会議室予約が簡単！従来の課題とシステム化するメリット・予約手順も紹介

会議室予約システムとは

会議室予約システムとは、オフィスなど会議室における予約手続きや、スケジュールの重複・誤予約の管理業務、オフィスの会議室の入退室管理など、会議室に関わる業務をサポートするシステムのことです。システムを利用すれば、会議室の効率的な利用ができ、オフィス資源の有効活用もできます。

従来のオフィスの会議室を予約する際は、手書きの予約表を使ったり、電話・メールでやり取りしたりする方法が主流でした。

近年のオフィス環境では効率的な予約・管理が求められるようになり、会議室予約システムを利用する企業が増えています。会議室予約システムは、従来人の作業が必要だった会議室の管理業務を自動化し、日常の業務効率を高めることができます。

会議室予約の課題

会議室予約するときの課題を以下3点紹介します。

• 空き状況がわからない
• 予約手続きに時間を要する
• 重複予約することもある

空き状況がわからない

1つ目の課題は、空き状況がわからないことです。

会議室の使用が予定よりも早めに終了したり、会議が延長されているなど、実際の使用状況が予約スケジュールと異なることは少なくありません。

特に、突然の会議室キャンセルが生じた場合、他の従業員が会議室を利用できるチャンスがあるものの、状況の把握が難しければ、有効活用することができません。そうなると、会議室の使用率の低下や、本当に必要な時に利用できなくなってしまいます。

空き状況がわからない場合、リアルタイムで会議室の空き状況が確認できるシステムの導入が必要です。これにより予定と実際の使用状況のギャップを埋めることができ、会議室の効率的な利用を期待できます。

予約手続きに時間を要する

2つ目の課題は、予約手続きに時間を要することです。

「今すぐ会議室を使いたい」と思ったとき、予約担当者に電話をして、確認作業をする方も少なくないかもしれません。

多くのステップが必要な予約手続きは、本来の業務に影響を及ぼす可能性が高いです。このような、手間がかかる予約手続きを採用している場合、緊急性の高いミーティング・打ち合わせの際に会議室が取れなくなるなど、業務を妨げてしまうでしょう。

この課題を解決するためには、迅速に利用状況確認や、簡単に予約できる会議室予約システムの導入が必要不可欠です。システムを導入することで、スムーズな予約を実現し、ビジネスのスピード感を高められるでしょう。

重複予約することもある

3つ目の課題は、重複予約することもあることです。

重複予約とは、複数の人やチームが、同じ会議室を同じ時間帯に予約してしまう現象のことです。
予約管理担当者が複数いる場合、同時に同じ会議室の予約を受け付けてしまう可能性があります。また、予約担当者が多忙で、予約手続きを忘れてしまい、次の人の予約を上書きしてしまうことも少なからずあるでしょう。

このような問題を避けるためには、予約・更新状況をすぐ把握できる、会議室予約システムが必要です。

会議室予約システムの主要機能

会議室予約システムの主要機能を、以下3点紹介します。

• 予約管理
• 予約変更・キャンセル機能
• 利用者制限機能

予約管理

予約管理とは、利用者が会議室の利用状況を一目で確認でき、スムーズに予約を行える機能のことです。既存の予約内容を変更したり、キャンセルしたりする場合も、簡単な操作かつ迅速に対応できることが求められます。

直感的な UI や、カレンダーのような画面で予約できれば、どの会議室がいつ利用可能か、どのような設備があるのかといった情報を素早く把握できるでしょう。

これにより、会議室の重複予約を防ぐだけでなく、効率的な予定調整や計画的な会議運営が実現します。

予約変更・キャンセル機能

柔軟な予約変更とキャンセルを可能とする機能も、予約管理システムでは重要です。

一度予約した会議室の場所を変更・キャンセルしたい場合、少ないステップで変更・キャンセル手続きができれば、自身の手続きがスムーズになることはもちろん、他の方にとっても、空いた会議室をすぐに見つけることができ、お互いメリットを受けられます。

予約変更・キャンセル機能を備えたシステムを利用すれば、スケジュールの変更に迅速に対応でき、利便性と効率性を高められるでしょう。

利用者制限機能

利用者制限機能とは、限られた従業員のみが会議室を利用できるように、制限をかける機能のことです。これにより、外部や関係ない部署の従業員が会議室にアクセスすることを防げます。

事前に許可された人物だけが、システムを通じて会議室の予約や利用ができるようになり、予約の整理・管理も効率的に行える、というメリットもあります。

セキュアな会議室利用を実現すれば、企業の重要情報保護はもちろん、従業員同士の信頼関係や業務効率の向上にも繋がります。

会議室予約をシステム化するメリット

会議室予約をシステム化するメリットを、以下4点紹介します。

• 予約手続きが簡単
• ミスの削減
• 利用状況の可視化
• 業務効率化

予約手続きが簡単

1つ目のメリットは、予約手続きが簡単なことです。

会議室予約システムを導入すれば、従業員は PC やスマホから手軽に予約を行えるようになります。これにより、外出中や出張先からでも、必要な会議室をすぐに確保できるでしょう。

また、リアルタイムでの会議室の利用状況の確認、予約の変更、キャンセル手続きも迅速に対応できます。

システムを導入すれば、予約手続きが簡単になり、従業員の作業効率や満足度も向上することでしょう。

ミスの削減

2つ目のメリットは、ミスの削減です。

会議室の予約で何らかのミスが生じると、重要なミーティングの場所を確保できなく、業務にも影響が出る可能性があります。

会議室予約をシステム化すれば、このようなミスを削減することが可能です。予約の情報を一元管理し、重複予約を防ぐ機能を持っているシステムもあるため、人的ミスに悩まされずに済むでしょう。

利用状況の可視化

3つ目のメリットは、利用状況の可視化です。

会議室の利用状況を可視化できれば、会議室が空いているのか、それとも予約で埋まっているのか一目で確認できます。これにより、急なミーティングの場を確保しなければならないときも、迅速に判断できるでしょう。

また、空いている会議室があるのに気づかず利用されない、という状況を避けることも可能です。会議室予約システムで利用状況を可視化すれば、リソースの有効活用につながり、組織全体の業務効率が向上します。

会議室予約システムでありがちなデメリット

会議室予約システムのデメリットを、以下3点紹介します。

• コストがかかる
• システム間の連携が必要
• キャンセル率が高いことも

コストがかかる

1つ目のデメリットは、コストがかかることです。

専用システムを導入する際、「導入コスト」が発生することがほとんどです。高機能なシステムや、カスタマイズを多く要求する場合は、初期投資が高額になるでしょう。

また、システムを常に最新の状態に保つためのアップデート、トラブル時のサポートなど、継続的にかかる運用コストも考慮が必要です。

中小企業やスタートアップなど、予算に制限がある企業にとっては大きな負担となることもあります。導入を検討する際は、利益とコストのバランスをしっかりと評価することが大切です。

システム間の連携が必要

2つ目のデメリットは、システム間の連携が必要なことです。

例えば、企業で既に導入しているスケジュール管理システムや備品管理システムがあれば、それらとの連携が必要となるでしょう。しかしながら、すべての会議室予約システムが外部のシステムとの連携ができるわけではありません。

異なるベンダーやプラットフォーム間での連携には注意が必要です。API が提供されていない場合があるため、導入前には連携の可否をしっかりとチェックする必要があります。

会議室予約システムの選定を進める際は、機能やコスト面はもちろん、既存のシステムとの相性や連携のしやすさも検討ポイントとしましょう。

キャンセル率が高いことも

3つ目のデメリットは、キャンセル率が高いこともあることです。

会議室管理をシステム化することで、会議室の予約が手軽になった結果、「とりあえず仮予約しておこう」という行動が増えてしまう傾向もあります。

その結果、実際には会議室を使用しないにも関わらず、会議室を占有されてしまう可能性があり、会議室の非効率的な利用と業務の流れに支障をきたす可能性があります。

対策として、予約のルール作りやキャンセルに関するポリシーの明確化、またスタッフへの啓発活動が考えられます。会議室予約システムの導入を検討する際は、このようなデメリットも十分に考慮し、適切な運用方法を模索することが大切です。

Google カレンダーで会議室を予約する手順

Google カレンダーで会議室を予約する手順を簡単に紹介します。

1. パソコンで Google カレンダー ( https://calendar.google.com/ ) を開きます。
2. 会議室を予約する時間を設定し、予定を作成します。
3. 組織アカウントによっては[会議室]オプションがオンになっており、候補の会議室一覧が表示されます。
4. 必要に応じて予約したい会議室を検索して、追加してください。

Google カレンダーで会議室予約システムを作ってみよう

本記事では、会議室予約システムの概要、メリット・デメリットを紹介しました。

空き状況がわからない、重複予約が起こるなど、会議室の課題を抱えている場合、会議室予約のシステム化をおすすめします。

システム化すれば、予約手続きの簡素化、ミスの削減、利用状況の可視化、業務効率化などのメリットがあります。一方、導入や運用のコスト、システム間の連携の必要性、キャンセル率の上昇などの注意点も認識しておくべき点です。

専用の会議室予約システムを新規で導入しようとすると、コストが高くなるため、まずはシンプルかつ低コストで導入可能な Google カレンダーで会議室予約システムを作ってみることをおすすめします。Google カレンダーは、外部連携や柔軟な設定も可能なため、企業にとって使いやすくカスタマイズできます。

会議室予約の課題に頭を悩ませている方、効率的なシステムを求めている方は、Google カレンダーを活用してみてください。