― システム刷新を検討された背景と、当時の具体的な課題を教えてください。

滝沢様： 導入前は、メール環境にOutlookとThunderbirdが混在し、サーバーはさくらインターネット、ファイルサーバーはオンプレミスのNASを利用するという、複数のシステムが混在した状態でした。
弊社は業務別の組織体制をとっているため、どうしても「縦割り」の弊害が生じていました。 具体的には、商品の開発部門が設計をある程度終えてから生産発注部門へ話を持っていったところ、メーカー側で既に受注が埋まっていて納期調整が発生したり、「ここがダメだ」と突き返されて手戻りが発生したりと、業務上の非効率が大きな課題となっていました。
この状況を改善するため、データを可視化し、関係者全員がリアルタイムで状況を把握できる仕組みの構築が急務となっていました。

株式会社クリエイティブヨーコ 情報物流部 情報物流課 課長 油科様、 情報物流部 情報物流課 滝沢様

― 縦割りではなく組織全体でコラボレーションをしていくべきだと経営層へ提案された際の反応はいかがでしたか。

油科様：社長も既存の非効率な状況や情報共有不足による手戻りを認識していたため、非常に前向きな反応が得られました。
特に、提案の直前にGeminiがGoogle Workspaceへ統合されるというタイミングが重なったことも、経営陣の背中を強く押すきっかけになりました。 事前に企画段階から情報を共有し、連携を強化することで手戻りを防ごうという方針が社内で固まりました。

― 数あるグループウェアの中から、最終的にGoogle Workspaceを選定された最大の理由は何でしょうか。

油科様：コミュニケーションの強化や情報共有だけであれば、国産のグループウェアやチャットツールの導入でも事足りたかもしれません。
しかし、今後のビジネス展開を考えたときに、生成AI（Gemini）の活用による業務の高度化・最先端の流れを掴むことは避けられないと感じていました。 また、セキュリティの面でもGoogleが特に優れていると評価していました。 同じ基盤上で高度なコミュニケーションを取りつつ、「守り」もしっかり固められる点が、Google Workspaceを選定した最大の理由です。

株式会社クリエイティブヨーコ 情報物流部 情報物流課 課長 油科様

― パソコン作業の少ない店舗スタッフ向けに「Frontline Starter」ライセンスを導入されたそうですが、現場の利用状況はいかがですか。

油科様： 既に全店舗への配布が完了しています。 店舗側は主に「連絡を受ける側」になるため、検索や発信の機会は限られますが、弊社にとっては非常にコストパフォーマンスの高いエディションだと感謝しています。
導入前は、東京のオフィスや他店舗とのコミュニケーション機会が少なく、電話中心での問い合わせで見落としのリスクもありました。 導入後はGoogle Workspaceを通じてスムーズに連絡が取れるようになり、情報の取りこぼしがなくなって「情報が集めやすくなった」と現場からも高い評判を得ています。

― 資料をメール添付で送り合う従来の文化から、クラウドでの「共同編集」へ移行する際、現場に戸惑いはありませんでしたか。

油科様：正直、戸惑いはありましたね。 特にデザイナー職などは、チームで共同編集するよりも「個人で1つの成果物を仕上げる」仕事の進め方が中心のため、当初は困惑の声もありました。 そこは無理に変えるのではなく、これまでの良いやり方は踏襲しています。
一方で、企画部門や生産部門、そして店舗の間では情報共有や共同編集が着実に浸透しており、以前よりも格段に効率的なワークスタイルへと変化しています。

― 現場から自発的な取り組みが生まれたと伺いました。

油科様：はい。店舗の担当者が自発的にNotebookLMを活用し、社内の規則やマニュアル、お店作りのノウハウを集約した社内マニュアルチャットボットを作り上げてくれたんです。
これは情報システム部門から指示したものではありません。 少人数体制の店舗では「誰に何を聞けばよいか分からない」という不安やストレスが生じやすいため、現場が自発的にその課題を解決しようと生み出した素晴らしい取り組みです。 創業者の愛犬「ローラ」がメッセージをくれる仕様になっており、私たちが長年培ってきた独自の企業カルチャーやノウハウを継承する社内ポータルとして機能しています。

 ※店舗部門が自発的に構築した、創業者の愛犬「ローラ」が案内する社内ポータル画面。商品情報や社内規定を自社キャラクターが案内。 

油科様：   また、これまでメール中心だったやり取りをGoogle Chatへ移行する際、「上司にどうリアクションすべきか」と不安を抱く社員もいました。そこでデザイナーが自発的に、すでにトークアプリ用のスタンプとして制作してあった「しろたん」の画像を、Google Chatのカスタム絵文字として登録してくれたんです。ボタン1つでほっこりとしたポジティブな意思表示ができるようになり、社内コミュニケーションがカジュアルで円滑なものに変わりました。
若い社員の感性を柔軟に取り入れることで、ツール活用のハードルが下がり、一気に社内へ浸透していったと感じています。

※「しろたん」の社内専用カスタム絵文字の一例。チャットの活性化に大きく貢献。

― 吉積情報の導入支援「MY START」を選ばれた理由と、プロジェクト中の並走力への評価をお聞かせください。

油科様： 弊社の情報システム部門はリソースが非常に限られているため、最初からプロが「伴走支援」してくれることほど心強いものはないと考え、吉積情報さんにお任せしました。
プロジェクトの進行にあたっては、弊社の最繁忙期である12月から1月中旬を避けるなど、現場を最優先に考慮した緻密なWBS（作業分解図）を組んでいただき大変ありがたかったです。 情シスにリソースがない中でも、質問をチャットで投げると当日か翌日にはすぐ的確な回答をいただけたため、本当に心強く、トライアルから本番稼働までスムーズに進行できました。
技術面でも、二重配信期間の検証やMXレコードの切り替え、海外（中国）拠点におけるGmail送信エラー（VPN対応等）など、難易度の高い課題が多々ありましたが、吉積情報の技術チームが密に並走してくれたおかげで無事にクリアできました。 今月末にはOutlookを完全に停止し、全社的なGmailへの移行が完了する予定です。

―  今後の展望についてお聞かせください。

油科様：現在は、ECサイトでの商品画像や商品説明文へのGemini活用に向けて、まさにトライしている最中です。 会社全体としてのAI活用ガイドラインに照らし合わせながら、自社のEC業務にどう落とし込んでいくか、担当者と検討を進めています。吉積情報さんは多くの企業のAI活用実績をお持ちですので、ぜひ今後も知見をお借りしたいです。
今後はさらに、AppSheetや、Google Apps Script（GAS）によるアプリ開発なども具体的に形にしていき、吉積情報さんと共にさらなる業務高度化を実現していきたいですね。

―  攻めと守りのDXに挑戦しようと悩んでいる企業へ、メッセージをお願いいたします。

油科様：Google Workspaceを導入するからといって、「これまでの自社の組織文化や仕事のやり方をすべて捨てろ」ということではありません。弊社の「ローラ」や「しろたん」のように、大切にしてきた技術やアイデンティティといった良い面はしっかり残しつつ、コラボレーションを推進して業務を効率化していけるツールがGoogle Workspaceです。

2026年8月記事作成（取材・文/吉積情報）