Googleドライブの容量を減らす方法を解説

Googleドライブの容量を減らす方法

まずは、Googleドライブの容量を減らす方法を以下4点紹介します。

• ゴミ箱のファイルを削除する
• 不要なファイルを削除する
• ファイルを圧縮する
• GmailやGoogleフォトなどのファイルも削除する

ゴミ箱のファイルを削除する

Googleドライブの容量を減らすためには「ゴミ箱のファイルを削除する」が有効です。

Googleドライブでは、削除したファイルやフォルダは自動的にゴミ箱に移動し、一定期間（標準では30日間）保存されます。ゴミ箱のファイルもドライブの容量に含まれているのです。

そのため、ゴミ箱の中身を定期的に確認し、不要なファイルを完全に削除すれば、Googleドライブの利用可能な容量を増やせるでしょう。

不要なファイルを削除する

不要なファイルを削除することも、Googleドライブの容量を効率的に減らせます。

例えば、フォルダ内の未使用ファイルを削除するといった方法があるでしょう。時間が経つと、Googleドライブ内には使わなくなった文書や画像、プレゼンテーションなどが蓄積されがちです。これらのファイルは、自身が気付かないうちにストレージ容量を占めてしまうでしょう。

Googleドライブの各フォルダを確認の上、必要ないファイルや古いバージョンのドキュメントを削除し、ゴミ箱からも完全に削除しましょう。

不要なファイルを定期的に削除することで、不要なファイルの蓄積を防ぎます。Googleドライブの容量を気にすることなく、本来の機能をフルに活用できるでしょう。特に大きなファイルやメディアファイルを格納していると、容量を大きく消費してしまうため、注意が必要です。

ファイルを圧縮する

Googleドライブに格納を続けたいけれども、頻繁に参照しないファイルは、ファイルを圧縮して容量を減らす、といった方法もあります。

滅多に見ないファイルやフォルダをGoogleドライブからローカルにダウンロードします。コンピュータ上でzip形式などの圧縮形式に変換し、圧縮したファイルを再びGoogleドライブにアップロードすれば、少ない容量でアップロードできます。圧縮すれば、Googleドライブの利用可能なストレージ容量を、大幅に削減できるのです。

圧縮したファイルを開くためには、ファイルのダウンロードと解凍操作が必要です。そのため、滅多に使用しないデータの保存には圧縮が適しているものの、頻繁にアクセスするファイルには適していないため注意しましょう。

GmailやGoogleフォトなどのファイルも削除する

Googleドライブの容量を減らしたい場合、GmailやGoogleフォトなど他のGoogleサービスのファイルを削除することも、有効な手段です。

なぜならGoogleの無料版には、1人あたり15GB の容量が割り当てられており、Googleドライブだけでなく、Gmail、Googleフォトの領域も含まれているからです。そのため、Googleサービス全体で不要なファイル・メールを削除することが重要です。

Googleドライブの容量がいっぱいになる主な要因

Googleドライブの容量がいっぱいになる主な要因を以下4点紹介します。

• 写真・動画ファイルが容量を圧迫している

• Gmailの添付ファイルが影響している

• 共有ファイルが容量を消費している

• Googleフォトの保存設定が原因の場合

写真・動画ファイルが容量を圧迫している

要因の1つ目は、写真・動画ファイルが容量を圧迫していることです。

写真や動画は1ファイルあたりの容量が大きく、知らないうちにGoogleドライブの容量を圧迫しがちです。

特に高画質の写真や4K動画をそのまま保存している場合、数本・数十枚でも容量を大きく消費します。また、同じような写真を複数保存していたり、過去の会議動画を残したままにしていたりするケースも少なくありません。定期的に不要な写真・動画を整理し、必要に応じて圧縮や外部ストレージへの移行を行うことが重要です。

Gmailの添付ファイルが影響している

要因の2つ目は、Gmailの添付ファイルが影響していることです。

Googleドライブの容量は、Gmailと共通で管理されています。そのため、メールに添付された大容量ファイルが容量不足の原因になることがあります。特に、過去に受信した資料や画像、動画ファイルが削除されないまま残っていると、気づかないうちに容量を消費しているでしょう。

メール本文を削除しても、ゴミ箱を空にしない限り容量は解放されませんので注意しましょう。

共有ファイルが容量を消費している

要因の3つ目は、共有ファイルが容量を消費していることです。

自分がオーナーとなっている共有ファイルは、他のユーザーと共有していても自分の容量としてカウントされます。そのため、退職者や終了したプロジェクトの共有フォルダを放置していると、無駄に容量を占有してしまいます。

一方で、他人がオーナーのファイルは原則として自分の容量を消費しません。定期的にオーナー権限や共有状況を確認することが大切です。

Googleフォトの保存設定が原因の場合

要因の4つ目として、Googleフォトの保存設定が考えられます。

Googleフォトの写真や動画は、GoogleドライブやGmailと保存容量を共有しています。以前は特定の画質設定であれば容量を消費せずに保存できましたが、2021年6月以降、設定に関わらず、全ての写真・動画が容量を消費する仕組みに変わりました。

スマホの写真が自動バックアップされ続けることで、気づかないうちに容量不足になるケースも増えています。不要なデータの削除に加え、バックアップ画質の設定を「元の画質」から「保存容量を節約」へ変更する、あるいはバックアップ対象を制限するといった対策が、容量の節約に効果的です。

Googleドライブの容量を減らすポイント

ここでは、Googleドライブの容量を減らすポイントを、以下2点紹介します。

• 空き容量の確認
• 容量の大きいファイルを特定する

空き容量の確認

1つ目のポイントは、空き容量の確認です。

空き容量を確認すれば、どれだけの容量を確保できそうか、どのファイルやフォルダが多くの領域を占めているかを特定できます。Googleドライブを開いた状態で画面の左下部分を見ると、使用中の容量と合計の利用可能な容量が表示されますので、確認しましょう。

Googleドライブでは「ストレージ管理」ツールを利用して、どのファイルやフォルダが最も多くの容量を使用しているか、確認可能です。多くの容量を使っているファイルを特定し、不要なファイルを削除することで効率的にドライブの容量を管理できます。

定期的に空き容量の確認を行うことで、Googleドライブ内のデータ管理をより効果的に行えます。

容量の大きいファイルを特定する

2つ目のポイントは、容量の大きいファイルを特定することです。

Googleドライブの容量を効率的に減らしたい場合、容量の大きいファイルを特定することが重要です。不要かつ容量の大きなファイルを削除することで、大幅な容量を確保できるでしょう。

Googleドライブの左側のメニューにある「ストレージ」セクションをクリックすれば、使用しているファイルがサイズ順に表示されます。ここから、大きなファイルを簡単に特定できます。本当に保管し続けるべきか、削除して問題ないかを確認しましょう。

大容量の動画・画像・文書ファイルなどをGoogleドライブに格納したら、定期的に要不要のチェックを行い、Googleドライブの容量を最適に保ちましょう。

Googleドライブの容量を減らすときの注意点

Googleドライブの容量を減らすときにはいくつか注意点があります。ここでは、以下2点を紹介していきます。

• 無料版の容量を把握する
• 容量追加もおすすめ

無料版の容量を把握する

Googleドライブの無料版では、15GBの利用可能な容量が設定されています。

15GBの容量には、Googleドライブに保存されているファイルだけでなく、GmailやGoogleフォトのデータも含まれます。サービス間で共有される容量が15GBなのです。

そのため、Googleドライブの容量を減らしたいときには、Googleドライブ内のファイルだけではなく、Gmailの大きな添付ファイルや、Googleフォトに保存されている高解像度の写真や動画なども確認の上、整理していきましょう。Googleサービス全体でのデータ使用量を定期的にチェックし、不要なデータを削除することが効果的です。

Googleアカウント全体の容量を理解し、適切に管理することで、無料の15GBをフルに活用できます。

容量追加もおすすめ

Googleドライブの容量を減らそうと考えている場合、削除や整理だけでなく、容量の追加もおすすめします。既に、重要なファイルを多く保存しており、今後も大量のデータを格納したい場合、容量の追加を検討しましょう。

Google Workspaceには、ビジネスや個人のニーズに合ったさまざまなプランが用意されています。無料版よりも大幅に増加しているストレージ容量を利用できるため、データの削除や整理に追われることなく、安心してファイルを保存できます。

Googleドライブの容量が減らない・反映されないときの対処法

Googleドライブの容量が減らない・反映されないときの対処法について、以下3点を紹介していきます。

• ゴミ箱を空にしても容量が減らない原因

• 削除後に反映されるまでの時間

• 管理者設定による影響（Workspace利用時）

ゴミ箱を空にしても容量が減らない原因

ゴミ箱を空にしても容量が変わらない場合、主に2つの原因が考えられます。

1つ目は「他サービスの消費」です。Googleの保存容量はGoogleドライブ・Gmail・Googleフォトの3つで共有されています。ドライブのファイルを消しても、Gmailの巨大な添付ファイルや、フォトの高画質動画が容量を占有していると全体の空きは増えません。その場合はGmailのメール・添付ファイル、Googleフォトを確認して不要なファイルを削除しましょう。

2つ目は「孤立したファイル」の存在です。共有フォルダ内のファイルを作成した際、そのフォルダ自体がオーナーによって削除されると、中身のファイルはどこにも属さない「孤立状態」となり、マイドライブからは見えないのに容量だけを消費し続けることがあります。これらは検索バーで「is:unorganized」と入力することで確認・削除が可能です。

削除後に反映されるまでの時間

ファイルを完全に削除（ゴミ箱を空に）しても、管理画面やストレージ残量の表示に即座に反映されないことがあります。これはGoogleのシステムが広大なサーバー群でデータを管理しており、全体の容量計算を更新するのに時間がかかる「結果整合性」という仕組みをとっているためです。 通常は数分から数時間で反映されますが、大量のデータを一括削除した場合には、完全に反映されるまで最大で24時間から48時間（稀に数日）かかるケースもあります。

削除直後に「容量が減っていない」と焦る必要はなく、まずは丸一日程度様子を見ましょう。

管理者設定による影響（Google Workspace利用時）

組織でGoogle Workspaceを利用している場合、個人の操作だけでは解決できない制限があります。管理者は「ストレージ制限（クォータ）」を設定でき、組織部門やユーザーごとに割り当て量を決めています。たとえファイルを消しても、管理者が設定した上限値自体が低いままでは、すぐに「容量不足」の警告が出ることになります。

また、Google Workspaceでは「共有ドライブ」の運用も重要です。共有ドライブ内のアイテムは個人の容量ではなく組織の総容量を消費するため、個人がマイドライブを整理しても、組織全体のプール容量が枯渇していれば新規保存が制限されることがあります。反映が遅い、または整理しても制限が解けない場合は、管理者が設定したポリシーや、組織全体の容量状況を確認してもらいましょう。

Googleドライブの容量問題は運用設計で解決できる

Googleドライブの容量問題は運用設計で解決できます。ここでは、以下3点を紹介していきます。

• 容量不足が業務に与える影響

• ストレージ管理を見直すタイミング

• 吉積情報が支援できること

容量不足が業務に与える影響

Googleドライブの容量が不足すると、新しいファイルを保存できない、メールの送受信に支障が出るなど、日常業務に直接的な影響を及ぼします。特に、資料作成や顧客とのファイル共有が多い部署では、業務の停滞や対応遅延につながりかねません。また、容量不足を理由に個人の外部ストレージや私用アカウントが使われると、情報漏えいリスクも高まります。

容量問題は単なるストレージの課題ではなく、業務効率やセキュリティに直結する重要な経営・運用課題といえます。

ストレージ管理を見直すタイミング

ストレージ管理の見直しは、「容量が逼迫してから」ではなく、計画的に行うことが重要です。

例えば、利用率が一定水準を超えたときや、組織拡大・プロジェクト増加のタイミング、社外共有が増え始めた段階などは見直しの好機です。また、ファイルが探しにくい、削除ルールが曖昧と感じた場合も要注意です。

容量整理だけでなく、フォルダ構成や保存ルールを含めた運用設計を行い、将来的な容量不足の再発を防ぎましょう。

吉積情報が支援できること

吉積情報では、導入支援の一環として、GoogleドライブやGoogle Workspaceを活用したストレージ運用の最適化も支援しています。容量整理のアドバイスはもちろん、フォルダ設計・権限管理・社外共有ルールの策定まで含めた運用設計をトータルでご提案可能です。

また、必要に応じて容量プランの見直しや周辺サービスの活用提案も行い、無駄なコストや運用負荷の削減を実現します。自社に合ったストレージ運用を構築したい企業は、ぜひご相談ください。

Googleドライブの容量を減らしたいならGoogle Workspaceもおすすめ

本記事では、Googleドライブの容量を減らす方法、減らすためのポイントについて紹介しました。

Googleドライブの容量を減らしたいなら、まずは現在の空き容量の確認、容量の大きなファイルの特定と削除が重要です。また、ゴミ箱の中身も定期的に削除することも必要です。Googleドライブだけではなく、GmailやGoogleフォトの内容も確認し、必要に応じて削除しましょう。容量が15GBでは足りない、という場合は、Google Workspaceで追加ストレージ利用もおすすめします。

しかし、ファイルを一つずつ削除する作業は、一時的な解決にしかなりません。特に Google Workspace を導入している企業の場合、組織全体のストレージポリシーを見直すことが、結果としてコスト削減と業務効率化に繋がります。

吉積情報では、ストレージ容量の最適化だけでなく、社外との安全なファイル授受を可能にする Cmosy Pocket の提供や、Google Workspace の活用コンサルティングを行っています。
組織でのGoogle ドライブ運用にお悩みの方、ぜひ一度吉積情報までお問い合わせください。

お問い合わせはこちら：https://www.yoshidumi.co.jp/contact