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Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を紹介

Google スプレッドシート には、多くの便利な機能が搭載されています。その中でも、チェックボックス機能・プルダウン機能は業務に役立つ、使いやすい機能です。Google スプレッドシート を利用する方は、使い方を覚えれば便利に活用できるでしょう。


本記事では、Google スプレッドシート のチェックボックス機能・プルダウン機能について、それぞれの概要、使い方を紹介していきます。

目次[非表示]

  1. 1.Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウンとは
    1. 1.1.チェックボックスとは
    2. 1.2.プルダウンとは
  2. 2.Google スプレッドシート のチェックボックス機能
    1. 2.1.チェックボックス機能作成手順
    2. 2.2.チェックボックスの便利な使い方
  3. 3.Google スプレッドシート のプルダウン機能
    1. 3.1.作成手順
    2. 3.2.便利な機能
  4. 4.Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を業務に活用しよう!

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウンとは


まずは、Google スプレッドシート で便利なチェックボックスとプルダウンについて、それぞれの概要を紹介します。


・チェックボックス機能とは
・プルダウン機能とは

チェックボックスとは


チェックボックスは、オン・オフなどの2つの状態を切り替えたいときに使用する機能です。

PC やスマホなどの画面から、該当箇所をクリックすることで、「チェックマークをオンにする」「チェックマークをオフにする」を切り替えて表示できます。


Google スプレッドシート ではオンを「 TRUE 」、オフを「 FALSE 」として判定して、チェックマークを表示・非表示しています。


チェックボックスがオンの状態



チェックボックスがオフの状態


プルダウンとは


プルダウンとは、あらかじめ設定した選択項目の中から、任意の項目を選択して表示する機能のことです。該当箇所をクリックすると、選択項目が表示され、ユーザーが選びたい項目を選択できます。管理者などが項目名を好きなように設定することが可能です。


Google スプレッドシート のプルダウン機能では、、色をつけたり表示形式を変更したりすることもできます。(以下画像は色がついた状態です)



Google スプレッドシート のチェックボックス機能


Google スプレッドシート のチェックボックス機能について、以下2点を紹介します。


・作成手順
・便利な機能

チェックボックス機能作成手順


スプレッドシートのチェックボックス機能を作成する手順を紹介します。


1.Google スプレッドシート を開き、チェックボックスを挿入したいセルを選択し、メニューから「挿入」>「チェックボックス」をクリックします。


2.チェックボックスが挿入されました。



3.セルを選択するとチェックボタンにチェックマークがつきます。



チェックボックスの便利な使い方


チェックボックスの便利な使い方を紹介します。


チェックの色表示


チェックをつけたときに色をつけることができます。


チェックボックスを右クリック>条件付き書式 を開き、セルの書式設定の条件項目で「次と等しい = true 」を指定し、色を選択することで、チェックをつけたときのみに色をつけることができます。



一括チェック


チェックボックスを2個以上同時につけることも可能です。以下に手順を紹介します。


一括チェックしたいチェックボックスを範囲選択します。


PC のキーボードの 「 Ctrl + F 」( CNTL ボタン を押しながら F キー押すこと)のショートカットを押すと、検索ボックスが表示されます。検索ボックスの右にある、3点マークをクリックします。



「検索と置換」画面が表示されます。検索欄に「 FALSE 」、置換欄に「 TRUE 」を入力します。



「すべて置換」をクリックすると、チェックボックスに一括でチェックがついたことがわかります。



補足:「検索と置換」画面で、検索に「 TRUE 」置換欄に「 FALSE 」を入力することで、一括でチェックマークを外すこともできます。



チェック数のカウント


COUNTIF 関数を使えば、チェックボックスのチェック数をカウントすることも可能です。

(画像例では、チェック数が4つあることを示しています)




取消線


チェックをつけたら完了したものとして、対象のセルに取消線をつけることもできます。

条件設定画面から設定します。



Google スプレッドシート のプルダウン機能


スプレッドシートのプルダウン機能について、以下2点を紹介します。


・作成手順
・便利な機能

作成手順


プルダウンを作成する手順を紹介します。

1.Google スプレッドシート を開きプルダウンを挿入したい行・セルを選択します。



2.メニューから「挿入」>「プルダウン」をクリックします。



3.画面右に「データの入力規則」画面が表示されます。

 範囲・条件・オプションなど必要な設定を実施し、「完了」をクリックします。



4.対象のセルにプルダウン機能が追加されました。



作成手順は以上です。

便利な機能


プルダウン機能の便利な機能として、他のシートに記載している項目をプルダウンのリストとして表示できます。以下に使い方を簡単に記載します。


1.リスト専用のシート(画像ではシート2)を作成します。



2.リストを使いたいシートに戻り、リスト表示する範囲を選択して「データ」>「データの入力規則」をクリックします。



3.データの入力規則画面で、リストを表示したい範囲を選択します。(画像ではシート2のA1:A5を選択しています)



4.「完了」をクリックし、指定したリストが表示されることを確認します。



プルダウンの便利な機能は、以上です。

Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能を業務に活用しよう!


本記事では、Google スプレッドシート のチェックボックスとプルダウン機能について、それぞれの概要、使い方、活用シーンを紹介しました。


Google スプレッドシート には、今回紹介したチェックボックス・プルダウン機能をはじめ、業務に役立つ便利な機能が多く搭載されています。色々な機能に触れて、自身の仕事がはかどるテクニックを身につけましょう。


堀川 茉莉絵
堀川 茉莉絵
吉積情報株式会社 マーケティング部部長。 新しいものとAIが大好きなマーケティングオタク
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