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Google Workspace と Salesforce を連携させて業務効率を向上させる方法:Google ドライブ・スプレッドシート編

Google Workspace(旧G Suite)とSalesforceを連携させることで、営業活動の効率化や顧客情報の共有・管理の強化を実現します。

SalesforceデータをGoogle Workspaceで利用し、Googleドライブを使って大容量データを管理、Googleスプレッドシートで分析することで、効果的な営業活動が可能に!Files ConnectやData connector for Salesforceを使用してスムーズな連携が可能です。

今回は上記の通り Google ドライブ ・スプレッドシート に焦点を当て解説していきます。

連携における注意点を把握し、Google WorkspaceとSalesforceを組み合わせて業務効率向上を実現させましょう!

目次[非表示]

  1. 1.Google Workspace(旧G Suite) と Salesforce の連携とは?
  2. 2.連携のメリット
    1. 2.1.営業活動の効率化
    2. 2.2.顧客情報の共有・管理の強化
  3. 3.Google ドライブ とSalesforce を連携する方法
    1. 3.1.手順1.Google で「プロジェクト」を作成します。
    2. 3.2.手順2.Google Cloud で「認証情報」を作成します。
    3. 3.3.手順3.Salesforce で「Files Connect」を有効化します。
    4. 3.4.手順4.Salesforce で対象ユーザに権限を付与します。
    5. 3.5.手順5.Salesforce で「認証プロバイダ」を作成します。
    6. 3.6.手順6.Salesforce で「外部データソース」を作成します。
    7. 3.7.手順7.Salesforce で OAuth の認証を設定します。
    8. 3.8.連携における注意点
  4. 4.スプレッドシート Salesforce を連携する 「Data connector for Salesforce」
  5. 5.Data connector for Salesforce でできること
  6. 6.Data connector for Salesforce の使用方法
    1. 6.1.設定方法
    2. 6.2.データの同期方法
    3. 6.3.データの更新方法
    4. 6.4.データの削除方法
    5. 6.5.更新のスケジュール
  7. 7.Google Workspace と Salesforce を連携させて、営業活動を効率化・顧客情報の共有・管理を強化しよう

Google Workspace(旧G Suite) と Salesforce の連携とは?


Google Workspace(旧G Suite) と Salesforce は、それぞれ営業支援ツールとグループウェアとして、企業の業務効率化に欠かせない存在です。両者を連携することで、営業活動の効率化や顧客情報の共有・管理の強化など、さまざまなメリットが得られます。

連携のメリット

営業活動の効率化

Salesforce のデータ を Google Workspace で利用することで、営業活動の効率化が図れます。たとえば、Google ドライブ を使うことで、Salesforce では格納できない大容量のデータも管理が可能になりますし、Google スプレッドシート で営業成績を分析することで、商談の傾向を把握し、より効果的な営業活動につなげることができます。

顧客情報の共有・管理の強化

Salesforce と Google Workspace を連携することで、顧客情報の共有・管理が強化されます。たとえば、Gmail と Salesforce を連携させることにより、顧客とのやり取りをチーム内で共有できたり、Google Chat では、Salesforce アプリを使用して、Salesforce のアカウント、連絡先、見込み顧客、商談を検索することができるので、顧客情報の共有や管理をスムーズに行うことができます。

Google ドライブ とSalesforce を連携する方法

本章はこちらのSalesforce Help を参考に執筆しました。

https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.admin_files_connect_google_auth.htm&type=5

手順1.Google で「プロジェクト」を作成します。


Google Cloud Platform にログインし、[プロジェクト] ページで [新規作成] をクリックします。
プロジェクト名とプロジェクト ID を入力し、[作成] をクリックします。

手順2.Google Cloud で「認証情報」を作成します。


プロジェクトが作成されたら、[API とサービス] ページで [認証情報] タブをクリックします。
[認証情報の作成] をクリックし、[OAuth クライアント ID] を選択します。
[Web アプリケーション] を選択し、[作成] をクリックします。
[クライアント ID の作成] ページで、[同意画面] タブをクリックします。
[同意画面] で、アプリケーションの説明と権限を入力します。
[保存] をクリックします。

手順3.Salesforce で「Files Connect」を有効化します。


Salesforce で、[設定] > [システム] > [権限] > [システム権限] の順に移動します。
[Files Connect] 権限を有効にします。

手順4.Salesforce で対象ユーザに権限を付与します。


Salesforce で、[設定] > [システム] > [権限] > [権限セット] の順に移動します。
[権限セット] ページで、新しい権限セットを作成するか、既存の権限セットを編集します。
[Files Connect] 権限を付与します。

手順5.Salesforce で「認証プロバイダ」を作成します。


Salesforce で、[設定] > [システム] > [外部データ] > [認証プロバイダ] の順に移動します。
[認証プロバイダ] ページで、[新規作成] をクリックします。
[認証プロバイダの作成] ページで、[種別] を [OAuth] に設定し、[作成] をクリックします。
[認証プロバイダ] ページで、[ID] と [クライアント ID] に、Google プロジェクトの認証情報の値を入力します。
[保存] をクリックします。

手順6.Salesforce で「外部データソース」を作成します。


Salesforce で、[設定] > [システム] > [外部データ] > [外部データソース] の順に移動します。
[外部データソース] ページで、[種別] を [Files Connect] に設定し、[作成] をクリックします。
[外部データソース] ページで、[名前] と [認証プロバイダ] に、作成した認証プロバイダの値を入力します。
[保存] をクリックします。

手順7.Salesforce で OAuth の認証を設定します。


Salesforce で、[設定] > [システム] > [外部データ] > [OAuth] の順に移動します。
[OAuth] ページで、[認証プロバイダ] に、作成した認証プロバイダの値を入力します。
[保存] をクリックします。

詳細な手順は、Salesforce Help をご参照ください。

連携における注意点

  • Salesforce Files Connect は、Google 共有ドライブ では機能しません。共有されている個々のファイルを表示および共有できますが、Salesforce Files Connect で Google 共有ドライブにアクセスすることはできません。
  • Copy in Salesforce で保存されたファイルを編集しても、Google ドライブの元のファイルは更新されません。
  • Files Connectは、Salesforce 内から Google ドライブへのアップロードをサポートしていません。Salesforce の [ドライブ] タブにファイルを追加するには、Google ドライブから行う必要があります。

スプレッドシート Salesforce を連携する 「Data connector for Salesforce」


「Data connector for Salesforce」は、Google スプレッドシート と Salesforce を連携させるためのアドオンです。無料で提供されており、手動またはスケジュールに従って Salesforce のデータ更新を行うことができます。

Data connector for Salesforce でできること


Data connector for Salesforce ではその名の通り、Salesforce のデータとスプレッドシートのデータを同期する・スプレッドシートのデータを Salesforce に更新する・スプレッドシートのデータを Salesforce から削除する ことができます。
また、スケジュールされた同期やデータのフィルタリングも可能です。
英語の対応しかありませんが、直感的に操作が可能です。

  • 「Reports」「Import」:スプレッドシート 上に Salesforce のレポートやレコードをインポート
  • 「Update」:Salesforce のレコードに対して登録・更新を行う
  • 「Delete」:Salesforce のレコードに対して削除を行う
  • 「Refresh」:スプレッドシート 上のデータを最新状態(Salesforce上の状態)にする

Data connector for Salesforce の使用方法

設定方法

  1. Google スプレッドシートで、拡張機能 > アドオン > アドオンを取得 から「Data connector for Salesforce」をインストールします。
  2. インストールが完了したら、Google スプレッドシートでシートを開き、拡張機能 > Salesforce 用データコネクタ > 開く をクリックします。
  3. プルダウンメニューから、ログインする Salesforce 環境を選択します。
  4. 認証画面で、Salesforce のアカウントとパスワードを入力してログインします。

データの同期方法

※この前に、Salesforce 上で スプレッドシート と同期したいレポートやレコードデータを加工しておくとスムーズです。

  1. 拡張機能 > Salesforce 用データコネクタ > 同期 をクリックします。
  2. 同期するオブジェクトと、スプレッドシートの列と Salesforce のレコード項目のマッピングを指定します。
  3. 同期範囲を指定します。
  4. 同期を開始します。

データの更新方法

  1. スプレッドシートで、更新するデータを編集します。
  2. 拡張機能 > Salesforce 用データコネクタ > Update をクリックします。
  3. 更新するオブジェクトと、ID列(Update の場合のみ)、結果を返す列の指定を行います。
  4. 更新を開始します。

データの削除方法

  1. スプレッドシートで、削除するデータを選択します。
  2. 拡張機能 > Salesforce 用データコネクタ > Delete をクリックします。
  3. 削除するオブジェクトと、ID列の指定を行います。
  4. 削除を開始します。

更新のスケジュール

「Refresh」は「Reports」及び「Import」でスプレッドシート上に抽出したデータを再抽出できる機能です。
一度、指定した抽出条件を再度設定し直す必要が無く、スプレッドシート上にあるレコードを新しい状態に更新できます。
「Auto Refresh」を設定することによりデータの抽出をスケジューリングができ、スプレッドシートをより即時性の高い状態に保つことができます。
「Auto Refresh」の頻度は「4時間・8時間・24時間」となっています。

Google Workspace と Salesforce を連携させて、営業活動を効率化・顧客情報の共有・管理を強化しよう

Google Workspace と Salesforce は、それぞれ営業支援ツールとグループウェアとして、企業の業務効率化に欠かせない存在です。両者を連携させることで、営業活動の効率化や顧客情報の共有・管理の強化など、さまざまなメリットが得られます。
今回は Salesforce と Google ドライブ、スプレッドシート の連携について解説しました。
次回の記事では、Gmail 、Google Chat と Salesforce の連携についてご紹介します。

Google Workspace と Salesforce 、どちらかをすでに導入しているご担当者の方や、業務効率化に興味関心のあるご担当者の方に、この記事が少しでも皆様のお仕事のお役に立てたら幸いです。
弊社では、 スプレッドシート や AppSheet を用いた業務効率化、 Google Workspace による働き方改革を推進しています。
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堀川 茉莉絵
堀川 茉莉絵
吉積情報株式会社 マーケティング部部長。 新しいものとAIが大好きなマーケティングオタク
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