「一度きりのファイル送信」に毎回発生する専用フォルダ作成の手間。事業規模の拡大を見据え、外部共有のセキュリティ統制をさらに強化へ

株式会社バイオフィリア 青山様

― Cmosy Pocketの導入前、社内外でのファイル共有においてどのような課題がありましたか？

青山様：社内外ともに、基本的にはGoogle ドライブを使用するルールを徹底し運用していました。すでに取引のある取引先とはスムーズに共有できるのですが、新規や単発など「1回のみのファイル送信」の際に課題がありました。1度限りのファイル送信であっても、毎回 Google ドライブで専用フォルダを作成し、権限を付与するという手間が発生していたのです。

そこで、ルールと利便性を両立できる仕組みが必要だと考えていました。

― 管理者の視点からは、どのような点を重視されていましたか？

青山様：外部共有は、会社として状況を把握・管理できる手段で行うことが大前提です。単発の共有であっても、「誰が、いつ、誰に、何を送ったのか」をより確実に記録し、送付後のアクセスまで制御できる仕組みを整えたいと考えていました。会社が一段上の成長を目指すフェーズに入り、事業規模に見合ったセキュリティ統制へ、先手を打って強化しておきたいという思いがありました。

実は以前にも旧版の「Cmosy」の導入検討を進めていましたが、当時はオフィス移転や他のツール導入が重なり、リソースの都合で検討を一度見送った経緯があります。その後、単発共有の機会が増えてきたことをきっかけに、オフィス移転や他ツールの導入が落ち着いたタイミングで、改めて再検討を開始しました。

「新しいツールを使う身構え」をなくす。既存のGoogle Workspaceとシームレスに連携する「Chrome 拡張機能」が選定の決め手に

（写真左から）吉積情報株式会社 鹿内、南、株式会社バイオフィリア 青山様

― 改めて導入を検討される中で、新しくリリースされた Chrome 拡張機能版の「Cmosy Pocket」を知った際の第一印象はいかがでしたか？

青山様：そろそろCmosyの導入を検討しようと調べていたところ、製品が刷新され、Chrome 拡張機能版の「Cmosy Pocket（クモシィポケット）」に生まれ変わっていることを知りました。「Chrome拡張は非常に使いやすそうだ」というのが第一印象で、従来以上に利便性が高そうだという期待がありました。

旧版の「Cmosy」は、専用画面へ個別にログインして利用する仕様だったため、新しいツールを一つ追加するような形式でした。新しいツールを導入するとなると、ユーザー側に「新しく覚え直す」という心理的ハードルが生じます。これまでの運用経験からも、定着までに時間を要することが懸念されました。

一方で、Cmosy PocketはGmailなどのサイドパネルに表示され、Google Workspaceとシームレスに連携して操作できます。現場が「新しいツールを使っている」と意識することなく自然にファイル共有へ活用できるイメージを持てたことが、選定の大きな決め手となりました。

― 最終的に、Cmosy Pocket を選定された決め手は何でしたか？

青山様：前提として、ログ取得や有効期限の設定、管理者による制御といった当社のセキュリティ要件を満たしていることを確認したうえで、一番の決め手は、やはりChrome 拡張機能によって「ユーザーが迷わずに使えそうだ」と確信できた点です。また、他社ツールと比較してコストを抑えられたことも大きな魅力でした。

他社のファイル共有ツールもいくつか検証しましたが、多くは専用画面に都度ログインして操作する仕様でした。それでは従業員の負担が大きく、社内に定着は難しいと感じたのです。画面切り替えを必要とせず、サイドパネルからシームレスに操作できるCmosy Pocket が、当社の運用に最も適していると判断しました。

最低限のマニュアルのみで、「迷いなく使えた」。トライアルから得られた現場の高評価

― 導入にあたって、社内での検証はどのように進められましたか？

青山様：導入前に1ヶ月間のトライアルを実施しました。複数の部署から社外とのファイル共有を利用する機会が多い担当者を中心に参加してもらい、最低限のマニュアルのみを共有して「実際に使ってみてください」と依頼したのです。

参加者のITツールへの習熟度はさまざまでしたが、全体として大きな戸惑いなくスムーズに操作することができました。

― トライアル後の社内アンケートでは、どのような反応がありましたか？

青山様：トライアル参加者にアンケートを実施したところ、送受信操作の分かりやすさについて高い評価を得ることができました。「とにかく使い方が分かりやすかった」「送信側の操作が簡単だった」といった声もあり、今後の業務でも活用できそうだという前向きな反応が得られました。「事前にフォルダを作成し、権限を設定する」という煩雑な下準備をせずに簡単にファイルを送信できるため、業務に取り入れやすい点も好評でした。

この反応を見て、全社にもスムーズに浸透すると判断し、安心して展開を進めることができました。

外部デザイナーとの高頻度なデータ授受や、営業活動における販促資料の配布など、多様な業務で安全な共有を実現

― 現在、Cmosy Pocketはどのような業務で活用されていますか？

青山様：当社では、社内のデザイナーと外部の業務委託のデザイナーとの間で、デザインデータの授受が頻繁に発生します。これまでは、外部からのデータ受領方法が相手毎に異なるケースがありましたが、Cmosy Pocketの「ファイル受信機能」を活用することで、安全かつスムーズにデータを受け取れる体制が構築できると大いに期待しています。

また、セールス部門での活用も進んでいます。量販店やペットフードショップなど、取り扱い店舗の拡大に伴い、営業担当者が卸業者や小売店といった多くの取引先へ、製品概要や販促資料を送信する機会が増えました。こうした販促資料の配布においても、Cmosy Pocketを活用し、ダウンロードリンクを発行することで、安全かつ手軽にファイルを共有できるようになりました。

ログの追跡と有効期限の確実な管理。普段の業務に溶け込むことで、ルールに沿った行動が自然に定着

― 管理者の視点から、Cmosy Pocketのセキュリティ統制におけるメリットについて教えてください。

青山様：管理者の視点として、利用ログが確実に取得できる点は非常にありがたいです。「誰がいつ何を送ったか」が明確になり、共有リンクの発行時に設定した有効期限をすぎると、自動的にダウンロードできなくなります。外部からアクセスできる期間を確実に制限できるため、セキュリティ統制の面で大きな安心感があります。管理者として設定できる項目も十分に揃っており、機能には非常に満足しています。

― 導入後、現場のセキュリティ意識に変化はありましたか？

青山様：セキュリティ意識の変化を数値で示すのは難しいですが、会社指定の使いやすい手段が身近にあることで、「外部への共有はCmosy Pocketで」という行動が自然と定着してきたと感じています。ルールを守ることが特別な負担にならない環境は、セキュリティ意識を日常的に保つうえでも大切だと考えています。

早期に定着した最大の理由は、Google Workspaceの基盤でそのまま使えるシームレスな利便性にあると考えています。使いやすい会社指定の手段を用意したことで、外部共有の手段を一本化しやすくなりました。

運用で無理やりカバーするのではなく、痒い所に手が届くツールを。Google Workspaceの利便性を損なわずセキュリティを強化する

― 今後のGoogle WorkspaceおよびCmosy Pocketの活用についての展望をお聞かせください。

青山様：社内での共有であれば、Google ドライブでグループを作成して権限を絞ることで、ある程度の統制が可能です。実際当社でも、外部共有に利用する共有ドライブを指定し、共有範囲や権限を管理する運用ルールを設けています。しかし、外部のユーザーが関わると、Google ドライブ単体の機能だけでは「ルール上、必要なファイルを共有できない」というジレンマや運用の難しさに直面していました。

Google Workspaceの標準機能だけで安全な外部共有を行おうとすると、どうしても運用で無理にカバーする形になり、現場の負担が増大してしまいます。

― 同様の課題に頭を悩ませている企業へ向けて、アドバイスやメッセージをお願いします。

青山様：外部とのファイル共有におけるセキュリティやPPAP対策は、多くの企業が抱える共通の課題だと感じています。

システムで制限を厳しくするだけでは業務が滞り、現場が別の手段を選ぶきっかけとなるためシャドーITの要因にもなります。一方、運用だけでカバーしようとすると、現場の負担が増え、対応漏れなどによるセキュリティリスクも残ります。そうした「運用ルールと利便性の隙間」を埋め、痒い所に手が届くツールがCmosy Pocketでした。

セキュリティの統制を効かせつつも、ユーザーの利便性を損なわないよう、最適なツールを使い分ける環境を整えることこそが、管理部門の最も重要な役割だと考えています。外部ファイル共有に課題を持つ企業様には、ぜひお勧めしたいツールです。

2026年9月記事作成（取材・文/吉積情報）