SlackからGoogle Chatへ移行？チームのコミュニケーションを円滑にする「スペース」の最適な活用ポイント

まずは基本！Slackの「チャンネル」とGoogle Chatの「スペース」の違い

Google Chatへの移行を成功させる第一歩は、両者の似ているようで少し違う仕組みを理解することです。

Slackの「チャンネル」は、Google Chatでは「スペース」と呼ばれます。役割はほぼ同じですが、運用ルールに少し違いがあります。

最も大きな違いは「スレッド（返信）」の見え方と使い方です。これまでのGoogle Chatには「トピックごとに会話をまとめる」という独特な仕様がありましたが、アップデートにより、Slackとほぼ同様の「インラインスレッド（特定のメッセージに直接返信し、右側パネルで会話を続ける形式）」が標準となりました。これにより、Slackユーザーも違和感なく移行できるようになっています。

Google Chat導入時の運用ルールのポイントとして、「とりあえずメッセージを投げる」のではなく、誰かの発言に対する返信は必ず「スレッドで返信する」というルールを社内に浸透させましょう。これを徹底するだけで、「誰がどの話題に答えているのかわからない」というチャットツール特有の混乱を防ぐことができます。

以下の画像は、スレッド形式でのコミュニケーション例となります。

迷子をなくす！「スペース」の作り方と命名規則のポイント

Slackから移行する際、よく起きる失敗は「各自が自由にスペースを作った結果、どこで何を話しているのかわからなくなる（スペースの乱立）」という問題です。スペースの整理については、弊社でもよく相談をいただきます。 自由にスペースを作成しながら、内容をわかりやすくするには、事前に「スペースの命名規則（名前の付け方のルール）」を決めておくことが有効です。

Google Chatに慣れていない方でも、パッと見てどんな話題のスペースであるかがすぐわかるように、スペース名の先頭に「分類用の記号（プレフィックス）」をつける運用がおすすめです。

以下3つのポイントをご紹介します。

1. 「先頭にチーム・活動グループ単位」を設定する：
   まず、どのチームが対象のスペースであるのかを明確にします。
2. 「大トピックカテゴリ」を設定する：
   このスペースのカテゴリー（タイトル）を設定します。その後、必要に応じてサブタイトル（補足）をつけます。
3. 「あまり長いタイトルを設定しない」：
   左サイドメニューで表示しきれる長さ（12文字程度）に収まるスペース名の設定を心がけましょう。

「公開」と「制限付き」の使い分け

Google Chatのスペースを作成する際、「組織内の全員が検索して参加できる（公開）」か、「招待された人しか入れない（制限付き）」かを選べます。

原則として機密性を保持するため、業務に関するスペースはメンバー招待制の制限付きでの運用がおすすめです。ヘルプデスクや雑談といったスペースに関しては、公開型でも問題ありません。

以下の画像はプロジェクト命名例です。パイプ「｜」でカテゴリをつけると、整理されて見やすくなります。スペースではさらにセクションの設定もできます。

通知疲れを防ぐ！メンションと通知設定の最適解

これはSlackに限らずチャットツール共通の課題かと思いますが、「一日中通知が鳴りやまず、仕事に集中できない！」という状況も度々あります。 通知疲れを防ぎ、かつ重要な連絡を見落とさないためには、「発信者側」と「受信者側」の双方で簡単なルールを設ける必要があります。

【発信者側】メンション（＠）の正しい使い分け

今や当たり前となった相手に通知を飛ばす「メンション（＠）」について、Google Chatでの使い方を今一度ご紹介します。

@個人名：確実にその人に読んでほしい、返信が欲しい時に使用します。指定の相手には、音声やポップアップなどで通知されます。

@全員：そのスペースに参加している「全員」に通知します。強力なので、「【全社】スペースでの緊急連絡や、絶対に全員に見てほしい重要なお知らせ以外では使わない」というルールが無難です。

Slackにおける「@channel」は、Google Chatの「@全員」に相当します。一方で、現在アクティブなユーザーのみに知らせる「@here」機能は、現時点のGoogle Chatには実装されていません。Slackから移行した直後の方は、この点に少し物足りなさを感じるかもしれませんが、今後の機能アップデートに期待したいところです。

また、至急の返信を求めない内容であれば、あえてメンションを飛ばさずに共有する運用も一つの手です。投稿を受け取ったメンバーは、絵文字リアクションを積極的に活用して「確認済み」の意思表示をすることで、無駄な通知を増やさず円滑なやり取りが可能になります。

【受信者側】自分を守る「通知設定」のカスタマイズ

Google Chatは、スペースごとに通知の頻度を細かく設定できます。「すべて」「主要な会話」「自分に対するメッセージ」「なし」「会話をミュート」が選択できます。

通知設定のポイントとして、以下3つをご紹介します。

• 自分がメインで動いているプロジェクトや部署のスペース： 通知設定を「すべて」にして、どんな会話も追えるようにします。

• 情報収集だけしておきたい全社スペースや他部署のスペース： 通知設定を「自分宛て（＠メンションされた時のみ）」に変更します。これで不要な通知音は鳴らなくなります。

• 集中したい時間帯（サイレントモード）： Google Chatのステータスを「通知をミュート（サイレントモード）」にすると、設定した時間は一切通知が鳴らなくなります。資料作成など、集中したい時に最適です。

お知らせ（通知）の設定方法 は以下の図の通りです。スペース名の右横にある「︙」をクリックし、「お知らせ」を起動することで、設定ができます。

おわりに

SlackなどチャットツールをGoogle Chatへ移行することは、単なる「ツールの変更」ではなく、社内の「コミュニケーション文化のアップデート」です。

最初から完璧なルールを作る必要はありません。まずは本記事で紹介したような「スレッドを使う」「スペース名に｜をつける」「@全員は慎重に」といった最低限のルールをまとめたシンプルなガイドラインを作成し、スペースで全社にお知らせしてみてください。

また、よりGoogle Chatの活用方法を学びたい、管理側の設定について相談したい、という場合は、弊社のY's UP SkillやMYSTARTで活用・運用のレベルアップをご検討いただけますと幸いです。