【初心者必見】Google Workspaceの導入方法をわかりやすく解説！パートナー経由のメリットとは？

今こそ導入したい Google Workspace とは

Google Workspace とは、Google が提供するビジネス向けグループウェアです。

Gmail や Google カレンダー、Google Chat、Google Meet などの WEB アプリを、組織での利用に最適化して提供しています。

国内外さまざまな企業が Google Workspace を導入し、業務効率化を実現しています。

Google Workspace は社員数名の企業から大規模な企業まで、さまざまな企業が導入しています。

Google Workspace の導入企業は以下のページに掲載されています。

参考：Google Workspace の導入事例

関連記事：Google Workspace 新規登録ガイド！手順・注意点をわかりやすく紹介

Google Workspace を導入すべき企業の特徴

Google Workspace を導入すべき企業の特徴は以下の通りです。

• ビジネスに必要な機能を一箇所に纏めたい
• コストを抑えて導入・運用したい
• マルチデバイス対応のサービスを利用したい
• 高度なセキュリティ対策を利用したい
• 高度なAI 機能を気軽に使いたい
  
  

ビジネスに必要な機能を一箇所に纏めたい

Google Workspace は、メール（Gmail）・スケジュール管理（Google カレンダー）・オンラインストレージ（Google ドライブ）・ドキュメント作成（ドキュメント・スプレッドシートなど）など、ビジネスに必要な機能が一元化されたグループウェアです。

従来の複数のソフトウェアを個別に契約・管理する必要がなくなり、業務効率が向上します。

さらに、リアルタイムでの共同編集やオンライン会議（Google Meet）を活用すれば、チーム間のコラボレーションもスムーズになるでしょう。

社内の情報が一箇所に集約されるため、ビジネスに必要な機能を一箇所に纏めたい、と考えている企業におすすめです。

コストを抑えて導入・運用したい

Google Workspace は、1ユーザーあたり月額800円〜（2025 年 3 月 17 日から適用）と安価な金額のサービスであるため、導入時の初期費用を抑えつつ、企業の成長に応じた柔軟なプラン選択が可能です。

一般的なオンプレミスシステムを導入する場合、サーバーの購入・運用管理、ソフトウェアのライセンス費用がかかりますが、Google Workspace ならそうしたコストを大幅に削減できます。

また、アップデートやセキュリティ対策が自動で行われるため、IT管理コストも最小限に抑えられます。

特に、これから新しいサービスを導入したいと考えているスタートアップや中小企業にとって、低コストで業務環境を整えられる点が大きなメリットです。

マルチデバイス対応のサービスを利用したい

Google Workspace は、PC・スマートフォン・タブレットなど、あらゆるデバイスから簡単にアクセスできます。インターネット環境さえあれば、オフィスはもちろん、自宅や外出先でも変わらず業務を継続でき、リモートワークやハイブリッドワークを推進する企業にとって理想的なサービスと言えるでしょう。

マルチデバイス対応により、端末を変更しても同じデータにアクセスできるため、作業の中断を防げます。さらに、データは Google のクラウド上に保存されるため、デバイスの紛失や故障時にも情報を安全に復元できるといった安心感もあります。

高度なセキュリティ対策を利用したい

Google Workspace は、2段階認証やエンドポイントセキュリティ、データ損失防止（DLP）など、企業向けの高度なセキュリティ機能を標準搭載しています。

特に、金融業や医療機関など、機密情報を扱う企業にとっては、これらのセキュリティ対策が業務の安全性を確保する上で不可欠な場合も多いでしょう。また、指定期間内に会社所有デバイスへの不審なアクティビティの詳細を確認できるといった自動検知機能があり、不正アクセスを未然に防ぐこともできます。

管理者は、アクセス権限の設定や監査ログの確認も可能で、社内のセキュリティポリシーに応じた柔軟な運用ができます。

AI 機能を気軽に使いたい

Google Workspace は、AI 機能を気軽に使いたい、といった企業にもおすすめです。 

これまで有料アドオンとして提供されていた Gemini が、2025年1月から Google Workspace の標準機能として搭載されるようになり追加料金なしで、すべてのユーザーが Gemini の強力な機能を利用できるのです。

Gemini は、Gmail のメール作成サポート・Google ドライブのファイル検索・ドキュメントやスプレッドシートの作成支援・Web 会議での文字起こしや要約など、日常業務を 生成 AI でサポートでき、業務の効率化と生産性の向上が益々期待できるでしょう。

Gemini 標準搭載に伴い、2025年 3 月 17日から Google Workspace の価格も改定されます。詳細についてはこちらの記事をご覧ください。

関連記事：【2025年最新】Google Workspace 料金値上げ！メリットや各プランの詳細を紹介

Google Workspace を導入するメリット

Google Workspace を導入する主なメリットとして、以下5点を説明します。

• ビジネスに必要な機能の一元管理
• 円滑なコミュニケーションの促進
• 柔軟な働き方の実現
• システム連携による利便性向上
• セキュリティ強化
  
  

ビジネスに必要な機能の一元管理

Google Workspace は、メール・オンラインストレージ・スケジュール管理・文書作成・ビデオ会議など、ビジネスに必要な機能が揃っているサービスです。

これにより、従来のような異なるソフトウェアを併用する必要がなくなるため、業務の効率が向上します。また、Google のクラウド環境で管理されているため、チームメンバー間でのファイル共有や共同編集もスムーズに行えます。

Google Workspace は ビジネスに必要な機能が揃っているため、作業時間の短縮や情報の一元化を実現し、ビジネスの生産性向上につながります。

円滑なコミュニケーションの促進

Google Workspace は、リアルタイムの情報共有とコミュニケーション の強化が可能です。Gmail によるメールのやり取りに加えて Google Chat を活用すれば、スレッド形式のチャットやグループ会話が可能になります。また、Google Meet を使えば、オンライン会議やウェビナーを手軽に開催でき、リモートワークや外出先からの参加もスムーズです。

さらに、Google ドライブやドキュメントのコメント機能を活用することで、業務に関するフィードバックや承認作業を迅速に行うことができます。

Google Workspace を使えば円滑なコミュニケーションの促進ができ、業務のスピードアップも期待できるでしょう。

柔軟な働き方の実現

Google Workspace は、オフィス・自宅・外出先を問わず、PC・スマートフォン・タブレットなど多様なデバイスからアクセス可能なため、リモートワークやハイブリッドワークを導入する企業に最適です。

また、リアルタイムでの共同編集機能により、複数人が同時に同じドキュメントを編集できるため、離れた場所にいてもスムーズな業務進行が可能です。

Google Workspace を利用すれば、場所や時間にとらわれない働き方を実現し、従業員の生産性向上やワークライフバランスも充実につながるでしょう。

システム連携による利便性向上

Google Workspace は、他の業務システムやアプリケーションとスムーズに連携することも可能です。例えば、Google カレンダーと外部のスケジューリングツールを連携させたり、Google スプレッドシートを Salesforce を連携させて、業務効率を向上することもできます。

APIを活用すれば、独自の業務ツールとの連携も実現でき、企業ごとのニーズに応じたカスタマイズが容易になるでしょう。Google Workspace を使えば、業務の効率化や自動化が進み、業務負担を大幅に軽減できます。

関連記事：Google Workspace と Salesforce を連携させて業務効率を向上させる方法：Google ドライブ・スプレッドシート編

セキュリティ強化

Google Workspace は、企業が安心して利用できるよう、高度なセキュリティ機能を備えています。

例えば、2 段階認証を導入することで、不正アクセスを防止できます。管理者は、アクセス権限の設定やデバイス管理を細かく制御できるため、企業のセキュリティポリシーに応じた運用も可能です。

さらに、データ損失防止（DLP）機能を活用すれば、機密情報の漏洩を防ぎ、社内データを安全に管理できるでしょう。

Google の強固なセキュリティ対策により、企業の重要な情報を保護しながら、安心してクラウドサービスを活用できます。

関連記事：今こそ知りたい Google Workspace とは何か、機能や種類・メリット・成功ポイント・導入プランも詳しく紹介

Google Workspace の導入方法

Google Workspaceを導入する方法は、主に次の2つです。

• Google に直接申し込む
• パートナー企業から申し込む

Google に直接申し込む

Google に直接申し込む方法です。Google Workspace 公式サイトの「無料試用を開始」から申し込みできます。

申し込みには以下の情報が必要になりますので、準備しておきましょう。

• 組織名（会社名や学校名など）
• 利用人数（従業員数）
• 国
• 現在のメールアドレス
• Google Workspace で利用するドメイン
• 管理者名
• 管理者のユーザー名とパスワード

この他、Google Workspace を使い始めるには以下の作業が必要になります。

• TXT レコードの取得
• DNS への TNS レコード登録
• ドメイン所有権の確認

詳細は以下の記事で解説しています。

【管理者向け】Google Workspace は無料体験できる？開通方法や準備するものを徹底解説

Google Workspace パートナー企業から申し込む

Google Workspace を Google 販売パートナーから申し込む方法です。

パートナー企業から申し込むと、以下に関するサポートを受けることができます。

• アカウントとアクセスの問題
• ドメインの設定
• お支払い

この他、パートナー企業によって独自のサービスを提供し、スムーズな Google Workspace の導入、社内への浸透をサポートしています。

次の章では、パートナー企業を利用するメリットを紹介します。

Google Workspace 導入をパートナー経由にするメリット

Google Workspace を Google 直接ではなく、パートナー企業を通して導入するメリットはあるのでしょうか。

パートナー企業に依頼するメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。

• パートナーからのサポートやフォローアップを受けられる
• 大規模な購入では、ライセンスディスカウントを受けられる
• 請求書払いに対応している

Google に直接申し込みをする場合と比較すると支払い方法も融通が利き、手厚いサポートを受けられることがほとんどです。価格面も含め、デメリットになることは特にないといえます。

例えば Gmail への移行を相談するケースだと、Google はヘルプページの内容を案内するのに対し、パートナーはその企業の状況をヒアリングした上で手順を提案してくれるでしょう。吉積情報の場合はヒアリングの上、ベストな方法の提案に加え考慮すべき点などもお伝えします。

導入や今後の運用に少しでも不安があれば、適切なパートナーを見つけて、購入するのがおすすめです。

またここでは Google Workspace の最高位パートナーである吉積情報株式会社を利用して導入するメリットを紹介します。

• 実績豊富なエンジニアやサポートスタッフがスムーズな切り替えをサポートしてくれる
• Google Workspace らしい使い方をメンバーや社員に教えてくれる
• 今後のデータ活用やセキュリティ、業務改善までサポートしてくれる

それぞれ詳しく解説します。

吉積情報の Google Workspace 導入プログラムについては「MY START for Google Workspace」を参照ください。

実績豊富なエンジニアやサポートスタッフがスムーズな切り替えをサポートしてくれる

既存システムから Google Workspace に移行する際、これまでと仕事のやり方が大きく変わるため、組織のオペレーションが混乱してしまう恐れがあります。

このような混乱が起きないようにするためには、事前の準備や周知徹底が欠かせません。

吉積情報のスタッフは認定資格を持った Google Workspace 導入のエキスパートです。

Google が推奨している方法論も取り入れることで組織の混乱を防ぎ、スムーズな導入を実現します。

Google Workspace らしい使い方をメンバーや社員に教えてくれる

吉積情報では、従業員に Google Workspace の使い方を講習するサービスを提供しています。

Google Workspace を企業に浸透させ、業務を効率化するためには、社員一人ひとりが Google が推奨する使い方を理解する必要があります。

しかし Google が推奨する使い方を社内メンバーだけで広めていくには時間がかかり、担当者の負担が大きくなってしまいます。

吉積情報はこのようなケースに対応できるよう、講習を設計・代行し担当者の負担を軽減します。IT リテラシーの高くない社員の方々にも分かりやすいよう説明し Google Workspace の浸透をサポートします。

今後のデータ活用やセキュリティ、業務改善までサポートしてくれる

Google Workspace を導入するだけでは、本当の意味での業務効率化には繋がりません。

Google が推奨する使い方やカルチャーも取り入れなければ、Google ならではの生産性の高い働き方にシフトすることはできないのです。

吉積情報ではシステム切り替えだけではなく、働き方の改善も視野に入れている企業向けに、今後のデータ活用やセキュリティ、業務改善までをサポートします。

導入期間は平均2〜5カ月

Google Workspace の導入に関してよくあるのが「どのくらいの期間で導入（移行）が完了しますか？」という質問です。

会社の規模にもよりますが一般的には2〜5カ月で導入が完了し、全社員の使用がスタートします。

PoC（システム導入前のトライアル）検証などが入ったり、複雑なシステム連携をしていたりする場合は、6カ月以上かかるケースもありますが、基本的にはどのような企業も計画期間を除くとプロジェクトスタートから3カ月前後で移行を完了させています。

導入プロジェクトが開始されると、担当者にも利用者にも大きな負荷がかかるため、導入は短期集中で完了させた方が負荷を最小化できるため、ちょっとずつではなく、一気に進めるのがおすすめです。

Google Workspace の導入期間については「導入期間はどれくらい？Google Workspace 導入のよくある疑問 | 吉積情報株式会社」 で詳しく解説しています。

Google Workspace 導入事例〜パートナー企業を利用〜

ここからは、パートナー企業を利用した Google Workspace の導入事例を紹介します。

• HIGUCHI GROUP 様
• 株式会社日音 様
• オフィスコム株式会社 様

HIGUCHI GROUP 様

九州エリアを中心にパチンコ事業・外食チェーン、ホテル経営などの事業を展開する HIGUCHI GROUP 様の事例です。

同社はこれまで情報共有ツールとして Notes を使用していましたが、他にもさまざまなツールを併用していたことから本部・店舗間でコミュニケーションロスが発生。社員が本質的な業務に取り組めていないという課題を抱えていました。

そこで業務効率を改善するため Google Workspace の導入を決定。吉積情報のサポートを活用し、既存システムと併用せず、完全な移行を実現させました。同事例の詳細は「導入事例｜HIGUCHI GROUP」 を参照ください。

株式会社日音 様

音楽著作権の管理やアーティストの育成、音楽企画制作などの事業を展開する株式会社日音様の事例です。

同社は Excel / Word の利用に慣れていたことから Microsoft 365 を導入しましたが、強みである多機能さをうまく活用できず、カレンダーとの連携もままならない状況でした。

そこで親会社である TBS 社での Google Workspace 導入について詳しい社員からの薦めからシステム移行を検討。会社にとって大きなメリットがあると感じ、採用を決めました。

担当者は吉積情報のサポートについて「グローバル基準の情報共有や働き方、セキュリティを案内いただき、非常に満足度の高い運用設計と切り替えができた」と振り返ります。同事例の詳細は「導入事例｜株式会社日音 」 を参照ください。

オフィスコム株式会社 様

EC事業を中核にオフィス関連の家具・機器をインターネット販売するオフィスのトータルコンサルティング企業である、オフィスコム株式会社様の事例です。

同社は営業部門の顧客管理システム刷新を機にグループウェアの変更を検討。Google カレンダーの連携機能が生かしやすいことから Google Workspace を選定しました。

「提案の際に Google の働き方やカルチャー、コンセプトの説明があり感銘を受けた」ことから、吉積情報をパートナーに選びました。同事例の詳細は「圧倒的なデモ”で社員が Google 流に共感 選定の決定打は「Google への深い理解」 | 吉積情報株式会社 」 を参照ください。

Google Workspace 導入なら吉積情報がおすすめ！

本記事では Google Workspace の導入方法や導入企業、導入期間、パートナー企業経由で申し込むメリットなどを紹介しました。

Google Workspace の導入は全社を巻き込むプロジェクトになり、事前準備から完全に移行が完了するまで、綿密な計画が必要になります。

吉積情報は Google Workspace のスムーズな導入をサポートするプログラム「MY START for Google Workspace」を提供しています。

「ツールの切り替えが不安」

「IT リテラシーの高くない社員の不満に繋がりそう」

このような不安をお持ちの担当者はぜひ一度ご相談ください。Google のエキスパートである吉積情報が最後までサポートします。