堀川 茉莉絵

Google Workspace の活用事例3つ!メリット・おすすめ活用シーンも詳しく紹介

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Google Workspace を導入している企業はどのような使い方をしているのだろう、活用事例について詳しく知りたい、と考える担当者も多いことでしょう。Google 社が提供するグループウェア、Google Workspace は生産性向上はもちろん、セキュリティ対策やコスト削減にも活用できます。

本記事では、Google Workspace の活用事例をはじめ、メリット、おすすめ活用シーンについても紹介していきます。

Google Workspace の活用事例

Googlw Workspace の活用事例を、以下3つ紹介します。

  • 株式会社帝国ホテル
  • ビッグローブ株式会社
  • 株式会社あきんどスシロー

株式会社帝国ホテル

日本を代表する「帝国ホテル」は、2016年11月に Google Workspace に移行しました。それまで、17年間もの間オンプレミスで運用を続けてきましたが、長らく利用してきたメールアプライアンスの販売中止を期に、企業の情報漏洩問題はもはや他人事ではなく対策が急務、と考えます。

そこで、Google Workspace で “世界最高水準のセキュリティ”を実現するべく、 G Suite Business ※ を導入したのです。

※ Google Workspace は、2020年10月6日以前は G Suite として知られていました。

Google Workspace の導入に至った決め手は、「メールの添付ファイルのプレビュー機能」「高度な暗号化技術」「新たなネットワーク設備を不要で導入できる」という3点でした。

導入後は「セキュリティ性の向上は期待通り」と評価しています。また、従業員からも、メールを容量無制限で保存できる、ことに高い評価があるとのことです。

Google Workspace の機能・使い勝手を評価し、今後はファイルサーバーについても、Google ドライブ、Google ドキュメント を利用していきたい、と前向きに検討しています。

ビッグローブ株式会社

国内有数のインターネットサ ービスプロバイダーである BIGLOBE は、Google ならではの先進的な取り組みによって “働き方改革” を成し遂げたいと考えました。従来システムと比べて 2~3割程度のコストダウンが見込めること、業務の効率化・生産性の向上を期待して、Google Workspace を導入しました。

導入後、わずか数か月で成果を実感しました。

たとえば、メール機能には、強力な迷惑メールフィルターがあり、従来よりもメールの仕分けの手間を劇的に軽減できました。また、メール経由でのウイルス感染が明確に激減したとの声も上がっています。さらに、検索エンジンに強い Google 社 ならではの強力な検索機能により、情報を探す手間が大幅に削減した、との評価もあります。

Google Workspace 導入直後、大きな不具合の発生もないことから、今後はこれまで以上に Google Workspace を活用し、旧システムではできなかったことを実現していきたい、とさらなる活用方法を検討しています。

株式会社あきんどスシロー

回転すしチェーンで有名なあきんどスシローは、2012年9月から Google Workspace の活用をスタートしました。まずは本社に導入し、1ヶ月後全店舗に展開し、計1,200アカウント導入しています。

Google Workspace を導入するきっかけは、内部統制強化のためのワークフロー導入の要請を機に、それまで2つ利用していたコミュニケーションツールを1つに統合することでした。グループウェア機能を活用し、リッチなコミュニケーション環境をつくろうと考えました。

複数のグループウェアを比較したところ、 決め手となったのは、できるだけ費用をかけず最小限の投資で自社がやりたいことを実現できることです。 Gmail など元々馴染みのある従業員もいたため操作も簡単なことが事前に把握できていたこともあり、Google Workspaceを選択しました。

導入後、ヘルプデスクへの問い合わせも少なく、ビジネス向けの機能が次々と無償で追加されていくこと、モバイルデバイスとの親和性もよいことから、Google Workspace の利用に満足しています。

今後は、 Nexus 7 の活用によるさらなる進化を目指している、とのことです。

Google Workspace の活用事例からわかるメリット

Google Workspace の活用事例を見てわかる、Google Workspace のメリットを、以下4点紹介します。

  • 強固なセキュリティ
  • コスト削減
  • 生産性向上
  • 操作が簡単

強固なセキュリティ

1つ目は、強固なセキュリティです。

Google Workspace は、世界最高水準セキュリティのクラウドサービスです。Google 社が利用するインフラ上で稼働しているため、Google セキュリティ基盤の利点をそのまま享受できる、というメリットがあります。

Google Workspace には、暗号化・多要素認証など、標準で多くのセキュリティ機能が備わっています。さらに、カスタム設定として、自社の運用に合わせたよりセキュリティの高い状態にすることも可能です。たとえば、2段階認証の強制、不審なアクセスの検出、メールの署名・暗号化の強制などが挙げられます。

また、Google はセキュリティ、プライバシー、コンプライアンス管理を維持するために、継続的に第三者機関からの監査を受けています。そのため、Google Workspace も安心した環境で利用できるのです。

コスト削減

2つ目は、コスト削減です。

Google Workspace は 1ユーザーあたり月額680円(税抜)から利用できます。メール機能、カレンダー機能、チャット、ビデオ通話など多くの機能が搭載されているため、従来のように別々のソフトウェアを扱うよりも、大幅にコストを削減できるでしょう。

また、他のグループウェアでは、追加機能にコストが発生するものもあります。Google Workspace では、無償でビジネス機能を追加されることも多いため、自社が必要としている機能を追加コストなく利用できる可能性が高いです。

生産性向上

3つ目は、生産性向上です。

Google Workspace には、業務効率がアップし生産性向上につながる機能が、豊富に搭載されています。

たとえば、メール機能には、強力なメールフィルターが機能があり、従業員が従来手動で仕分けしていた手間を大きく削減できるでしょう。

また、検索機能も強力な Google 社だからこそ、探したい情報を瞬時に見つけ出すことができるといえます。

操作が簡単

4つ目は、操作が簡単なことです。

Gmail などはプライベートでも利用している人が多く、馴染みやすいツールです。システムが苦手な方でも簡単に扱えます。モバイルデバイスとの親和性も高いため、PC を扱うのが苦手な従業員の方でも、気軽に利用できるでしょう。

一人でも Gmail など Google Workspace の一部機能を利用したことがある従業員が周りにいれば、他の方はその従業員に聞くだけで、簡単に理解できます。Google Workspace は、操作が簡単で使いやすいシステムとして、多く選ばれている実績があるのです。

Google Workspace のおすすめ活用シーン

Google Workspace を活用できるおすすめのシーンを、以下4点紹介します。

  • 働き方改革
  • セキュリティ向上
  • 社内コミュニケーション活性化
  • 内部統制強化

働き方改革

働き方改革のために Google Workspace を活用することをおすすめします。

自社で業務効率化やコストダウンなど、働き方改革していきたいと考えているなら、Google Workspace の導入をおすすめします。自社がやりたいことを実現できる可能性が高まります。

Google Workspace を利用すれば、従来従業員が手間をかけていた業務も効率化できるでしょう。メールサービスには、フィルタ機能が搭載されているため、手動で仕分けする手間も必要ありません。

また、リモートワークなどの働き方を今後も継続する場合、Google Workspace はモバイルデバイスとの親和性も高いため、いつでもどこからでも、インターネットが繋がっていれば利用できます。 Google Workspace があれば業務しやすくなるでしょう。

セキュリティ向上

セキュリティ向上のためにも、Google Workspace の活用がおすすめです。Google Workspace には、世界最高水準のセキュリティ対策が実装されているため、企業のセキュリティ向上に貢献します。

たとえば、認証・アセットの保護など、 1 つのダッシュボードで運用管理を実施しています。また、多要素認証とセキュリティキーを利用して、データ保護の強化も可能です。

Google はクラウドサービスとして運営するのが当たり前であり、お客様のデータを保護することを、最優先事項としています。クラウドでお客様のビジネス力を発揮するために、必要なセキュリティを深く理解しているのです。

社内コミュニケーション活性化

Google Workspace は操作も簡単で、IT に不慣れな従業員など誰でも簡単に使えるため、社内コミュニケーションも活性化しやすいといえます。

業務で PC を利用していなくとも、スマホ端末1つあれば、すぐにGoogle Workspace の利用が可能です。チャットやビデオ通話、カレンダー共有機能など、コミュニケーションを活性化するための機能が豊富に使えます。

また、プライベートで Gmail を利用している方も多いでしょう。そのため、まだ操作に慣れていない方は、周りに聞けばすぐに解決できる可能性が高まります。

Google Workspace には、Google アカウントを持っていないユーザーでも参加できるWeb会議ツールなどもあるため、社内だけでなく社外とのコミュニケーションも活性化できる可能性が高いのです。

内部統制強化

Google Workspace を導入すれば、内部統制を強化できる可能性も高まります。

なぜなら、Google にはセキュリティ機能(2段階認証・シングルサインオン、アクセス権限設定など)が充実しているため、電子化した文章に対しても、安全に管理できるからです。システムを利用すれば、電子化された文書の一元管理ができます。また、申請承認のプロセスを電子化するワークフローを実現する方法もあります。

Google Workspace を導入すれば、組織全体の内部統制を強化できるのです。

Google Workspace の導入をご検討の際は、こちらの料金表を参考にしてください。

Google Workspace の事例を元に自社に適した活用方法を考えよう!

本記事では、Google Workspace の活用事例・メリット・おすすめ活用事例について紹介しました。Google Workspace では、強固なセキュリティはもちろん、導入すればコスト削減や生産性向上も期待できます。プライベートでも利用者が多く、ITが苦手な方でも、簡単に扱えるでしょう。主に、働き方改革やセキュリティ向上、社内コミュニケーション活性化、また内部統制強化を目的として導入を開始する企業も多いです。

本記事で紹介した事例を参考に自社に合った活用方法で、Google Workspace をはじめてみてください。

Google Workspace の導入・お問い合わせはこちらから

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堀川 茉莉絵
吉積情報株式会社 マーケティング部部長。 新しいものとAIが大好きなマーケティングオタク
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