もう迷わない！法人がファイルサーバーを導入する前に知っておきたいポイント

法人向けファイルサーバーの特徴と種類

法人向けファイルサーバーとは、社内ネットワークを介して複数の社員が同じファイルにアクセスできるようにする機器・サービスのことです。

ファイルサーバーを導入すれば、資料やデータを一元管理できることはもちろん、共有・バックアップも容易に行えるため、業務効率の向上・情報資産の保護を同時に実現可能です。

ファイルサーバーには大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」があります。オンプレミス型は自社内にサーバーを設置し、自社の運用ポリシーに合わせて柔軟にカスタマイズできるほか、ネットワークを閉じた環境で利用できるため高いセキュリティを確保できるといった特徴があります。

一方、クラウド型はインターネット経由でサービスを利用するため、導入コストを抑えやすく、サーバーの保守・運用の負担を軽減できる点が強みです。

自社の規模やセキュリティ要件、運用体制に合わせて最適な型を選びましょう。

なぜ従来のファイルサーバーからの脱却が必要とされているのか？

近年、従来型のファイルサーバーからの移行を求める声が増えています。ここでは、その背景や移行が必要とされる主な理由について解説します。

• 働き方の多様化に対応できない
• 増え続ける運用・管理コストとセキュリティリスク
• DX推進の足かせとなる「データのサイロ化」

働き方の多様化に対応できない

近年、リモートワークやハイブリッドワークの普及により、従来のファイルサーバーでは柔軟な働き方への対応が難しくなっています。

たとえば、社外から社内のファイルサーバーへアクセスするためにVPN接続を利用している企業も多いですが、これが業務効率を低下させる要因となることもあります。VPNを経由することで通信速度が遅くなったり、接続が不安定になる、動作が重くなるなど、ファイルの閲覧や共有がスムーズに行えないこともあります。

その結果、従来型のオンプレミス型のファイルサーバーは、多様化する働き方に適した環境とは言い難くなっており、より柔軟なクラウド型への移行が求められています。

増え続ける運用・管理コストとセキュリティリスク

従来のオンプレミス型のファイルサーバーは、運用・管理にかかるコストが年々増加しています。サーバー本体やストレージ機器の保守・リプレイス費用といった「目に見えるコスト」に加え、専任管理者の人件費や運用工数などの「見えないコスト」も無視できません。さらに、ランサムウェアをはじめとするサイバー攻撃は巧妙化しており、オンプレミス型では最新のセキュリティ対策を維持するために、多大な労力と費用が必要となります。

従来型のファイルサーバーはコスト負担とセキュリティリスクの両面で企業の大きな課題となっているため、より安全で効率的なクラウド型への移行が求められています。

DX推進の足かせとなる「データのサイロ化」

従来のファイルサーバーでは、ファイルがサーバー内に閉じた状態で管理されるため、部署間での情報共有が難しくなり、データが「サイロ化」しやすいといった課題があります。部署ごとにデータが分断されることで、必要な情報に迅速にアクセスできず、意思決定の遅れや業務効率の低下を招くのです。

さらに、データが有効に活用されないことで、企業全体での分析や新たなビジネス戦略の立案にも支障をきたします。

DXを推進するためには、従来のオンプレミス型のファイルサーバーから脱却し、データを一元的に管理・共有できるクラウド環境への移行が不可欠です。

【オンプレミス型】ファイルサーバーのメリットとデメリット

ここからは、オンプレミス型のファイルサーバーのメリットとデメリットを紹介します。

• メリット
• デメリット

メリット

オンプレミス型のファイルサーバーは、自社でHWを用意して、サーバーを構築・運用するため、データを社内で一元管理できること、カスタマイズ性が高いことがメリットです。

インターネットに依存せず社内ネットワーク環境のみで利用可能なため、高速かつ安定した接続が可能です。大容量データのやり取りにも適しています。

また、自社ポリシーに沿った柔軟な権限設定やセキュリティ対策も実施できるため、法令や業界規制に応じた、高度なコンプライアンス対応も可能です。さらに、システム構成やバックアップ方法を自由に設計できるため、自社独自の業務フローやシステム要件に合わせてカスタマイズできるでしょう。

自社ですべて管理・運用したい、カスタマイズ性を確保したい企業にとって、オンプレミス型のファイルサーバーは有効な選択肢です。

デメリット

オンプレミス型のファイルサーバーには運用コストや人的リソース面での課題があります。

サーバー本体やストレージの導入、運用、移行には高額な費用がかかります。さらに定期的なメンテナンスやバージョンアップも必要なため、専任のシステム管理者への人件費や運用工数も企業にとって大きな負担となるでしょう。

また、リモートワークでは社外から社内ネットワークへ接続するため、VPN接続が必須となり、通信速度低下や接続不安定といった業務効率低下のリスクも考えられます。さらに、近年巧妙化するランサムウェアなどサイバー攻撃を受けた場合、すべて自社で対応・復旧しなければなりません。常に最新のセキュリティ対策を講じて対策に備える必要があります。

オンプレミス型のファイルサーバーは運用コストとセキュリティリスクの両面で課題が残る点は否めません。

【クラウド型】ファイルサーバーのメリットとデメリット

ここからは、クラウド型のファイルサーバーのメリットとデメリットを紹介します。

• メリット
• デメリット

メリット

クラウド型のファイルサーバーは、インターネット環境さえあれば場所を問わずファイルへアクセスできるため、リモートワークなど多様な働き方に柔軟に対応できます。

サーバー機器を自社で保有する必要がないため、初期投資を抑えつつ導入でき、運用コストもサブスクリプション型で予測しやすいのも特徴です。

さらに、ファイルサーバーを提供するベンダーがセキュリティ対策や障害対応を行うため、自社でシステム管理者を専任配置する負担を軽減できます。

データはリアルタイムで同期されるため、社内外でのファイル共有や共同編集がスムーズになり、業務効率もアップするでしょう。拠点間連携やリモートワークを推進する企業にとって、クラウド型のファイルサーバーが適しています。

デメリット

クラウド型ファイルサーバーにはいくつかの課題もあります。

まず、インターネット接続が必須となるため、通信環境によってはファイルのダウンロードやアップロードに時間がかかる場合があります。

また、容量追加や機能拡張には追加料金が発生するサービスもあるため、ランニングコストが高額になる可能性があります。

さらに、データをベンダーのサービスに預ける形となるため、自社のポリシーやコンプライアンス要件によっては導入が難しいケースもあります。

サービス提供側で障害が発生した際には、自社だけでは復旧できないリスクも伴います。クラウド型ファイルサーバーは利便性が高い一方、データ管理・コスト管理をはじめ、自社の要件を満たしているか確認が必要です。

法人がファイルサーバーを選ぶ時のポイント

法人がファイルサーバーを選ぶ時のポイントについて、以下を紹介します。

• アクセス権
• セキュリティ対策
• バックアップ
• サポート体制

アクセス権

ファイルサーバーには、部署や役職ごとに閲覧・編集・削除といった操作権限など、自社に必要な権限を付与できるか確認しましょう。これにより、不要な操作や誤った削除を防ぐことが可能です。

機密性の高いデータについては限られたメンバーのみがアクセスできるようにすることで、情報漏えいリスクを最小限に抑えることもできます。セキュリティと業務効率の両立を図るためにも、柔軟で詳細なアクセス権設定が可能かどうかを確認しましょう。

セキュリティ対策

ファイルサーバーには企業の重要なデータが集約されます。ウイルス対策やデータ暗号化はもちろん、誰がいつどのファイルにアクセスしたのかを把握できるアクセスログの記録機能をはじめ、最新のセキュリティ対策がなされているファイルサーバーを選ぶことが不可欠です。

外部からの不正アクセスを防ぐためのファイアウォールや多要素認証なども備わっていると安心です。セキュリティ対策が十分でないと、情報漏えいや業務停止といった大きなリスクにつながります。

導入前には、ファイルサーバーにどの程度のセキュリティ機能が実装されているか必ず確認しましょう。

バックアップ

法人がファイルサーバーを選ぶ際に欠かせないポイントに、バックアップ体制があります。

重要な業務データを扱う以上、誤操作や障害、災害などによる消失リスクに備える必要があるのです。そのため、自動で定期的にバックアップを行える機能が備わっているかを確認しましょう。

また、万が一サーバーにトラブルが発生した際に、迅速にデータを復旧できる体制が整っているかを確認することも大切です。こうした仕組みがあれば、万が一の事態にも業務の継続性を確保でき安心して運用できるでしょう。

サポート体制

導入後にトラブルや疑問が発生した際、提供ベンダーが迅速に対応できるかのサポート体制も必ず確認しましょう。

たとえば、提供ベンダーの問い合わせ対応時間（例：24時間365日対応か、営業時間内のみか）、障害発生時の保守サービスの内容（例：オンサイト対応の有無、代替機の提供）、そして導入時の設定や移行を支援してくれるサービスの有無などを確認すべきです。

サポート体制が整っているベンダーを選ぶことで、万一のシステム障害や運用上の課題が発生しても、業務停止リスクを最小限に抑え、安定したファイル管理を実現できます。

法人がファイルサーバーを検討中ならクラウド型の「Google Workspace」がおすすめ

本記事では、法人がファイルサーバーを導入する際に押さえておきたいポイントや、オンプレミス型・クラウド型それぞれのメリット・デメリットについて解説しました。
近年は働き方の多様化やDX推進が求められる中で、多くの企業におすすめしたいのは「クラウド型」です。なかでも特におすすめなのが Google Workspaceです。

Google Workspaceを活用すれば、オンプレミス型ファイルサーバーで課題となりがちなデータのサイロ化を共有ドライブとして解消し、組織全体で効率的にデータ管理できます。また、自動バックアップと世界最高水準のセキュリティで安全にファイルを保護できるため、システム管理者の負担も軽減できます。

さらに、圧倒的な検索機能・リアルタイムでの共同編集機能により、チーム全体としての生産性が向上するでしょう。GmailやGoogle Meetなど、他の業務ツールとのシームレスな連携により、効率的な働き方を実現できるのです。

最近では Geminとの連携も進んでいるため、よりスマートで柔軟なファイル運用が可能です。

ファイルサーバーのGoogle Workspaceへの移行支援は、吉積情報にご相談ください

「自社に最適な移行方法がわからない」

「データ移行中の業務への影響が心配だ」

「移行後の運用やセキュリティ設定に不安がある」

ファイルサーバーのクラウド移行は、専門的な知見と計画がなければ思わぬトラブルの原因となります。

私たち吉積情報は、Google認定プレミアパートナーとして、これまで数多くの企業のファイルサーバー移行を支援してまいりました。

現状の課題ヒアリングから、最適な移行プランのご提案、移行作業の実現に向けた伴走支援などお客様に寄り添いサポートをいたします。

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