グループウェアとは何か？種類とメリット・デメリットを詳しく紹介！

グループウェアとは

グループウェアは、社内外の情報共有とコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を目指すためのサービスです。さまざまな機能が一つのプラットフォームに搭載されています。主な機能として、メール・スケジュール管理・タスク管理・Web会議・掲示板などがあり、従業員は互いのスケジュールを簡単に確認し、業務を効率的に進められます。また、プロジェクトの進行状況や必要な情報をリアルタイムで共有することも可能です。

グループウェアは、小規模から大規模まであらゆる企業に対して、業務の質とスピードを向上させるためのサービスです。

グループウェアの種類

ここからは、グループウェアの種類について、以下を紹介します。

• クラウドサービス
• オンプレミスシステム

クラウドサービス

グループウェアには Google Cloud や AWS などで稼働するクラウドサービス型があります。クラウドサービスは、Web ブラウザさえあればどこからでもアクセスできるため、利用側の企業は契約手続きをするだけで簡単に導入可能です。

クラウドサービスのグループウェアはカスタマイズ性は限られていますが、初期投資のコストが低く、導入のハードルも低いというメリットがあります。

また、サービスの障害対応やメンテナンスは提供会社が担うため、利用する企業はこれらの対応をする必要がありません。そのため、システム管理者は日々のメンテナンスではなく、組織の効率的なコミュニケーションと情報共有を実現するための、戦略的な業務に集中できます。

クラウドベースのグループウェアは、初期コストも安いため導入ハードルも低いですし、障害対応などのメンテナンスにも悩まされることがないため、利用しやすいでしょう。

オンプレミスシステム

オンプレミスシステム型のグループウェアは、自社内でサーバー・ネットワーク環境・アプリケーションを全て用意し、構築・運用するシステムです。

企業は自社の特定のニーズに合わせてシステムを細かく調整でき、カスタマイズ性が高いです。その反面、システムの導入には高い導入コストが必要となります。サーバーやソフトウェアの購入・設定・運用にかかる費用が高いため、中小企業にとっては大きな負担になるかもしれません。

また、システムのメンテナンスやアップデート・セキュリティ対策も全て自社で行う必要があるため、クラウドサービスに比べてシステム管理者・運用担当者の負担が大きくなります。

オンプレミスシステムは、カスタマイズ性に優れているものの、コストと管理者の確保をしっかりとしてから導入する必要があります。

グループウェアを導入するメリット

グループウェアを導入するメリットについて、以下に紹介します。

• 情報共有が容易
• コミュニケーション活性化
• コスト削減
• セキュリティ対策強化

情報共有が容易

グループウェア導入のメリットは、情報共有が容易なことです。導入すれば、社内の必要な情報へ迅速かつ簡単にアクセスできるようになります。従業員は、プロジェクトの進捗状況や会議の議事録、重要なドキュメントなど、必要な情報をすぐに探し出せるでしょう。

また、グループウェア上で新しい情報の登録や更新が見られた場合、関連メンバーに素早く共有することも可能です。全員が常に最新の情報を共有し、迅速な意思決定・効率的な業務進行を実現できるでしょう。グループウェアは、情報共有とコミュニケーションを円滑にする重要なサービスです。

コミュニケーション活性化

グループウェア導入のメリットに、コミュニケーション活性化も挙げられます。

グループウェアはメール・チャット・ビデオ会議機能など、多様なコミュニケーションツールを一つのプラットフォームに集約しているため、従業員はどの場所にいても、迅速に連絡を取り合うことが可能です。掲示板や共有カレンダーなどを使えば、会議やイベントを効率的に共有することもできます。

グループウェアを導入すれば、従業員同士のコミュニケーションが活性化し、プロジェクトを効率的に進められ、組織全体の生産性を向上できるでしょう。

コスト削減

グループウェア導入のメリットの一つは、コスト削減です。

従来、企業はメール・スケジュール管理・タスク管理・ファイル共有などの機能を利用したいとき、それぞれ個別のソフトウェアを導入する必要がありました。

グループウェアを導入すれば、これらの機能が一つのプラットフォームに統合されているため、複数のソフトウェアを別々に購入する必要がありません。一つ一つのシステムを管理・メンテナンスするコストも削減できます。

さらに、クラウドベースのグループウェアを選択することで、物理サーバー購入や運用コストも抑えられます。グループウェアは企業の業務効率化を図るとともに、長期的なコストを削減できるでしょう。

セキュリティ対策強化

グループウェア導入は、セキュリティ対策の強化のメリットもあります。

例えば Google Workspace はデータ暗号化・二段階認証・不正アクセス防止など、先進的なセキュリティ機能が搭載されています。企業は自身でのセキュリティアップデートやメンテナンスの負担を軽減でき、安心して利用できるでしょう。

このようなセキュリティの高いグループウェアを利用することで、企業は機密情報の保護を強化し、サイバー攻撃やデータ漏洩のリスクを大幅に減らせます。

グループウェアでありがちなデメリット

グループウェアでありがちなデメリットについて、以下を紹介します。

• 慣れるための時間が必要
• 二重機能の場合も

慣れるための時間が必要

グループウェアを導入した場合、慣れるために時間が必要なケースもあります。

グループウェアは、多くの便利な機能が搭載されていますが、そのデザインや操作方法が従来のシステムと大きく異なることがあります。

そのため、従業員は新システムに慣れるまでの時間が必要となり、導入後直後は業務効率が一時的に低下する可能性があります。

特に、これまで IT に不慣れな従業員や、長年同じシステムを使用してきた従業員にとっては、最初は操作するのが困難だと感じるかもしれません。

導入前に研修プログラムの実施・サポート体制の強化が必要となることもありますので、事前に従業員のスキルを確認の上、必要な対策を実施しましょう。

グループウェアを導入する際には、従業員への研修とサポートに関する計画も大切です。

二重機能の場合も

多くのグループウェアは、メール・スケジュール管理・ファイル共有・チャットなど、多様な機能を一つのプラットフォームに集約しています。

しかし、企業がすでにこれらの機能を別々のサービスやソフトウェアでカバーしていた場合、グループウェアの導入後、一部の機能が重複することになります。

そのため、不必要なコストが発生したり、従業員がどちらのソフトを使えば良いのかわからなくなったりするなど、混乱する可能性もあります。

また、既存のシステムから新しいグループウェアへ移行する際には、データの移行やシステムの統合など、追加の作業が必要になるでしょう。そのため、グループウェアを導入する際には、既存のシステムとの互換性や統合の可能性を検討することが大切です。

代表的なグループウェア一覧

ここからは代表的なグループウェアを5つ簡単に紹介します。

Google Workspace は Google 社が提供するグループウェアです。クラウドサービス Google Cloud 上で稼働しています。メールや Web 会議、チャットの機能のほか、複数人でファイルを共同編集してコメントや履歴を残しておくことが簡単です。インターネットに繋がっていない場所でもオフラインで編集でき、インターネット接続時に自動でアップデートされるため、いつでもどこでも必要な作業を行えます。

Microsoft 365は Microsoft 社が提供するグループウェアです。Word・Excel・Power Pointなど業務には欠かせないツールを常に最新版で利用できます。Teams というチャットとWeb 会議を行える便利な機能も搭載されており、社内外で気軽にコミュニケーションをとることが可能です。Web ブラウザは一部機能制限があるため、クライアントソフトで利用する企業が多いです。

サイボウズ Office は、サイボウズ社が提供する中小企業向けのグループウェアです。共同編集が可能ですが、メール機能を使いたい場合はメールサーバー、Web 会議も他社製品との連携が必要です。クラウドサービスで完結でき、一人あたり 500円〜導入できます。

デスクネッツ NEO はネオジャパン社が提供するグループウェアです。業務課題をワンストップで解決し DX を推進しています。Web 会議、共同編集に対応していますが、メール機能はメールサーバーとの連携が必要です。クラウドサービス版とオンプレミスのパッケージ版から選べます。一人あたり 400円〜と安価に導入できます。

Garoon は、サイボウズ社が提供する中堅・大企業向けのグループウェアです。サイボウズ Office と基本機能はほぼ同じですが、利用人数・対応言語、外部連携面が違います。クラウドサービス版とオンプレミス版から選べるのも特徴です。一人あたり800円〜導入できます。

グループウェアなら Google Workspace を

本記事では、グループウェアの概要と種類、メリット・デメリットを紹介しました。

グループウェアは、社内外の情報共有とコミュニケーションを効率化するためのツールです。

1つのプラットフォームにメール・チャット・Web 会議・スケジュール管理・タスク管理など多様な機能を提供し、企業の業務効率を高めます。

メリットとしては、情報共有の容易化、コミュニケーションの活性化、コスト削減、セキュリティ対策の強化があります。デメリットとしては、新システムへの適応に時間がかかることや、既存のサービスとの機能重複があり、対策が必要です。

グループウェアを選ぶ時には自社が必要としている機能を提供しているか、コストとのバランスなどを見て選びましょう。

どのグループウェアが適しているか迷ったら、吉積情報までご相談ください。