のイベントも開催されており、継続的に最新のセキュリティ対策を学べる環境があるのです。

高いセキュリティ対策のグループウェアは、企業にとって信頼できる情報共有・コミュニケーションのプラットフォームです。セキュリティ侵害のリスクを最小限に抑え、多くの組織で高い評価を受けて広く導入されています。

外部連携

グループウェアには、APIを使用して企業が既に導入しているSaaSや他のシステムと連携できる、外部連携機能もあります。外部連携機能を利用すれば、組織は既存のシステムやツールとグループウェアをシームレスに統合でき、効率的なワークフローの構築が可能でしょう。

例えば、顧客管理システム(CRM)、会計ソフト、プロジェクト管理ツールなど、さまざまな業務用アプリケーションをグループウェアと連携し、情報の一元化を実現するのです。

異なるシステム間でのデータの同期を自動化することで、情報の整合性を保ちながら、業務の効率化を図ることができ、企業にとって迅速な意思決定をサポートする重要な要素となります。

シェア上位のグループウェア一覧

▼選び方まで徹底解説！グループウェア機能一覧・比較表

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Google Workspace

Google Workspace（旧称：G Suite）は、Googleから提供されるクラウドベースのグループウェアです。メール・カレンダー・ドキュメント作成・スプレッドシート・プレゼンテーション作成などの機能があります。

Googleドライブによるクラウドストレージ、Google Meetによるビデオ会議システム、チャット機能などが統合されています。リアルタイムでの共同作業を可能にし、業務効率も上がるでしょう。また、Googleの強力なセキュリティ基盤によって、企業や教育機関など、さまざまな組織に適用されています。

さらに2025年1月から、生成AIのGeminiが標準プランに加わり、文書の要約やメールの下書き作成、データ分析の支援などを自動化できるようになりました。これにより、従来の利便性に加えて、作業効率や情報活用の幅が大きく広がっています。

Google Workspaceは、ユーザーフレンドリーなインターフェースと高い互換性を持ち、小規模から大規模なビジネスまで幅広く利用されています。

Microsoft 365

Microsoft 365（旧称：Office 365）は、Microsoftが提供するクラウドサービスです。

Word・Excel・PowerPoint などのOfficeアプリケーションをクラウド経由で提供し、リアルタイムでのドキュメント共有や共同編集を可能にします。

さらに、Outlookを通じたメールとカレンダー連携、OneDriveによるオンラインストレージ、Teamsによるコミュニケーションツールが含まれています。Microsoft 365は、個人ユーザーから大企業まで、さまざまな規模のビジネスニーズに対応したライセンスを提供しています。

サイボウズ Offile

サイボウズ Officeは、サイボウズ株式会社が提供するグループウェア製品です。

主な機能には、スケジュール管理・共同編集などがあります。メールはメールサーバーとの連携が必要ですし、Web会議も他サービスとの連携が必要です。他にも組織内のコミュニケーションと情報共有を円滑化するための多様な機能を提供します。

サイボウズOfficeは、使いやすさと高いカスタマイズ性が特徴です。主に中小企業向けのサービスです。

デスクネッツ NEO

デスクネッツ NEOは、ニューソン株式会社が提供するグループウェアです。企業や組織の内部コミュニケーションの効率化と業務管理の最適化を行えます。主要な機能として、Web会議・共同編集があります。

デスクネッツ NEOは、直感的で使いやすいインターフェースを持ち、社内の情報共有とコミュニケーションをスムーズにします。モバイル対応もしており、外出先からでも容易にアクセスできる点が利点です。

企業の規模や業種を問わず、多くの組織に適用可能な柔軟な設計が特徴で、パッケージ版を利用することでカスタマイズ性も高くなるなど、組織特有のニーズに合わせた使用が可能です。

Garoon

Garoonは、サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。主に中堅企業や大企業からの要求に応えることを目的として設計されています。主な機能は、サイボウズ Officeと同じです。

Garoonは、その高度なカスタマイズ性と拡張性で知られており、組織の特定のニーズに合わせた業務フローの構築が可能です。ユーザーインターフェースは直感的で、使いやすさにも配慮されています。

シェア上位のグループウェアを導入するメリット

ここからは、シェア上位のグループウェアを導入するメリットについて、以下を紹介します。

• 導入・運用の安心感
• 情報や事例が豊富
• 外部サービス連携
• 定期的なアップデート
• セキュリティ水準

導入・運用の安心感

シェア上位のグループウェアは、多くの企業で導入実績があるため安心して利用できます。

特に導入サポートやマニュアル、ユーザーコミュニティが整っており、トラブル時にも解決策が見つかりやすい点が大きな強みでしょう。利用者が多いことで継続的に改善され、長期的な運用でも信頼性を確保できます。

例えばGoogle Workspaceは世界中の企業で利用されており、安定した運用環境と手厚いサポートで安心して導入できる選択肢です。

情報や事例が豊富

利用者が多いグループウェアは、導入事例や活用ノウハウが豊富に公開されています。企業の規模や業種に応じた成功事例を参考にできるため、自社に最適な使い方を短期間で学べるのがメリットです。

さらに、社外のセミナーやブログ、動画などからも情報を得やすく、トレンドに遅れることなく活用できます。

特にGoogle Workspaceは、国内外で多彩な活用事例が紹介されており、導入検討の参考資料が見つけやすい点で有利です。

外部サービス連携

シェア上位のグループウェアは、多数の外部サービスとスムーズに連携できるのが強みです。チャット・プロジェクト管理・会計ソフトなど幅広いクラウドサービスと組み合わせることで、業務全体の効率化を実現できます。シェアが高い製品ほど連携対応が進んでおり、追加開発の手間がかかりません。

Google WorkspaceはSlackやZoom、会計ソフトなどとの相性も良く、社内外の情報を一元的に管理できる点で特におすすめです。

定期的なアップデート

利用者の多いグループウェアは、常に最新のニーズに応じたアップデートが行われます。

シェアが高いほどユーザーからのフィードバックが集まりやすく、便利な新機能や改善が素早く反映されるのが特徴です。こうした継続的なアップデートにより、業務効率化やセキュリティ強化を自然に享受できます。

Google WorkspaceもAIによる業務支援やUI改善など、定期的に新機能が追加されており、常に最適な環境で利用できます。

セキュリティ水準

シェア上位のグループウェアは、多くの企業に選ばれているだけにセキュリティへの投資規模も大きく、国際基準を満たす安全対策が施されています。多層防御や不正アクセス検知、データ暗号化などの仕組みで安心して利用できます。

導入企業が多いことでセキュリティ検証の実績も豊富で、安心感が高いのが魅力です。

Google Workspaceも金融機関や教育機関で利用されるほどの高水準セキュリティを誇り、信頼性の高い選択肢となります。

グループウェアはどれを選べばよいか迷ったら専門家に相談しよう！

本記事では、グループウェアのシェア率や特徴、代表的なグループウェアの概要を説明しました。

グループウェアの導入率は高く、特にシェア率の高い製品は多機能性・操作性・セキュリティ・そして外部連携に優れています。

例えば、Google Workspaceはクラウドベースで多様なオフィスツールを提供し、Microsoft 365は伝統的なOfficeアプリケーションとクラウド機能の統合が特徴です。

日本国内では、サイボウズ Officeやデスクネッツ NEOも注目されています。また、Garoonは大規模企業向けに高いカスタマイズ性を提供しています。

Google Workspaceは、全ての操作をWebで完結できるため、新規ソフトウェア導入も必要ありません。

グループウェア選びについてご検討中の方、ぜひお気軽に吉積情報までご連絡ください。

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