【決定版】Googleドキュメントの使い方を解説！初心者向けの必須機能を紹介

Googleドキュメント (Google docs) とは

グーグルドキュメントとは、オンラインで文書を作成したり、複数人で共同編集できるツールです。

Microsoft Wordのような文書をウェブブラウザ上で作ることができます。

簡単に共有してリアルタイムで共同編集し、コメント、提案、アクション アイテムを使って作業を進められます。

引用元：Google Docs: オンライン ドキュメント エディタ | Google Workspace

Googleドキュメントの特徴

Googleドキュメント (docs) の主な特徴は以下の通りです。

• Webブラウザ上で文書を作成・管理できる
• 同時編集ができるので、作業が大幅に効率的に
• コメントスレッドで確認・修正のコミュニケーションも可能
• Word から変換、PDF への書き出しも可能

Webブラウザ上で文書を作成・管理できる

Googleドキュメントは、「ブラウザ上で文書を作成できるサービス」です。 Microsoft Wordのような文書を、オンラインで作ることができます。

ブラウザ上で動くので、 Googleアカウントさえあれば、特別なソフトウェアがなくても編集することができます。

Windows でも Mac でも、OS を問わず、同じように編集することが可能です。また、スマートフォンやタブレットからもアプリを通じて編集が可能です。つまり、Googleドキュメントを使えば、どんな端末からでも文書を作成できます。

インターネットに接続されていないオフラインで編集した場合も、接続された時に編集した内容が反映されます。

関連記事：Googleアカウントなしの相手にドライブのファイルを共有するには？ビジター共有の活用法を紹介

同時編集ができるので、作業が大幅に効率的に

Googleドキュメント最大の利点は、同時編集が可能なことです。

従来の文書作成ソフトでは、作成した文書をダウンロードしてお互いにメールに添付して送信し合うなどの方法で編集するのが一般的でした。しかし、それではデータが分散してしまい、うまく管理ができません。

共同編集機能を用いれば、1つのファイルを用意するだけで済むので、ファイルの集約管理に繋がり、作業の効率性が大幅に上昇します。

コメントスレッドで確認・修正のコミュニケーションも可能

ファイルをただ共同で編集してしまうと、「ここは消さなくてよかったのに」など、意思疎通が取れずに文章がうまく書けなくなってしまう可能性があります。

そこで便利なのが、コメント機能。ある部分を指定して、「ここはこうした方がいいのでは？」などとコメントを付加することで、文章上でリアルタイムにコミュニケーションを取ることができます。

Wordから変換、PDFへの書き出しも可能

文書ソフトといえばMicrosoft Wordが有名ですが、GoogleドキュメントはWordと互換性を持っています。

Wordで作った書類を Googleドライブに上げ、Googleドキュメントで編集することも可能ですし、逆に、Googleドキュメントで作った書類を Word の形式でダウンロードし、Word で編集することも可能です。

また、作ったファイルはPDF化してダウンロードすることも可能です。

なお、無料のGoogleアカウントで作成したファイルは個人の管理となるため、ビジネスで利用する場合はGoogle Workspaceの導入がおすすめです。Google Workspaceなら、管理者によるアクセス制限やドメイン外への共有禁止、ログの取得・監査、データ損失防止（DLP）といったセキュリティ対策を組織全体に統一して適用でき、情報漏えいのリスクを抑えられます。

Google Workspace代理店一覧から自社に適した代理店の見つけ方・メリットを詳しく紹介

グーグルドキュメントの使い方

ここからは、Googleドキュメント (docs) の基本的な使い方を以下のポイントに沿って解説します。

• 新規文書作成・Word 文書アップロード
• 画像や音声からテキストを作成
• コメント機能
• 共有・共同編集
• 保存・書き出し

本記事では基本的に、PCから扱う方法を中心に解説します。

新規文書作成・Word文書アップロード

ドキュメントを作成する方法は主に2つ。

• 新規文書作成
• Word文書アップロード

順番に解説します。

GoogleドライブからWordファイルを開く方法の詳細は、以下の記事で解説しています。

Googleドライブで Wordを開くには？Office・Googleドキュメントで開く方法や変換して編集・保存する方法を解説

新規文書作成

新規ドキュメントの作成は、 Googleドライブから行うのが一般的です。

Googleドライブのホーム画面から、左上の「新規」をクリックし、「 Googleドキュメント」を選択します。

白紙の文書が出てきたら、あとはWordなどと同じように文章を打ち込むだけです。タイトルは、左上のタイトルが表示されている部分を直接編集することで、変更できます。

Word文書をアップロード

Microsoft WordとGoogleドキュメントは互換性があります。GoogleドライブにWordファイルを保存し、それをGoogleドライブの画面から開くだけで、そのまま編集が可能です。

ファイルを右クリックし、「アプリで開く」→「Googleドキュメント」を選択すると、自動でファイルが変換されて開けるようになります。

画像や音声からテキストを作成

Googleドキュメントでは、キーボードで打ち込む方法以外にも、次のような方法でテキストを入力することができます。

• 画像認識
• 音声認識

順番に解説します。

OCRで画像やPDFからテキストを取得する

Googleドキュメントでぜひ活用したいのが、OCR機能です。

これは、PDFや画像ファイル上にある文字を読み込み、ドキュメントとして編集できる形にしてくれる機能です。

OCRを使うには、まず文字起こししたい画像やPDFファイルを Googleドライブにアップロードします。

Word文書をアップロードした時と同様、Googleドライブ上でファイルを右クリックし、「アプリで開く」→「 Googleドキュメント 」を選択します。

自動でOCR機能が用いられ、文章を書き起こした新たなドキュメントファイルが開かれたら完了です。

なお、ここではPDFそのものとは別に、新たなドキュメントファイルが作られることに注意してください。

Googleドキュメントには、音声入力で自動文字起こしを行い、文章を作成する機能があります。

性能はかなり優れており、会議の議事録などでも役立ちます。

音声入力を使うには、編集画面上部の「ツール」→「音声入力」を選択します。

画面にマイクのアイコンが出るので、それをクリックしてから話し始めると、自動で入力が行われます。

このように、変換も自動で行ってくれます。

共有・共同編集

Googleドキュメント最大の魅力は、共有や共同編集が簡単にリアルタイムでできることです。

ここからはその方法を次のポイントに沿って解説します。

• 他のユーザーと共有して共同作業をする
• 提案モードで安全に文書を校正する
• コメント機能で指示や補足を入れる
• 変更履歴で編集前の状態に戻す

他のユーザーと共有して共同作業をする

Googleドキュメントでは、他のユーザーと文書を共有し、共同編集することができます。ドキュメントの編集画面で、右上の「共有」をクリックします。

共有したい相手のGmailアドレスを打ち込みます。または、下の「リンクをコピー」をクリックして、それを共有相手に伝えても良いです。

Googleドキュメントの共有権限は「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」の3種類。それぞれ、各アカウントごとに権限を設定することができます。ただし、リンクでの共有の場合、権限は一括して変更されます。

提案モードで安全に文書を校正する

共同編集をする際、そのまま元の文章を編集してしまうと、何をどう編集したのかがわかりにくくなってしまいます。そこで使えるのが、「提案モード」。これを用いることで、Googleドキュメントを直接編集することなく、安全に文書の修正の提案ができます。

提案モードの使い方は、編集画面右上の鉛筆マークをクリックし、「提案」を選択するだけです。

あとは、通常の編集と同じように、追記や削除をするだけで、自動的に編集を「提案」するような形になります。

提案を受けた場合、それを承諾することで、提案が文章に反映されます。逆に、承諾しなければ、元の文章がそのまま残ります。

コメント機能

コメント機能で指示や補足を入れる

提案モードと同様、元の文章を崩さずに共同編集をスムーズに行える機能が「コメント機能」です。

コメントをつけたい場所を選択し、右クリックして「コメント」をクリックすると、その位置にコメントが打ち込めます。

コメントは追記や返信ができるので、ドキュメント上で簡単なディスカッションも行えます。

コメントでのメンション（@）機能で特定のユーザーに通知を送る

共同編集をさらに効率化するのが、コメント内での「メンション（@）」機能です。特定のユーザーを指定してコメントを送信することで、相手にリアルタイムで通知を送り、誰がその箇所を確認・修正すべきかを明確に指定できます。

コメントを追加したい箇所を選択し、コメントアイコンをクリックするか、右クリックして「コメント」を選択します。

コメント入力欄に「@」または「+」を入力し、続けて相手のメールアドレスを入力します。候補が表示される※ので、そこから選択も可能です。メンションするユーザーに向けたメッセージを入力します。

※組織外のユーザーの場合はここで候補が出ない場合があります。共有の連絡先（Googleコンタクト）またはユーザーの個人の連絡先に登録すれば、名前を入力したときにメールアドレス（メンション候補）が表示されます。 （参照：Google Workspace 管理者ヘルプ：ディレクトリへの外部連絡先の追加）

「（ユーザー名）に割り当てる」のチェックボックスにチェックを入れ、「割り当て」ボタンをクリックします。

そうすると、メンションされた相手には、ドキュメントのリンクとコメント内容が含まれた「通知メール」が自動送信されます。割り当てられたコメントは、相手が対応すべき「アクション アイテム」として登録されます。タスクリストとして、自分へメンションすることも可能です。

修正や確認が終わったら、相手がコメント右上の「完了としてマーク（チェックマーク）」をクリックすることで、その対応が解決（クローズ）した扱いになります。

もしドキュメントの閲覧・編集権限を持っていない相手にメンションした場合、その場で一時的にアクセス権限を付与するポップアップが表示されます。

単なる「メモの書き込み」にとどまらず、「誰が対応すべきボールを持っているか」がドキュメント上で一目でわかるようになるため、チームでのプロジェクト進行や文書校正には欠かせない機能です。

保存・書き出し

最後に、編集したファイルを保存します。

原則的にはクラウド上に自動保存されますが、Word形式やPDFファイルとして保存することも可能です。

Googleドキュメントのファイルは、様々な形式に変換してダウンロードすることができます。中でも、Microsoft Wordで編集できるdocx形式と、PDF形式は使う機会も多いでしょう。

編集画面上部の「ファイル」→「ダウンロード」から、該当する形式を選択すれば OK です。

もし変更履歴で編集前の状態に戻したい場合

Googleドキュメントは共同編集可能ですが、逆に言えば、誰かが間違って編集してしまう可能性があります。そのような時に使えるのが、バージョンを戻す機能です。

Googleドキュメントでは、ある程度の間隔で文書が自動保存され、過去の履歴が残されます。そこから元に戻したい場所までバージョンを戻すことで、編集を無かったことにできます。

履歴画面は、「ファイル」→「変更履歴」→「変更履歴を表示」で閲覧が可能になります。

この画面から、戻りたい場所を選択することで、復元ができます。また、大事なバージョンには名前をつけることも可能です。

Googleドキュメント (Google docs) はスマホからも利用可能

グーグルドキュメントの機能の多くは、スマートフォンやタブレットでも操作が可能です。

ただし、スマートフォン・タブレットではブラウザではなく、公式アプリを用いた編集が基本になります。

アプリは以下のリンクからダウンロードできます。

• Android：Googleドキュメント - Google Play のアプリ

• iPhone/iPad：‎「Googleドキュメント: 同期、編集、共有」をApp Storeで

スマホは画面が小さいため、文章全体の編集は難しいかもしれませんが、出先で書類を確認したり、軽く修正したりといった用途には十分使えるでしょう。

タブレット端末であれば、外付けキーボードを使うことで PC と遜色ない使い方が可能です。

Googleドキュメントに関するよくある質問

よくある質問と回答を紹介します。

Q. 保存できない

A. Googleドキュメントはオンライン上に保存されているため、「保存」や「上書き保存」といった操作は不要です。保存先は Googleドライブになっており、フォルダを作成して管理することもできます。

ローカル（自身のPC） に直接保存したい場合は、「ファイル」メニューの「ダウンロード」から任意の形式を選択して保存してください。

Q. ペン（フリーハンド）の使い方を知りたい

A. 「挿入」メニューの「描画」から「新規」をクリックすると、「図形描画」が出てきます。画像内の「▼」をクリックし「フリーハンド」機能がマウスやトラックパッド、またはタッチパネル対応端末のペン（スタイラスペン）を使って、画面上に自由な線や図を手書きできる機能です。

ドキュメントに反映させたい時は右上の「保存して閉じる」をクリックしてください。

Q. 2ページ目が空白なので削除したい

A. 改行が入っている可能性があるため、削除してみてください。

それでも2ページ目が消えない場合、「ファイル」メニューの「ページ設定」で余白を調整してください。ページ表示にこだわりがなければ「ページ分けなし」に変更するのも1つの方法です。

Q. GoogleドキュメントでWordが開けない

A. Googleドキュメントで Word ファイルを開くには、Googleドライブにアップロードするか、「ファイル」メニューの「開く」から「アップロード」を選択し、Word ファイルをアップロードしてください。

関連記事：GoogleドライブでWordを開くには？Office・Googleドキュメントで開く方法や変換して編集・保存する方法を解説

Q. 編集ができない

A. Googleドキュメントが編集できない場合、以下の可能性が考えられます。

• 編集権限が付与されていない
• 編集権限が付与されたアカウントでログインしていない
• シークレットウィンドウで閲覧している

Q. 提案モードを解除したい

A. 右上のペンのマークをクリックし、「提案」以外のモードを選択してください。

Q. 共有方法は？

A. 以下の方法で、全体公開で Googleドキュメントを共有できます。

1. 右上の「共有」をクリックします
2. 「一般的なアクセス」で「リンクを知っている全員」を選択します
3. 共有相手の役割を変更するには「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」のいずれかを選択します
4. 「リンクをコピー」をクリックします
5. クリックしたリンクを共有したい人に送付します

Q. 編集権限を変更したい

A. Googleドキュメントの編集権限を変更するには、右上の「共有」をクリックします。
詳しくはこちらで解説しています。

Q. Googleドキュメントをメール添付する方法を知りたい

A. Googleドキュメントをメール添付する方法は以下の通りです。

1. 「ファイル」メニューを開く
2. 「メール」を選択
3. 「このファイルをメールで送信」をクリック
4. 必要事項を記入、任意の形式を選び「送信」をクリックします

ドキュメントを添付せず、内容をメールに含める場合は「コンテンツをメールに添付せずに本文に含めます。」にチェックを入れます。

Googleドキュメントを使って作業を効率化しよう

本記事は Googleドキュメントの使い方を解説しました。

ここでご説明した、基本的な使い方と便利機能をマスターすれば、文書作成の効率がアップし仕事の生産性向上に繋がるでしょう。

よしづみコラボラボでは、今後も Googleの便利な機能についてわかりやすく解説していきます。