新卒必見！Google Workspace × Gemini で秒速仕事術！即戦力テンプレート大全

新卒こそテンプレートを使うべき3つの理由

「え、テンプレートって、そんなに重要なの？」と思ったそこのあなた！ 実は、新卒にとってテンプレートは、仕事をスムーズに進めるための武器となるのです。

1．時間短縮でコア業務に集中できる

毎回ゼロからメールの文章や書類を考える必要がなくなります。テンプレートを使えば、面倒な作業時間を大幅にカット！ 空いた時間で、より重要な業務や自己学習に取り組めますよね。

2．抜け漏れを防いでミスを減らせる

「何を伝えればいいんだっけ？」「この項目、書き忘れてた！」なんていう、うっかりミスもテンプレートがあれば安心。必要な項目が網羅されているので、品質の高い成果物を安定して作成できます。

3．ビジネスの「型」が自然と身につく

優れたテンプレートは、ビジネスにおける「お手本」そのもの。繰り返し使ううちに、ビジネスメールの書き方や、分かりやすい資料作成のコツが自然と身につき、あなたの成長を後押ししてくれます。

【Gmail編】もうメールで悩まない！魔法のテンプレート

「メール作成で手が止まる…」
「返信に時間がかかりすぎる…」
そんな悩みとは今日でサヨナラ！ Gmailのテンプレート機能を活用すれば、驚くほど簡単に、そして素早くメールが作成できます。

いますぐ使える！シーン別メールテンプレート例

社内会議の招集メール

件名：【〇月〇日開催】〇〇会議のご案内
本文：

社外へのアポイントメント依頼メール

件名：【〇〇株式会社 〇〇】〇〇様 ご挨拶と〇〇のご提案につきまして
本文：

上司への業務報告メール（日報）

件名：【〇月〇日】業務報告（〇〇部 〇〇）
本文：

ポイント： よく送るメールの内容は、どんどんテンプレート化していきましょう！

Gmail の便利な使い方でビジネスを効率化しよう！機能を詳しく紹介！

【Googleドキュメント編】「構成要素」を使いこなして、書類作成の達人に！

「報告書の構成って、どうすれば分かりやすいかな…」 
「毎回同じ情報を入力するのが面倒…」

そんな悩みは、Googleドキュメントの「構成要素（ビルディングブロック）」機能が解決してくれます！ これは、あらかじめ用意された便利なパーツをドキュメントにサッと挿入できる機能のこと。まるでレゴブロックのように、必要な情報を組み合わせて、効率的に見栄えの良い書類を作成できるんです。

標準装備の「構成要素」を使ってみよう！

Googleドキュメントには、会議の議事録やメールの下書きなど、ビジネスシーンでよく使う書類の雛形が「構成要素」として用意されています。

操作はとっても簡単！

1. Googleドキュメントを開き、メニューバーの「挿入」をクリックします。
2. ドロップダウンメニューから「構成要素」を選択します。
3. 利用したい構成要素（例：「会議メモ」「メールの下書き」など）を選んでクリックするだけ！

例えば、「会議メモ」を選べば、会議名、日付、出席者、議題、アクションアイテムといった項目が自動で挿入されるので、あとは内容を埋めていくだけ。ゼロから考える手間が省けて、とっても楽ちんですよね！

こんな構成要素があります（一部抜粋）：

• 会議メモ: 議事録の基本的な項目を網羅。
• メールの下書き: To、Cc、Bcc、件名、本文の枠組みを素早く作成。
• カレンダーの予定: Googleカレンダーの予定をドキュメントに直接埋め込めます。
• チェックリスト: ToDo管理に便利！

まずは、どんな構成要素があるのか、実際に触って試してみてください。きっと「これ、使える！」というものが見つかるはずです。

自分だけの「カスタム構成要素」をつくって、さらに効率アップ！

標準の構成要素も便利だけど、「もっと自分仕様のパーツが欲しい！」というときもありますよね。そんなときは、オリジナルの「カスタム構成要素」を作成しちゃいましょう！

例えば、あなたが毎日作成する日報で、必ず記載する「所属部署」「氏名」「報告日」といったヘッダー部分。これをカスタム構成要素として登録しておけば、ワンクリックで呼び出せるようになります。

おすすめカスタム構成要素の例：『マイ日報ヘッダー』

内容：

• 所属：〇〇部
  
• 氏名：あなたの名前
  
• 報告日：[日付ピッカーを挿入しておくと便利！]
  
• 件名：【日報】〇月〇日（〇）

カスタム構成要素の作り方（「マイ日報ヘッダー」を例に）：

1．Googleドキュメントに、「マイ日報ヘッダー」の内容を入力します。日付の部分は、「挿入」→「日付」で日付ピッカーを挿入しておくと、毎回自動で今日の日付が入るのでおすすめです。

2．作成した『マイ日報ヘッダー』のテキスト全体を選択します。

3．右クリック（またはメニューバーの「挿入」→「構成要素」）し、「カスタム構成要素として保存」を選択します。

（※この機能の正式名称や操作方法は、Google Workspaceのアップデートにより変更される可能性があるため、最新のヘルプもご確認ください。もし直接的な「カスタム構成要素として保存」機能が見当たらない場合は、よく使う定型文を別のドキュメントにまとめておき、そこからコピー＆ペーストする運用も有効です）

4．分かりやすい名前（例：「マイ日報ヘッダー」）を付けて保存します。

カスタム構成要素の使い方：

1. 日報を作成する際に、メニューバーの「挿入」→「構成要素」（または保存した場所）から、登録した「マイ日報ヘッダー」を選択。
2. ドキュメントにヘッダーが一瞬で挿入されます！あとは、その日の内容を追記していくだけ。

このように、よく使う挨拶文、署名、プロジェクトの概要説明など、定型的な文章やフォーマットはどんどんカスタム構成要素として登録していきましょう。あなただけの「時短パーツ」が増えれば増えるほど、書類作成のスピードと質が格段にアップしますよ！

ポイント： Googleドキュメントの「構成要素」は、あなたの書類作成を強力にサポートしてくれる秘密兵器！ 標準機能とカスタム機能を使いこなして、スマートなドキュメント作成術を身につけましょう！

※利用可能なプランに関する情報については、こちらの公式ページをご確認ください。https://support.google.com/docs/answer/13584759?hl=ja&ref_topic=9045752&sjid=3586731483914076573-NC

【決定版】Google ドキュメント の使い方を解説！初心者向けの必須機能を紹介

【Gemini活用マニュアル】AIと連携！ ドライブの資料×あなたのメモで、10秒でドキュメント作成！

「既存のテンプレートと、自分で取ったメモをいい感じにまとめたい…」 「もっと効率よく、質の高い書類やメールをつくりたい！」

そんな願いを叶えてくれるのが、Google Workspaceに搭載されたAIアシスタント「Gemini」です！Geminiを使えば、Googleドライブにある既存の資料（テンプレートなど）と、あなたが書き留めたメモやアイデアを賢く組み合わせて、あっという間に新しいドキュメントやメール文面を作成できます。まるで、優秀なアシスタントが隣にいるみたいですよね！

ここでは、2つの具体的な活用方法をご紹介します。

活用術１：Googleドライブのファイルを指定して、Geminiに資料作成を依頼！

GoogleドキュメントやGmailでGeminiを呼び出し、ドライブ上にある既存のテンプレートファイルや、あなたのメモが書かれたドキュメントファイルを指定することで、それらの情報を元に新しい文書を作成してもらう方法です。

ステップ１：材料をGoogleドライブに準備！

• ベースとなるテンプレートファイル：
  
  • 例：社内報告書のテンプレート（Googleドキュメント形式）、過去の議事録（Googleドキュメント形式）など。
  • ファイル名は分かりやすいものにしておきましょう（例：「【テンプレート】週次報告書.gdoc」）。
    
    
• あなたのメモやアイデアが書かれたファイル：
  • 例：会議中の走り書きメモ（Googleドキュメント形式）、追加したい項目リスト（Googleドキュメント形式）など。
  • こちらもファイル名を工夫しましょう（例：「〇月〇日会議メモ_追加項目.gdoc」）。

ステップ２：Geminiを呼び出し、ファイル名を指定して指示！

Googleドキュメントの場合：

1．新しいドキュメントを開くか、既存のドキュメントを開きます。
2．Geminiのアイコン（ペンのようなアイコンなど、表示は変わることがあります）「ドキュメントを生成」をクリックします。

3．チャットウィンドウに、以下のように指示を入力します。

• 例：「@【テンプレート】週次報告書.gdoc と @〇月〇日会議メモ.gdoc の内容を元に、今週の週次報告書を作成してください。とくに、メモの追加項目を盛り込んでください」
• 例：「@過去の議事録一覧.gsheet にリストされている議事録のなかから、プロジェクトAに関するものだけを要約して、新しいドキュメントにまとめてください」

Gmailの場合：

1．メールの新規作成画面を開きます。

2．Geminiのアイコンをクリックします。

3．チャットウィンドウに、以下のように指示を入力します。

• 例：「@顧客向け提案書テンプレート.gdoc と @新製品情報メモ.gdoc を参考にして、A社向けの製品紹介メールを作成してください。件名も提案してください」

ポイント： 「@」に続けてファイル名を入力すると、Geminiがそのファイルを認識してくれます。複数のファイルを組み合わせることも可能です。指示は具体的に「〇〇と△△を元に、□□という目的で、こういう点に注意して作成して」と伝えるのがコツです！

活用術２：ドキュメントやGmailの「執筆・編集支援機能」で、メモをテンプレートに融合！

GoogleドキュメントやGmailには、文章作成を直接サポートしてくれるGeminiの機能（「Help me write （執筆支援）」「Help me edit （編集支援）」などと呼ばれることも）が組み込まれています。これを使えば、既存のテンプレートにあなたのメモの内容を自然な形で加えたり、文章表現をブラッシュアップしたりできます。

ステップ１：ベースとなるテンプレートを開き、メモを用意！

• ベースとなるテンプレート：
  
  • Googleドキュメントで報告書のテンプレートを開く、Gmailで返信メールのテンプレートを呼び出すなど。

• ご自身のメモやアイデア：
  
  • 別のウィンドウでメモアプリを開いておく、手元の紙に書き出しておくなど、すぐに見られるようにしておきましょう。

ステップ２：Geminiの執筆・編集支援機能を活用！

Googleドキュメントの場合：

1. テンプレート内の、追記や修正をしたい箇所にカーソルを合わせます。
   
2. Geminiのアイコンをクリックするか、右クリックメニューなどからGeminiの機能を呼び出します。
   
3. 「このセクションに、〇〇という情報を追加したい」「この文章を、もっと丁寧な表現にしてほしい」といった指示や、あなたのメモの内容をGeminiに伝えます。
   
4. Geminiが提案してくれた文章を元に、さらに調整を加えます。
   例：「研修報告書のテンプレートを開き、『研修で得たこと』の項目に、私のメモにある『〇〇という新しいスキルを習得できた』という内容を、具体的なエピソードを交えて記述してください」
   

ポイント： Geminiは対話形式で作業を進められます。「もっと短くして」「箇条書きにして」「この部分を強調して」など、どんどん追加の指示を出して、あなたのイメージに近づけていきましょう。

ステップ３（共通）：Geminiの提案を確認＆最終調整！

どちらの活用術でも、Geminiが作成・提案してくれた内容は必ず自分の目で確認し、最終的な調整を行いましょう。AIは非常に優秀ですが、あなたの意図と完全に一致するとは限りません。

• 内容の正確性： 事実と異なる情報が含まれていないか？
• 表現の適切性： 相手や状況に合った言葉遣いになっているか？
• あなたのオリジナリティ： あなた自身の言葉や考えが反映されているか？

Geminiを「賢い下書きアシスタント」として活用し、最後の仕上げはあなた自身が行うことで、質の高い、そしてあなたらしいドキュメントやメールが完成します。

さあ、Geminiと一緒に、テンプレートとあなたのアイデアを融合させた「最強の時短術」を体験しましょう！ 「この資料とこのメモをいい感じにまとめて！」そんな気軽な相談から、Geminiはあなたの業務効率化をパワフルにサポートしてくれますよ。

※各機能の利用可能なプランに関する情報については、こちらの公式ページをご確認ください。
https://support.google.com/docs/answer/13952129?sjid=3132649956150606304-NC#zippy=%2Cgoogle-workspace-business-%E3%83%97%E3%83%A9%E3%83%B3

参考記事：特選！Gemini実践ガイド：お客様の声と活用ノウハウ大公開

まとめ｜テンプレートとGeminiを活用し、生産性を高めよう！

いかがでしたか？ Google Workspaceのテンプレート機能と、AIアシスタントGeminiを組み合わせることで、日々の業務が劇的に効率化されるイメージが湧きましたでしょうか。

最初は覚えることが多くて大変かもしれませんが、便利なツールを積極的に活用することで、あなたの負担は確実に軽くなります。そして、空いた時間を使って、新しい知識をインプットしたり、先輩から仕事を学んだりする時間に充ててくださいね。

この記事が、あなたの新社会人生活を少しでもサポートできれば幸いです。 応援しています！