【決定版】 Google スプレッドシートの使い方と便利機能を解説

 Google の企業向けコラボレーションツール、 Google Workspace (旧  G Suite)。 その中で今回ご紹介するのは、表作成・表計算ツールの Google スプレッドシート です。

Google スプレッドシート はクラウド上で動作するため、OS環境を問わず利用できる上、共有機能を使うことで、効率的に共同編集ができます。

また、 Google スプレッドシート は、Microsoft Excel(エクセル)との互換性があり、同じように利用できる上、 Excel ファイルをそのまま Google ドライブにアップロードするだけで共同編集ができるようになります。

今回は、 Google スプレッドシート の概要と、初心者向けに基本的な使い方を解説していきます。 Excel とは違った利点もあり、Excel に慣れている方にとっても非常に活用できるツールですので、ぜひ一度試してみてください。

また、 Google スプレッドシート は Google Workspace に限らず、無料の Google アカウントを持っている方も使うことができます。基本的な操作は全く同じですので、無料の Google アカウントをご利用の方も是非ご覧になってください。

この記事はこんな方にお薦めです。

・ Microsoft Excel を使っているが、 Google スプレッドシートとの違いを知りたい
・ Google スプレッドシート の共有機能について詳しく知りたい

Google スプレッドシート とは

まずは、 Google スプレッドシートがどのようなものであるか、解説していきます。

  • Webブラウザ上で表計算ができるツール

一言で言えば、 Google スプレッドシートは、「ブラウザ上で表計算ができるツール」です。 Microsoft Excel のような図表作成・表計算を、オンラインで行うことができます。

ブラウザ上で動くので、 Google アカウント さえあれば、特別なソフトウェアがなくても編集することができます。 Windows でも Mac でも、OSを問わず、同じように編集することが可能です。

また、スマートフォンからもアプリを通じて閲覧や簡易的な編集(数値入力など)が可能です。つまり、 Google スプレッドシートを使えば、どんな端末からでも表計算ツールが利用できます。

  • 同時編集ができるので、作業が大幅に効率的に

Google スプレッドシート 最大の利点は、同時編集が可能なことです。

通常であれば、お互いにメールにファイルを添付して送信しあいながら編集することになると思いますが、それではファイルが分散してしまい、うまく管理ができません。部署を跨いで数値を集計する場合、誰かが再集計を行う必要があり、非常に面倒でしょう。

共同編集機能を用いれば、一つのファイルを用意するだけで済むので、ファイルの集約管理に繋がり、作業の効率性が大幅に上昇します。

  • コメントスレッドで確認・修正のコミュニケーションも可能

ファイルをただ共同で編集してしまうと、「ここは消さなくてよかったのに」など、意思疎通が取れずに文章がうまく書けなくなってしまう可能性があります。修正指示を行うにしても、メールや電話、チャットなど、わざわざ他のツールを用いるのは非効率です。

そこで便利なのが、コメント機能。ある部分を指定して、「ここはこうした方がいいのでは?」などとコメントを付加することで、シート上でコミュニケーションを取ることができます。

  • Excelから変換、PDFやCSVでの書き出しも可能

表計算ツールといえば Microsoft Excel が有名ですが、 Google スプレッドシート は Excel と互換性を持っています。

Excel で作った表を Google ドライブ にアップロードすれば、特殊な操作なしで、そのまま Google スプレッドシート 上で編集できます。もちろん共有・共同編集も可能です。

逆に、 Google スプレッドシート で編集したファイルは、ダウンロードすればそのまま Excel で編集できます。

また、作ったファイルは、配布しやすいPDF形式や、コンピュータで処理しやすいCSV形式でダウンロードすることも簡単にできます。

補足

マクロの反映は今後に期待(2021年7月時点)
Google スプレッドシート と Excel は互換性がありますが、マクロに関してはあまり対応していません。 Google スプレッドシートのマクロは Google Apps Script (GAS) で作成することになります。上級者向けの説明ですので、今回はマクロ・GASの詳しい説明は省略します。

Google スプレッドシート はこんなもの

・ Google が提供している表計算ツール

PCでもスマホでも同じように利用可能

・ Microsoft Excel との互換性がある

Google スプレッドシート の使い方 : 作成・アップロード

ここからは、 Google スプレッドシート の基本的な使い方を解説します。基本的には、PCから扱う方法を中心に解説します。

まずは、ファイルを新しく作成する方法を紹介します。

  • 新規スプレッドシートを作成する

新しいスプレッドシートの作成は、 Google ドライブ から行うのが一般的です。

 Google ドライブのホーム画面から、左上の「新規」をクリックし、「 Google スプレッドシート 」を選択します。

白紙のシートが出てきたら、あとは Excel と同じように編集するだけです。タイトルは、左上のタイトルが表示されている部分を直接編集することで、変更できます。

  • Excel ファイルをアップロードして編集する

Microsoft Excel と Google スプレッドシートは互換性があります。 Google ドライブに Excel ファイルを保存し、 Google ドライブの画面から開くだけで、特殊な操作なしにそのまま編集が可能です。

基本的にはそのままダブルクリックで開けますが、もし開けなかった場合は、ファイルを右クリックし、「アプリで開く」→「 Google スプレッドシート」を選択すると、自動でファイルが変換されて開けるようになります。

  • 簡易的な分析が可能

表を作成したら、早速簡単に分析を行ってみましょう。

 Google スプレッドシートには、表の一部を選択するだけで、統計データやグラフを示してくれる機能があります。

この機能を使えば、ひと目でデータの特徴を大まかに掴むことができます。

Google スプレッドシート の使い方 : 共有・共同編集

 Google スプレッドシート最大の魅力は、共有や共同編集が簡単にできることです。ここからはその方法を解説します。

  • 他のユーザーと共有して共同作業をする

Google スプレッドシートでは、他のユーザーと文書を共有し、共同編集することができます。シートの編集画面で、右上の「共有」をクリックします。

共有したい相手の Gmail アドレスを打ち込みます。または、下の「リンクをコピー」をクリックして、それを共有相手に伝えても良いです。

Google スプレッドシートの共有権限は「閲覧のみ可」「閲覧+コメント可」「編集可」の3種類。それぞれ、各アカウントごとに権限を設定することができます。ただし、リンクでの共有の場合、権限は一括して変更されます。

  • コメント機能でチェック・レビュー

共同編集をする際、そのまま元の表を編集してしまうと、何をどう編集したのかがわかりにくくなってしまいます。それを避け、元の表を崩さずに共同編集をスムーズに行える機能が「コメント機能」です。

コメントをつけたい場所を選択し、右クリックして「コメント」をクリックすると、その位置にコメントが打ち込めます。

コメントは追記や返信ができるので、スライド上で簡単なディスカッションも行えます。

  • 変更履歴で編集前の状態に戻す

 Google スプレッドシート は共同編集可能ですが、逆に言えば、誰かが間違って編集してしまう可能性があります。そのような時に使えるのが、バージョンを戻す機能です。

Google スプレッドシート では、ある程度の間隔で文書が自動保存され、過去の履歴が残されます。そこから元に戻したい場所までバージョンを戻すことで、編集を無かったことにできます。

履歴画面は、「ファイル」→「変更履歴」→「変更履歴を表示」で閲覧が可能になります。

この画面から、戻りたい場所を選択することで、復元ができます。また、大事なバージョンには名前をつけることも可能です。

Google スプレッドシート の使い方 : 保存・書き出し

最後に、編集したファイルを保存します。原則的にはクラウド上に自動保存されますが、以下のように形式を変えることも可能です。

  • Excel形式やPDF・CSVファイルとして保存する

Googleスプレッドシートは、様々な形式に変換してダウンロードすることができます。中でも、 Microsoft Excel で編集できるxlsx形式、表として配布しやすいPDF形式、コンピュータでの操作がしやすいCSV形式は、使う機会も多いでしょう。

方法は簡単。画面上部メニューの[ファイル]→[ダウンロード]から、該当する形式を選択すればOKです。

注意

CSV形式に関しては、シート単位でのダウンロードしかできないのでご注意ください。

Google スプレッドシート はスマホからも利用可能

ここまでは主にPCから操作する手順を説明しましたが、これらの機能の多くは、スマートフォンやタブレットでも操作が可能です。

ただし、スマートフォン・タブレットでは、ブラウザではなく、公式アプリを用いた編集が基本になります。アプリは以下のリンクからダウンロードできます。

Android:Google スプレッドシート – Google Play のアプリ
iPhone/iPad:‎「Google スプレッドシート」をApp Storeで

スマホは画面が小さいため、表全体の編集は難しいかもしれませんが、出先で表を確認したり、軽く修正したりといった用途には十分使えるでしょう。

タブレット端末であれば、外付けキーボードを使うことでPCとほぼ遜色ない使い方が可能です。

Google スプレッドシート を使って効率よく表を作成しよう

本記事は Google スプレッドシートの使い方を解説しました。ここでご説明した、基本的な使い方と便利機能をマスターすれば、表作成・表計算の効率がアップし、仕事の生産性向上に繋がるでしょう。

よしづみコラボラボでは、今後も Google の便利な機能についてわかりやすく解説していきます。