堀川 茉莉絵

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を紹介

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Google スプレッドシート には、多くの便利な機能が搭載されています。その中でも、チェックボックス機能・プルダウン機能は業務に役立つ、使いやすい機能です。Google スプレッドシート を利用する方は、使い方を覚えれば便利に活用できるでしょう。

本記事では、Google スプレッドシート のチェックボックス機能・プルダウン機能について、それぞれの概要、使い方を紹介していきます。

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Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウンとは

まずは、Google スプレッドシート で便利なチェックボックスとプルダウンについて、それぞれの概要を紹介します。

  • チェックボックス機能とは
  • プルダウン機能とは

チェックボックスとは

チェックボックスは、オン・オフなどの2つの状態を切り替えたいときに使用する機能です。

PC やスマホなどの画面から、該当箇所をクリックすることで、「チェックマークをオンにする」「チェックマークをオフにする」を切り替えて表示できます。

Google スプレッドシート ではオンを「 TRUE 」、オフを「 FALSE 」として判定して、チェックマークを表示・非表示しています。

チェックボックスがオンの状態

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を紹介

チェックボックスがオフの状態

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プルダウンとは

プルダウンとは、あらかじめ設定した選択項目の中から、任意の項目を選択して表示する機能のことです。該当箇所をクリックすると、選択項目が表示され、ユーザーが選びたい項目を選択できます。管理者などが項目名を好きなように設定することが可能です。

Google スプレッドシート のプルダウン機能では、、色をつけたり表示形式を変更したりすることもできます。(以下画像は色がついた状態です)

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を紹介

Google スプレッドシート のチェックボックス機能

Google スプレッドシート のチェックボックス機能について、以下2点を紹介します。

  • 作成手順
  • 便利な機能

チェックボックス機能作成手順

スプレッドシートのチェックボックス機能を作成する手順を紹介します。

1.Google スプレッドシート を開き、チェックボックスを挿入したいセルを選択し、メニューから「挿入」>「チェックボックス」をクリックします。

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を紹介

2.チェックボックスが挿入されました。

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を紹介

3.セルを選択するとチェックボタンにチェックマークがつきます。

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チェックボックスの便利な使い方

チェックボックスの便利な使い方を紹介します。

チェックの色表示

チェックをつけたときに色をつけることができます。

チェックボックスを右クリック>条件付き書式を開き、セルの書式設定の条件項目で「次と等しい = true 」を指定し、色を選択することで、チェックをつけたときのみに色をつけることができます。

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一括チェック

チェックボックスを2個以上同時につけることも可能です。以下に手順を紹介します。

一括チェックしたいチェックボックスを範囲選択します。

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PC のキーボードの 「 Ctrl + F 」( CNTL ボタン を押しながら F キー押すこと)のショートカットを押すと、検索ボックスが表示されます。検索ボックスの右にある、3点マークをクリックします。

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を紹介

「検索と置換」画面が表示されます。検索欄に「 FALSE 」、置換欄に「 TRUE 」を入力します。

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を紹介

「すべて置換」をクリックすると、チェックボックスに一括でチェックがついたことがわかります。

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を紹介

補足:「検索と置換」画面で、検索に「 TRUE 」置換欄に「 FALSE 」を入力することで、一括でチェックマークを外すこともできます。

チェック数のカウント

COUNTIF 関数を使えば、チェックボックスのチェック数をカウントすることも可能です。

(画像例では、チェック数が4つあることを示しています)

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を紹介

取消線

チェックをつけたら完了したものとして、対象のセルに取消線をつけることもできます。

条件設定画面から設定します。

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を紹介

Google スプレッドシート のプルダウン機能

スプレッドシートのプルダウン機能について、以下2点を紹介します。

  • 作成手順
  • 便利な機能

作成手順

プルダウンを作成する手順を紹介します。

1.Google スプレッドシート を開きプルダウンを挿入したい行・セルを選択します。

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を紹介

2.メニューから「挿入」>「プルダウン」をクリックします。

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を紹介

3.画面右に「データの入力規則」画面が表示されます。

範囲・条件・オプションなど必要な設定を実施し、「完了」をクリックします。

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を紹介

4.対象のセルにプルダウン機能が追加されました。

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を紹介

作成手順は以上です。

便利な機能

プルダウン機能の便利な機能として、他のシートに記載している項目をプルダウンのリストとして表示できます。以下に使い方を簡単に記載します。

1.リスト専用のシート(画像ではシート2)を作成します。

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を紹介

2.リストを使いたいシートに戻り、リスト表示する範囲を選択して「データ」>「データの入力規則」をクリックします。

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を紹介

3.データの入力規則画面で、リストを表示したい範囲を選択します。(画像ではシート2のA1:A5を選択しています)

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を紹介

4.「完了」をクリックし、指定したリストが表示されることを確認します。

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を紹介

プルダウンの便利な機能は、以上です。

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を業務に活用しよう!

本記事では、Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能について、それぞれの概要、使い方、活用シーンを紹介しました。

Google スプレッドシート には、今回紹介したチェックボックス・プルダウン機能をはじめ、業務に役立つ便利な機能が多く搭載されています。色々な機能に触れて、自身の仕事がはかどるテクニックを身につけましょう。

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吉積情報株式会社 マーケティング部部長。 新しいものとAIが大好きなマーケティングオタク
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